Utrulling av styresett

Denne veiledningen veileder deg gjennom innføring av godkjenningskrav i organisasjonen din, én arbeidsflyt om gangen. Du trenger ikke å konfigurere all styring samtidig – systemet er designet slik at du kan flytte hver arbeidsflyt fra raske enkeltbrukeroperasjoner til fullt styrt godkjenning av flere parter i ditt eget tempo.

For hvordan retningslinjer og godkjenningsinnstillinger fungerer, se Retningslinjer, godkjenninger og styring. For tillatelsesmodellen, se Tillatelser og arbeidsflyter.

To måter å styre en arbeidsflyt på

Samspillet mellom Utfør og «Krev alltid godkjenning» gir deg to styringsalternativer per arbeidsflyt:

Godkjenninger for noen, hurtigbane for andre: Lås retningslinjen med «Krev alltid godkjenning» AV. Medlemmer med Utfør kan fortsatt fullføre handlinger umiddelbart; alle andre går gjennom godkjenning. Låsen forhindrer at noen endrer disse reglene alene.
Godkjenninger for alle: Lås retningslinjen med «Krev alltid godkjenning» PÅ. Hvert medlem, inkludert Eieren, må gjennom godkjenningskøen. Ingen enkeltperson kan fullføre en handling alene.

Trinnvis progresjon

De tre første trinnene er reversible. Det fjerde – låsing – er punktet for forpliktelse.

Trinn 1: Oppstart

Eieren starter med fulle tillatelser for alle arbeidsflyter. På dette stadiet er Eieren det eneste medlemmet og kan fullføre enhver handling uten godkjenning. Dette er den forventede starttilstanden.

Trinn 2: Konfigurer

Bygg godkjenningsoppsettet for en spesifikk arbeidsflyt mens «Krev alltid godkjenning» forblir AV. Eieren beholder Utfør-tillatelsen og kan fortsette å jobbe normalt.

Inviter medlemmer og tildel Godkjenn-tillatelse for den aktuelle arbeidsflyten.
Angi nødvendig antall godkjenninger.
Hvis du planlegger å låse retningslinjen (Trinn 4), sørg for at minst ett annet medlem har Godkjenn-tillatelse for arbeidsflyten Administrer retningslinjer. Systemet krever en uavhengig godkjenner før det tillater låsing.

Ved slutten av dette trinnet er godkjenningsreglene definert og de rette personene har tillatelser, men ingenting er ennå håndhevet. Eieren kan fortsatt fullføre handlinger via Utfør og kan fortsatt endre retningslinjer alene.

Trinn 3: Valider

Veksle «Krev alltid godkjenning» til PÅ for den aktuelle arbeidsflyten. Dette tvinger enhver handling, inkludert Eierens, gjennom godkjenning. Verifiser at:

Godkjennere mottar ventende forespørsler og kan handle på dem
Det nødvendige antall godkjenninger er oppnåelig med de nåværende medlemmene
Ende-til-ende-flyten fungerer som forventet

Fordi retningslinjen ennå ikke er låst, kan du fortsatt rulle tilbake. Veksle «Krev alltid godkjenning» AV for å gjenopprette umiddelbar fullføring og justere konfigurasjonen før du prøver igjen.

Dette er det trygge vinduet for eksperimentering. Styringen er i kraft for den aktuelle arbeidsflyten, men Eieren beholder unilateral kontroll over selve retningslinjen og kan rulle tilbake når som helst.

Trinn 4: Lås

Når du er fornøyd, lås retningslinjen. Dette er punktet for forpliktelse. Herfra:

Alle forespørsler følger de konfigurerte godkjenningsreglene
Endringer i retningslinjen – veksling av «Krev alltid godkjenning», endring av nødvendig antall godkjenninger, eller opplåsing – krever også uavhengig godkjenning
Ingen enkeltperson kan svekke styringen av denne arbeidsflyten alene

Viktig: Før låsing, sørg for at minst ett annet aktivt medlem har Godkjenn-tillatelse for arbeidsflyten Administrer retningslinjer. Systemet krever en uavhengig godkjenner før det tillater låsing.

