Ett auktorisationsbrev är ett formellt dokument som fyller två funktioner. För det första listar det varje individ som kommer att ha tillgång till företagskontot, oavsett om det handlar om att se aktivitet, initiera transaktioner eller hantera kontot i någon kapacitet. För det andra bekräftar det att dessa individer formellt har auktoriserats för detta av själva företaget, genom ett quorum av dess styrelseledamöter eller motsvarande.
Se det som att företaget officiellt och skriftligen intygar: här är personerna som vi har godkänt för att få tillgång till detta konto, och här är underskrifterna från tillräckligt många av våra styrelseledamöter för att göra beslutet bindande.
Detta dokument tillhandahålls av oss som en mall. Du fyller i det med namn och uppgifter för alla auktoriserade individer och inhämtar därefter de underskrifter som krävs innan du skickar in det. Det kan inte ersättas med ett dokument av din egen utformning. Mallen innehåller specifik efterlevnadstext som krävs, och ett annat format kommer inte att godtas.
Ett företag är en juridisk person, inte en individ. När individer interagerar med ett företagskonto behöver vi en formell bekräftelse på att företaget självt har godkänt dessa interaktioner. Utan detta har vi inget sätt att veta om de personer som får tillgång till ett konto genuint har blivit godkända för detta av de som driver företaget.
Kravet på att ett quorum av styrelseledamöter skriver under finns till för att skydda dig och ditt företag. Det säkerställer att varje beslut om att bevilja kontotillgång formellt har godkänts av de personer som driver företaget, snarare än av en enskild individ som agerar på egen hand. Detta är viktigt eftersom det innebär att ingen enskild person i tysthet kan lägga till sig själv eller någon annan på ett konto utan kännedom och samtycke från den övriga ledningsgruppen.
Det är också en säkerhetsåtgärd mot potentiella illasinnade aktörer, oavsett om det är en anställd som agerar utanför sin befogenhet, en tredje part som felaktigt representerar sina åtkomsträttigheter eller någon annan situation där någon skulle kunna försöka få tillgång till dina företagstillgångar utan korrekt auktorisation. Kravet på quorum innebär att det alltid finns ett kollektivt beslut bakom vem som kan hantera ditt konto.
Detta är ett standardkrav vid onboarding av företagskonton och utgör en del av processen för kundkännedom (Customer Due Diligence) som krävs enligt amerikanska federala föreskrifter.
Det ifyllda auktorisationsbrevet måste inkludera allt av följande:
Obligatorisk information | Detaljer |
|---|---|
Alla auktoriserade individer | Fullständigt juridiskt namn, roll eller titel samt omfattning av åtkomst för varje person som kommer att ha tillgång till kontot. Detta måste vara en fullständig lista. Individer som inte finns med på detta dokument kommer inte att beviljas åtkomst. |
Entitetsnamn | Det fullständiga juridiska namnet på det företag som auktorisationen avser, vilket exakt matchar det som framgår av dina stiftelsehandlingar. |
Underskrifter från ett quorum av styrelseledamöter | Dokumentet måste vara undertecknat av ett quorum av styrelsen eller dess motsvarigheter. För de flesta enheter innebär detta en majoritet av styrelseledamöterna. För enheter med en enda styrelseledamot måste den individen skriva under. För partnerskap kommer de nödvändiga undertecknarna att vara ansvariga delägare (general partners) eller förvaltande delägare (managing partners). |
Datum för undertecknande | Datumet då dokumentet undertecknades av styrelseledamöterna. Alla underskrifter bör vara daterade. |
Alla företagsstrukturer använder inte titeln styrelseledamot. Tabellen nedan visar vad vi anser vara en motsvarighet till en styrelseledamot för varje vanlig entitetstyp:
Entitetstyp | Motsvarighet till styrelseledamot och quorum |
|---|---|
Corporation | Styrelse. Ett quorum är vanligtvis en majoritet av de sittande styrelseledamöterna såvida inte era stadgar anger något annat. |
LLC | Managing Members eller Managers enligt definitionen i operating agreement. Ett quorum följer villkoren i operating agreement. |
Kommanditbolag | Komplementärer. Samtliga komplementärer bör signera om inte bolagsavtalet tillåter majoritetsbeslut. |
LLP | Verkställande delägare eller delägare med förvaltningsbefogenhet enligt definitionen i LLP-avtalet. |
Trust | Samtliga förvaltare, eller en majoritet av förvaltarna där stiftelseurkunden tillåter majoritetsbeslut. |
När du listar de personer som ska ha tillgång till kontot bör du även ange vilken behörighetsnivå varje person beviljas. Vissa personer kan till exempel ha full transaktionsbehörighet medan andra endast har läsbehörighet. Att ange detta tydligt i Letter of Authorization hjälper oss att ställa in kontot korrekt från start och undviker framtida korrespondens.
Om behörighetsnivåerna ändras efter att kontot har öppnats, till exempel om en ny medarbetare tillkommer eller en befintlig lämnar, måste ett uppdaterat Letter of Authorization skickas in. Vi kan inte lägga till eller ta bort personer från ett konto utan att detta dokument utfärdas och signeras på nytt.
Mallen för Letter of Authorization tillhandahålls som en del av ditt onboarding-paket. Fyll i alla fält, säkerställ att varje person som ska ha kontotillgång finns med i listan och inhämta signaturer från behöriga direktörer eller motsvarande innan dokumentet skickas in.
Om du inte har tagit emot mallen eller inte hittar den, kontakta vårt onboarding-supportteam så skickar vi den direkt till dig.
Om du är osäker på vem som räknas som motsvarande direktör för din företagsform, hur många signaturer som utgör ett beslutsfört antal (quorum) enligt era styrande dokument, eller hur du beskriver behörighetsnivåerna för varje individ, vänligen kontakta vårt onboarding-supportteam innan du skickar in dokumentet.
Att få detta rätt från början undviker förseningar och gör att ditt konto kan ställas in exakt som din verksamhet avser.