Hướng dẫn gửi PO & Hóa đơn

Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào với Payward, nhà cung cấp phải có:

• Hợp đồng, Thỏa thuận,Bảng mô tả công việc (SOW), Đơn đặt hàng, Insertion Order, Báo giá đã được thực thi đầy đủ (Một dạng tài liệu hỗ trợ đã được ký kết và thực thi giữa cả hai bên).

• Đơn đặt hàng (PO) chính thức do Payward cấp.

Các điểm chính

• PO xác định phạm vi, kết quả bàn giao, điều khoản thanh toán, đơn vị thanh toán, loại tiền tệ và hướng dẫn gửi hóa đơn.

• Không được bắt đầu công việc cho đến khi PO đã được cấp.

• Mọi thay đổi về phạm vi hoặc ngân sách đều yêu cầu Phụ lục sửa đổi hoặc Lệnh thay đổi phải được ký kết và thực thi giữa cả hai bên; trong đó bản cập nhật cho PO hiện tại hoặc PO mới cần được cấp trước khi tiếp tục.

• Việc thực hiện công việc ngoài phạm vi PO đã được phê duyệt có thể dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ hoặc bị từ chối.

(Các) hóa đơn phải được gửi qua email kịp thời (theo các điều khoản hợp đồng) bằng cách gửi hóa đơn dưới dạng tệp đính kèm PDF cho đầu mối liên hệ tại Payward của bạn và bộ phận Kế toán Phải trả của Payward.

Để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý, hãy đảm bảo hóa đơn của bạn bao gồm những thông tin sau:

• Số PO hợp lệ (một PO cho mỗi hóa đơn)

• Đơn vị pháp lý và địa chỉ thanh toán chính xác của Payward

• Đầu mối liên hệ tại Payward của bạn

• Loại tiền tệ khớp với loại tiền tệ được ghi trên PO

• Một tệp đính kèm PDF duy nhất (không được bảo vệ bằng mật khẩu)

• Ngày dịch vụ (ngày bắt đầu và ngày kết thúc) phù hợp với công việc được thực hiện trên hóa đơn

• Điều khoản thanh toán (Net 30, v.v.) theo thỏa thuận (hợp đồng)

Payward xử lý các khoản thanh toán theo các điều khoản thanh toán đã ký kết sau khi hóa đơn vượt qua quá trình xác minh và phê duyệt.

H: Tôi chưa có PO — tôi nên làm gì?

Đ: Liên hệ với đối tác kinh doanh Payward của bạn để yêu cầu PO trước khi bắt đầu công việc.

H: Tôi nên liên hệ với ai nếu có câu hỏi về hóa đơn?

Đ: Gửi email trực tiếp cho bộ phận Kế toán Phải trả của Payward nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần theo dõi - và bao gồm số Hóa đơn & số PO của bạn trong dòng tiêu đề email để dễ dàng tham chiếu.

• Chỉ bắt đầu công việc sau khi nhận được PO hợp lệ.

• Gửi hóa đơn qua email

• Tuân theo danh sách kiểm tra hóa đơn để tránh chậm trễ.

• Payward thanh toán dựa trên các điều khoản đã ký kết sau khi xác thực hóa đơn.