Implementarea guvernanței

Acest ghid te ajută să introduci cerințele de aprobare în Organizația ta, câte un flux de lucru pe rând. Nu trebuie să configurezi toată guvernanța dintr-o dată – sistemul este conceput astfel încât să poți trece fiecare flux de lucru de la operațiuni rapide cu un singur utilizator la aprobare multi-parte complet guvernată, în ritmul tău.

Pentru a înțelege cum funcționează politicile și setările de aprobare, consultă Politici, aprobări și guvernanță. Pentru modelul de permisiuni, consultă Permisiuni și fluxuri de lucru.

Două opțiuni de guvernanță per flux de lucru

Interacțiunea dintre Execute și „Necesită întotdeauna aprobare" îți oferă două opțiuni de guvernanță pentru fiecare flux de lucru:

Aprobări pentru unii, cale rapidă pentru alții: Blochează politica cu „Necesită întotdeauna aprobare" DEZACTIVAT. Membrii cu Execute pot în continuare finaliza acțiuni imediat; toți ceilalți trec prin procesul de aprobare. Blocarea împiedică orice persoană să modifice aceste reguli de una singură.
Aprobări pentru toți: Blochează politica cu „Necesită întotdeauna aprobare" ACTIVAT. Fiecare Membru, inclusiv Proprietarul, trebuie să treacă prin coada de aprobare. Nicio persoană nu poate finaliza o acțiune de una singură.

Pași succesivi

Primii trei pași sunt reversibili. Al patrulea – blocarea – este punctul de neîntoarcere.

Pasul 1: Inițializare

Proprietarul începe cu permisiuni complete pe toate fluxurile de lucru. În această etapă, Proprietarul este singurul Membru și poate finaliza orice acțiune fără aprobare. Aceasta este starea inițială prevăzută.

Pasul 2: Configurare

Configurează setările de aprobare pentru un flux de lucru specific, în timp ce „Necesită întotdeauna aprobare" rămâne DEZACTIVAT. Proprietarul păstrează Execute și poate continua să lucreze normal.

Invită membri și atribuie permisiunea Approve pentru fluxul de lucru vizat.
Setează numărul necesar de aprobări.
Dacă intenționezi să blochezi politica (Pasul 4), asigură-te că cel puțin un alt membru deține Approve pentru fluxul de lucru Manage Policies. Sistemul necesită un aprobator independent înainte de a permite blocarea.

La finalul acestui pas, regulile de aprobare sunt definite și persoanele potrivite au permisiunile necesare, dar nimic nu este încă impus. Proprietarul poate în continuare să finalizeze acțiuni prin Execute și să modifice politicile singur.

Pasul 3: Validare

Activează „Always require approval" pentru fluxul de lucru vizat. Astfel, orice acțiune, inclusiv cele ale Proprietarului, trebuie să treacă prin aprobare. Verifică că:

Aprobatorii primesc solicitările în așteptare și le pot gestiona
Numărul necesar de aprobări poate fi atins cu membrii actuali
Fluxul complet funcționează conform așteptărilor

Deoarece politica nu este încă blocată, poți reveni oricând. Dezactivează „Always require approval" pentru a restabili finalizarea imediată și ajustează configurația înainte de a încerca din nou.

Aceasta este fereastra sigură pentru experimentare. Guvernanța este activă pentru fluxul de lucru vizat, însă Proprietarul păstrează controlul unilateral asupra politicii și poate reveni oricând.

Pasul 4: Blochează

Odată ce ești mulțumit de configurare, blochează politica. Acesta este pasul decisiv. De acum:

Toate solicitările respectă regulile de aprobare configurate
Modificările aduse politicii – activarea sau dezactivarea „Always require approval", schimbarea numărului de aprobări necesare sau deblocarea – necesită, de asemenea, aprobare independentă
Nicio persoană nu poate slăbi singură guvernanța acestui flux de lucru

Important: Înainte de blocare, asigură-te că cel puțin un alt Membru activ deține permisiunea Approve pentru fluxul de lucru Manage Policies. Sistemul necesită un aprobator independent înainte de a permite blocarea.

