Wdrażanie zarządzania

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces wprowadzania wymogów zatwierdzania w Twojej Organizacji, po jednym przepływie pracy na raz. Nie musisz konfigurować wszystkich zasad zarządzania jednocześnie — system jest zaprojektowany tak, abyś mógł przenosić każdy przepływ pracy od szybkich operacji wykonywanych przez jednego użytkownika do w pełni zarządzanych, wielostronnych zatwierdzeń we własnym tempie.

Aby dowiedzieć się, jak działają zasady i ustawienia zatwierdzania, zobacz Zasady, zatwierdzenia i zarządzanie. Aby poznać model uprawnień, zobacz Uprawnienia i przepływy pracy.

Dwa sposoby zarządzania przepływem pracy

Interakcja między „Execute” a „Always require approval” daje dwie opcje zarządzania dla każdego przepływu pracy:

Zatwierdzenia dla niektórych, szybka ścieżka dla innych: Zablokuj politykę z wyłączoną opcją „Always require approval”. Członkowie z uprawnieniem „Execute” nadal mogą natychmiast wykonywać działania; wszyscy inni przechodzą przez zatwierdzenie. Blokada uniemożliwia samodzielną zmianę tych zasad.
Zatwierdzenia dla wszystkich: Zablokuj politykę z włączoną opcją „Always require approval”. Każdy Członek, włącznie z Właścicielem, musi przejść przez kolejkę zatwierdzeń. Żadna pojedyncza osoba nie może samodzielnie wykonać działania.

Postęp krok po kroku

Pierwsze trzy kroki są odwracalne. Czwarty — blokowanie — to punkt zobowiązania.

Krok 1: Inicjalizacja

Właściciel zaczyna z pełnymi uprawnieniami do wszystkich przepływów pracy. Na tym etapie Właściciel jest jedynym Członkiem i może wykonać dowolną czynność bez zatwierdzenia. Jest to oczekiwany stan początkowy.

Krok 2: Konfiguracja

Skonfiguruj zatwierdzanie dla konkretnego przepływu pracy, podczas gdy opcja „Always require approval” pozostaje WYŁĄCZONA. Właściciel zachowuje „Execute” i może kontynuować normalną pracę.

Zapraszaj Członków i przypisuj im uprawnienie „Approve” w docelowym przepływie pracy.
Ustaw wymaganą liczbę zatwierdzeń.
Jeśli planujesz zablokować politykę (Krok 4), upewnij się, że co najmniej jeden inny Członek posiada uprawnienie „Approve” w przepływie pracy „Manage Policies”. System wymaga niezależnego zatwierdzającego, zanim umożliwi blokowanie.

Na koniec tego kroku zasady zatwierdzania są zdefiniowane, a odpowiednie osoby mają uprawnienia, ale nic nie jest jeszcze egzekwowane. Właściciel nadal może wykonywać działania za pomocą „Execute” i nadal może samodzielnie zmieniać polityki.

Krok 3: Walidacja

Przełącz opcję „Always require approval” na WŁĄCZONE dla docelowego przepływu pracy. Wymusza to zatwierdzanie każdej czynności, włącznie z czynnościami Właściciela. Sprawdź, czy:

Osoby zatwierdzające otrzymują oczekujące żądania i mogą na nie reagować
Wymagana liczba zatwierdzeń jest osiągalna z obecnymi Członkami
Cały przepływ pracy działa zgodnie z oczekiwaniami

Ponieważ polityka nie jest jeszcze zablokowana, możesz nadal ją cofnąć. Przełącz opcję „Always require approval” na WYŁĄCZONE, aby przywrócić natychmiastowe wykonanie i dostosować konfigurację przed ponowną próbą.

To jest bezpieczne okno na eksperymentowanie. Zarządzanie ma zastosowanie do docelowego przepływu pracy, ale Właściciel zachowuje jednostronną kontrolę nad samą polityką i może ją wycofać w dowolnym momencie.

Krok 4: Zablokuj

Po upewnieniu się, że wszystko jest poprawne, zablokuj politykę. To jest punkt zobowiązania. Od tego momentu:

Wszystkie żądania podlegają skonfigurowanym zasadom zatwierdzania
Zmiany w polityce — przełączenie opcji „Always require approval”, zmiana wymaganej liczby zatwierdzeń lub odblokowanie — również wymagają niezależnego zatwierdzenia
Żadna pojedyncza osoba nie może samodzielnie osłabić zarządzania w tym przepływie pracy

Ważne: Przed zablokowaniem upewnij się, że co najmniej jeden inny aktywny Członek posiada uprawnienie „Approve” w przepływie pracy „Manage Policies”. System wymaga niezależnego zatwierdzającego, zanim umożliwi blokowanie.

