Wdrażanie zarządzania

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces wprowadzania wymagań dotyczących zatwierdzania w Twojej Organizacji – po jednym przepływie pracy na raz. Nie musisz konfigurować całego zarządzania od razu – system pozwala przechodzić z każdym przepływem pracy od szybkich operacji jednego użytkownika do w pełni kontrolowanego zatwierdzania wielostronnego we własnym tempie.

Informacje o tym, jak działają zasady i ustawienia zatwierdzania, znajdziesz w sekcji Zasady, zatwierdzanie i zarządzanie. Opis modelu uprawnień znajdziesz w sekcji Uprawnienia i przepływy pracy.

Dwa sposoby zarządzania przepływem pracy

Interakcja między uprawnieniem Execute a opcją „Zawsze wymagaj zatwierdzenia" daje dwie możliwości zarządzania dla każdego przepływu pracy:

Zatwierdzanie dla wybranych, szybka ścieżka dla pozostałych: Zablokuj zasadę z opcją „Zawsze wymagaj zatwierdzenia" ustawioną na OFF. Członkowie z uprawnieniem Execute mogą nadal natychmiast wykonywać działania; wszyscy pozostali przechodzą przez proces zatwierdzania. Blokada uniemożliwia komukolwiek samodzielną zmianę tych reguł.
Zatwierdzanie dla wszystkich: Zablokuj zasadę z opcją „Zawsze wymagaj zatwierdzenia" ustawioną na ON. Każdy Członek, w tym Właściciel, musi przejść przez kolejkę zatwierdzeń. Żadna pojedyncza osoba nie może samodzielnie wykonać działania.

Przebieg krok po kroku

Pierwsze trzy kroki są odwracalne. Czwarty – blokada – jest punktem zwrotnym.

Krok 1: Bootstrap

Właściciel zaczyna z pełnymi uprawnieniami do wszystkich przepływów pracy. Na tym etapie Właściciel jest jedynym Członkiem i może wykonywać dowolne działania bez zatwierdzania. To oczekiwany stan początkowy.

Krok 2: Konfiguracja

Skonfiguruj proces zatwierdzania dla określonego przepływu pracy, gdy opcja „Zawsze wymagaj zatwierdzenia" pozostaje ustawiona na OFF. Właściciel zachowuje uprawnienie Execute i może kontynuować pracę bez zmian.

Zaproś członków i przypisz im uprawnienie Approve w docelowym przepływie pracy.
Ustaw wymaganą liczbę zatwierdzeń.
Jeśli planujesz zablokować politykę (krok 4), upewnij się, że co najmniej jeden inny członek ma uprawnienie Approve w przepływie pracy Manage Policies. Przed zablokowaniem system wymaga niezależnego zatwierdzającego.

Po zakończeniu tego kroku reguły zatwierdzania są zdefiniowane, a odpowiednie osoby mają przypisane uprawnienia – nic nie jest jednak jeszcze egzekwowane. Właściciel może nadal realizować działania za pomocą Execute i samodzielnie zmieniać polityki.

Krok 3: Weryfikacja

Włącz opcję „Always require approval" dla docelowego przepływu pracy. Każde działanie – w tym działania właściciela – musi przejść przez kolejkę zatwierdzeń. Sprawdź, czy:

Zatwierdzający otrzymują oczekujące żądania i mogą na nie reagować
Wymagana liczba zatwierdzeń jest osiągalna przy obecnych członkach
Cały przepływ działa zgodnie z oczekiwaniami

Ponieważ polityka nie jest jeszcze zablokowana, możesz nadal wycofać zmiany. Wyłącz opcję „Always require approval", aby przywrócić natychmiastową realizację i dostosować konfigurację przed ponowną próbą.

To bezpieczny moment na testowanie konfiguracji. Zasady zarządzania obowiązują dla docelowego przepływu pracy, jednak właściciel zachowuje jednostronną kontrolę nad samą polityką i może w każdej chwili wycofać zmiany.

Krok 4: Zablokuj

Jeśli konfiguracja jest poprawna, zablokuj politykę. To jest punkt bez odwrotu. Od tej chwili:

Wszystkie żądania podlegają skonfigurowanym regułom zatwierdzania
Zmiany w polityce – przełączenie opcji „Zawsze wymagaj zatwierdzenia", zmiana wymaganej liczby zatwierdzeń lub odblokowanie – również wymagają niezależnego zatwierdzenia
Żadna pojedyncza osoba nie może samodzielnie osłabić zarządzania tym przepływem pracy

Ważne: Przed zablokowaniem upewnij się, że co najmniej jeden inny aktywny Członek ma uprawnienie Approve w przepływie pracy Manage Policies. System wymaga niezależnej osoby zatwierdzającej przed zezwoleniem na zablokowanie.