Important: Blocarea elimină posibilitatea oricărei persoane de a slăbi singură guvernanța acestui flux de lucru. Modificările viitoare, inclusiv deblocarea, depind de disponibilitatea unui aprobator independent prin fluxul de lucru Manage Policies.

Pasul 5: Repetă

Toate celelalte fluxuri de lucru rămân căi rapide – Proprietarul poate folosi în continuare Execute pentru orice flux de lucru a cărui politică nu a fost blocată. Revino la Pasul 2 pentru următorul flux de lucru.

Această succesiune de pași este o recomandare, nu o cerință. Poți lucra oricât timp cu orice combinație de fluxuri de lucru guvernate și neguvernate.

Exemplu: guvernanță selectivă pentru retrageri

Un CFO dorește să păstreze posibilitatea de a finaliza retragerile imediat, impunând totodată ca toate retragerile efectuate de Administratorii de Fond să fie supuse aprobării.

Configurarea permisiunilor:

Membru	Vizualizează	Inițiere	Aprobă	Executare
CFO	Da	Da	Da	Da
Manager de Fond A	Da	Da	—	—
Manager de Fond B	Da	Da	—	—

Setările politicii:

Aprobări necesare: 1
Always require approval: OFF
Politică: Blocat

CFO-ul poate iniția și finaliza imediat retragerile folosind Execute. Managerii de Fond pot iniția retrageri, însă fiecare solicitare intră în coada de aprobare și necesită 1 aprobare din partea CFO-ului.

Tranziția la guvernanță completă: Când CFO-ul decide ulterior că toate retragerile, inclusiv cele proprii, trebuie să treacă prin aprobare, acesta solicită o modificare a politicii (care necesită ea însăși o aprobare independentă, deoarece politica este blocată):

Atribuie permisiunea Approve Managerilor de Fond, astfel încât aceștia să poată revizui solicitările reciproce.
Crește numărul de aprobări necesare la 2.
Activează „Always require approval" (ON).

După această modificare, permisiunea Execute a CFO-ului rămâne atribuită, dar nu are niciun efect. Politica impune acum o aprobare independentă pentru fiecare solicitare, inclusiv cele ale CFO-ului.

Menținerea permisiunii Execute atribuite, chiar și fără efect în prezent, păstrează sfera de acces a Membrului în matricea de permisiuni. Acest lucru va fi deosebit de util când va fi disponibil suportul multi-cont, unde Execute definește și conturile pe care le poate opera un Membru.

Exemplu: scenarii de aprobare cu patru membri

Acest exemplu prezintă un flux de lucru Initiate Withdrawal complet configurat și ilustrează modul în care permisiunile și politica interacționează în practică. Aspectul reflectă matricea de permisiuni vizibilă în interfața produsului.

Membru	Vizualizează	Inițiere	Aprobă	Executare
Proprietarul Organizației	Da	Da	Da	Da
Alice	Da	Da	Da	—
Bob	Da	—	Da	—
Charlie	Da	Da	—	—

Politică: Aprobări necesare: 2 din 3 aprobatori disponibili. Always require approval: ON.

Proprietarul are Execute, dar deoarece „Always require approval" este ON, acesta nu are niciun efect.

Fiecare solicitare de retragere trebuie aprobată de 2 Membri independenți. Persoana care inițiază solicitarea este exclusă din grupul de aprobare pentru acea solicitare.

Scenariu	Cine inițiază	Cine trebuie să aprobe	De ce
Owner retrage	Proprietar	Alice și Bob	După excluderea Owner-ului, rămân doar 2 membri cu permisiunea Approve. Ambii trebuie să aprobe.
Alice retrage	Alice	Owner și Bob	Alice este exclusă. Aprobatorii rămași sunt Owner și Bob.
Charlie retrage	Charlie	Oricare 2 dintre: Owner, Alice, Bob	Charlie nu are permisiunea Approve, deci toți cei 3 aprobatori sunt eligibili. Oricare 2 sunt suficienți.
Bob inițiază	—	—	Bob nu are permisiunea Initiate. Nu poate crea o solicitare de retragere. Poate doar să aprobe.