Ważne: Zablokowanie uniemożliwia jednej osobie osłabienie zarządzania w tym przepływie pracy. Przyszłe zmiany, w tym odblokowanie, zależą od dostępności niezależnego zatwierdzającego za pośrednictwem przepływu pracy Zarządzaj zasadami.

Krok 5: Powtórz

Wszystkie inne przepływy pracy pozostają szybkimi ścieżkami — Właściciel nadal może użyć opcji Wykonaj w dowolnym przepływie pracy, którego zasada nie została zablokowana. Wróć do Kroku 2 dla następnego przepływu pracy.

Ta progresja jest zaleceniem, a nie wymogiem. Możesz działać bezterminowo z dowolną kombinacją zarządzanych i niezarządzanych przepływów pracy.

Przykład: selektywne zarządzanie wypłatami

Dyrektor finansowy (CFO) chce zachować możliwość natychmiastowego realizowania wypłat, jednocześnie wymagając, aby wszystkie wypłaty od zarządzających funduszami przechodziły weryfikację.

Konfiguracja uprawnień:

Członek	Wyświetl	Rozpocznij	Zatwierdź	Zrealizuj
CFO	Tak	Tak	Tak	Tak
Zarządzający funduszami A	Tak	Tak	—	—
Zarządzający funduszami B	Tak	Tak	—	—

Ustawienia zasad:

Wymagane zatwierdzenia: 1
Zawsze wymagaj zatwierdzenia: WYŁ.
Zasada: Zablokowana

CFO może inicjować i natychmiast realizować wypłaty za pomocą funkcji Realizacja. Menedżerowie Funduszy mogą inicjować wypłaty, ale każde żądanie trafia do kolejki zatwierdzeń i wymaga 1 zatwierdzenia od CFO.

Przejście na pełne zarządzanie: Gdy CFO później zdecyduje, że wszystkie wypłaty, włącznie z ich własnymi, muszą przechodzić przez proces zatwierdzenia, wnioskuje o zmianę zasad (co samo w sobie wymaga niezależnego zatwierdzenia, ponieważ zasada jest zablokowana):

Przydziel uprawnienie Zatwierdzanie Menedżerom Funduszy, aby mogli wzajemnie przeglądać swoje wnioski.
Zwiększ wymaganą liczbę zatwierdzeń do 2.
Ustaw opcję „Zawsze wymagaj zatwierdzenia” na WŁ.

Po tej zmianie uprawnienie CFO do Realizacji pozostaje przydzielone, ale nie ma żadnego wpływu. Zasada wymaga teraz niezależnego zatwierdzenia dla każdego wniosku, włącznie z wnioskami CFO.

Utrzymywanie przypisanej funkcji Realizacja, nawet jeśli obecnie nie ma ona żadnego wpływu, zachowuje zakres dostępu członka w matrycy uprawnień. Będzie to szczególnie przydatne, gdy dostępna będzie obsługa wielu kont, gdzie Realizacja definiuje również, na których kontach członek może działać.

Przykład: scenariusze zatwierdzania dla czterech członków

Ten przykład pokazuje w pełni skonfigurowany przepływ pracy inicjowania wypłaty i ilustruje, jak uprawnienia i zasady współdziałają w praktyce. Układ odzwierciedla matrycę uprawnień widoczną w interfejsie użytkownika produktu.

Członek	Wyświetl	Rozpocznij	Zatwierdź	Zrealizuj
Właściciel Organizacji	Tak	Tak	Tak	Tak
Alice	Tak	Tak	Tak	—
Bob	Tak	—	Tak	—
Charlie	Tak	Tak	—	—

Polityka: Wymagane zatwierdzenia: 2 z 3 dostępnych zatwierdzających. Zawsze wymagaj zatwierdzenia: WŁ.

Właściciel ma uprawnienia do wykonania (Execute), ale ponieważ opcja „Zawsze wymagaj zatwierdzenia” jest WŁ., nie ma to wpływu.

Każde żądanie wypłaty musi zostać zatwierdzone przez 2 niezależnych członków. Osoba inicjująca żądanie jest wykluczona z puli zatwierdzających dla tego żądania.

Scenariusz	Kto inicjuje	Kto musi zatwierdzić	Dlaczego
Właściciel wypłaca	Właściciel	Alice i Bob	Po wykluczeniu Właściciela pozostaje tylko 2 członków z uprawnieniem do zatwierdzania. Obaj muszą zatwierdzić.
Alice wypłaca	Alice	Właściciel i Bob	Alice jest wykluczona. Pozostali zatwierdzający to Właściciel i Bob.
Charlie wypłaca	Charlie	Dowolnych 2 z: Właściciel, Alice, Bob	Charlie nie ma uprawnień do zatwierdzania, więc wszyscy 3 zatwierdzający są uprawnieni. Wystarczą dowolnych 2.
Bob inicjuje	—	—	Bob nie ma uprawnień Initiate. Nie może utworzyć żądania wypłaty. Może tylko zatwierdzać.