Viktig: Låsing fjerner enkeltpersoners evne til å svekke styring på denne arbeidsflyten alene. Fremtidige endringer, inkludert opplåsing, avhenger av at en uavhengig godkjenner forblir tilgjengelig gjennom arbeidsflyten Manage Policies.

Trinn 5: Gjenta

Alle andre arbeidsflyter forblir som hurtigveier — Eieren kan fortsatt bruke Utfør på enhver arbeidsflyt hvis retningslinje ikke er låst. Gå tilbake til trinn 2 for neste arbeidsflyt.

Denne progresjonen er en anbefaling, ikke et krav. Du kan operere på ubestemt tid med enhver kombinasjon av styrte og ustyrte arbeidsflyter.

Eksempel: selektiv styring for uttak

En finansdirektør ønsker å beholde muligheten til å fullføre uttak umiddelbart, samtidig som alle uttak fra fondsforvaltere må gjennomgås.

Innstillinger for tillatelser:

Medlem	Vis	Starte	Godkjenne	Utføre
CFO	Ja	Ja	Ja	Ja
Fondsforvalter A	Ja	Ja	—	—
Fondsforvalter B	Ja	Ja	—	—

Policyinnstillinger:

Påkrevde godkjenninger: 1
Krev alltid godkjenning: AV
Policy: Låst

Finansdirektøren kan starte og umiddelbart fullføre uttak ved å bruke Execute. Fondsforvaltere kan starte uttak, men hver forespørsel går inn i godkjenningskøen og krever 1 godkjenning fra finansdirektøren.

Overgang til full styring: Når finansdirektøren senere bestemmer at alle uttak, inkludert deres egne, må gå gjennom godkjenning, ber de om en policyendring (som i seg selv krever uavhengig godkjenning fordi policyen er låst):

Tildel Godkjenn til fondsforvaltere slik at de kan gjennomgå hverandres forespørsler.
Øk antall påkrevde godkjenninger til 2.
Slå "Krev alltid godkjenning" til PÅ.

Etter denne endringen forblir finansdirektørens Execute-tillatelse tildelt, men har ingen effekt. Policyen krever nå uavhengig godkjenning for hver forespørsel, inkludert finansdirektørens.

Å beholde Execute tildelt selv når det for øyeblikket ikke har noen effekt, bevarer medlemmets tilgangsomfang i tillatelsesmatrisen. Dette vil være spesielt nyttig når støtte for flere kontoer er tilgjengelig, hvor Execute også definerer hvilke kontoer et medlem kan operere på.

Eksempel: Godkjenningsscenarioer med fire medlemmer

Dette eksempelet viser en fullt konfigurert arbeidsflyt for igangsetting av uttak og illustrerer hvordan tillatelser og policy samhandler i praksis. Oppsettet gjenspeiler tillatelsesmatrisen som er synlig i produktgrensesnittet.

Medlem	Vis	Igangsett	Godkjenn	Utfør
Organisasjonseier	Ja	Ja	Ja	Ja
Alice	Ja	Ja	Ja	—
Bob	Ja	—	Ja	—
Charlie	Ja	Ja	—	—

Retningslinje: Nødvendige godkjenninger: 2 av 3 tilgjengelige godkjennere. Krev alltid godkjenning: PÅ.

Eieren har Execute-rettigheter, men fordi «Krev alltid godkjenning» er PÅ, har det ingen effekt.

Hver uttaksforespørsel må godkjennes av 2 uavhengige medlemmer. Personen som initierer forespørselen er ekskludert fra godkjenningspoolen for den forespørselen.

Scenario	Hvem initierer	Hvem må godkjenne	Hvorfor
Eier tar ut	Eier	Alice og Bob	Bare 2 medlemmer med Approve-rettigheter gjenstår etter å ha ekskludert eieren. Begge må godkjenne.
Alice tar ut	Alice	Eier og Bob	Alice er ekskludert. De gjenværende godkjennerne er eieren og Bob.
Charlie tar ut	Charlie	Hvilke som helst 2 av: Eier, Alice, Bob	Charlie har ikke Approve-rettigheter, så alle 3 godkjennerne er kvalifiserte. Hvilke som helst 2 er tilstrekkelige.
Bob igangsetter	—	—	Bob har ikke «Initiate»-rettighet. Han kan ikke opprette en uttaksforespørsel. Han kan bare godkjenne.