Ważne: Zablokowanie uniemożliwia jakiejkolwiek pojedynczej osobie samodzielne osłabienie zarządzania tym przepływem pracy. Przyszłe zmiany, w tym odblokowanie, wymagają dostępności niezależnej osoby zatwierdzającej w przepływie pracy Manage Policies.

Krok 5: Powtórz

Wszystkie pozostałe przepływy pracy pozostają szybkimi ścieżkami – Właściciel może nadal używać Execute w każdym przepływie pracy, którego polityka nie została zablokowana. Wróć do kroku 2 dla kolejnego przepływu pracy.

Ta kolejność kroków to zalecenie, a nie wymóg. Możesz działać bez ograniczeń czasowych przy dowolnej kombinacji zarządzanych i niezarządzanych przepływów pracy.

Przykład: selektywne zarządzanie wypłatami

CFO chce zachować możliwość natychmiastowego realizowania wypłat, jednocześnie wymagając, aby wszystkie wypłaty Menedżerów funduszy przechodziły przez weryfikację.

Konfiguracja uprawnień:

Członek	Wyświetl	Rozpocznij	Zatwierdź	Zrealizuj
CFO	Tak	Tak	Tak	Tak
Menedżer funduszu A	Tak	Tak	—	—
Menedżer funduszu B	Tak	Tak	—	—

Ustawienia polityki:

Wymagane zatwierdzenia: 1
Zawsze wymagaj zatwierdzenia: WYŁ.
Polityka: Zablokowany

CFO może inicjować i natychmiast realizować wypłaty przy użyciu Execute. Menedżerowie funduszy mogą inicjować wypłaty, jednak każde żądanie trafia do kolejki zatwierdzeń i wymaga 1 zatwierdzenia przez CFO.

Przejście do pełnego zarządzania: Gdy dyrektor finansowy zdecyduje później, że wszystkie wypłaty – w tym jego własne – muszą przechodzić przez proces zatwierdzania, składa żądanie zmiany polityki (które samo wymaga niezależnego zatwierdzenia, ponieważ polityka jest zablokowana):

Przypisz uprawnienie Approve menedżerom funduszy, aby mogli zatwierdzać wzajemnie swoje żądania.
Zwiększ wymaganą liczbę zatwierdzeń do 2.
Włącz opcję „Always require approval".

Po tej zmianie uprawnienie Execute dyrektora finansowego pozostaje przypisane, ale nie wywiera żadnego skutku. Polityka wymaga teraz niezależnego zatwierdzenia każdego żądania – w tym żądań dyrektora finansowego.

Zachowanie przypisania uprawnienia Execute – nawet gdy nie wywiera ono aktualnie żadnego skutku – pozwala zachować zakres dostępu członka w macierzy uprawnień. Będzie to szczególnie przydatne po udostępnieniu obsługi wielu kont, gdzie Execute określa również, na których kontach członek może działać.

Przykład: scenariusze zatwierdzania dla czterech członków

Ten przykład przedstawia w pełni skonfigurowany przepływ pracy Initiate Withdrawal i ilustruje, jak uprawnienia oraz polityka współdziałają w praktyce. Układ odpowiada macierzy uprawnień widocznej w interfejsie produktu.

Członek	Wyświetl	Rozpocznij	Zatwierdź	Zrealizuj
Organization Owner	Tak	Tak	Tak	Tak
Alice	Tak	Tak	Tak	—
Bob	Tak	—	Tak	—
Charlie	Tak	Tak	—	—

Polityka: Wymagane zatwierdzenia: 2 z 3 dostępnych osób zatwierdzających. Zawsze wymagaj zatwierdzenia: WŁ.

Owner ma uprawnienie Execute, ale ponieważ opcja „Always require approval" jest włączona, nie ma ono żadnego efektu.

Każde żądanie wypłaty musi zostać zatwierdzone przez 2 niezależnych członków. Osoba inicjująca żądanie jest wykluczona z puli zatwierdzających dla tego żądania.

Scenariusz	Kto inicjuje	Kto musi zatwierdzić	Dlaczego
Owner wypłaca	Właściciel	Alice i Bob	Po wykluczeniu Ownera pozostają tylko 2 osoby z uprawnieniem Approve. Oboje muszą zatwierdzić.
Alice wypłaca	Alice	Owner i Bob	Alice jest wykluczona. Pozostałe osoby zatwierdzające to Owner i Bob.
Charlie wypłaca	Charlie	Dowolni 2 spośród: Owner, Alice, Bob	Charlie nie ma uprawnienia Approve, więc wszyscy trzej zatwierdzający kwalifikują się. Wystarczy dowolna dwójka.
Bob inicjuje	—	—	Bob nie ma uprawnienia Initiate. Nie może utworzyć żądania wypłaty. Może jedynie zatwierdzać.