Innføring av selskapsstyring

Execute-nivået og innstillingen «Krev alltid godkjenning» gir til sammen to styringsmodeller:

• Rask gjennomføring for noen, godkjenning for resten. Lås retningslinjen med «Krev alltid godkjenning» AV. Medlemmer med Execute i profilen fullfører forespørsler umiddelbart; alle andre går gjennom godkjenning. Låsen hindrer at noen lemper på reglene alene.
• Godkjenning for alle. Lås retningslinjen med «Krev alltid godkjenning» PÅ. Alle forespørsler, inkludert eierens, går gjennom uavhengig godkjenning. Ingen enkeltperson kan fullføre en styrt operasjon alene.

Ulike arbeidsflyter kan ha ulike styringsmodeller. Et vanlig oppsett: godkjenning for alle på Uttaksforespørsel, rask gjennomføring på Overføringsforespørsel (midlene forblir i organisasjonen) og godkjenning på Administrer retningslinjer for å beskytte reglene selv.

De tre første trinnene kan reverseres når som helst. Låsing er den endelige forpliktelsen.

Trinn 1 – Bootstrap

Eieren starter med den systemdefinerte Admin-profilen og rollen Full tilgang: Execute på alle arbeidsflyter, alle tillatelser på alle kontoer. Policyen for hver arbeidsflyt starter åpen. Som en organisasjon med én bruker fungerer alt som normalt – ingenting venter på godkjenning, fordi det ikke er noen til å godkjenne.

Trinn 2 – Konfigurer

Sett opp godkjenningsoppsettet for én arbeidsflyt – vanligvis Uttaksforespørsel først – mens «Krev alltid godkjenning» er AV:

1. Inviter medlemmer og tildel arbeidsflytprofiler som har Approve på den aktuelle arbeidsflyten. Den systemdefinerte Approver-profilen gir godkjenningsrettigheter på alle arbeidsflyter; Funds Manager dekker oppstart og godkjenning av overføringer og uttak.
2. Tildel kontorroller slik at initiativtakere har riktige tillatelser for pengebevegelser på de riktige kontoene.
3. Angi nødvendig antall godkjenninger for den aktuelle arbeidsflyten.
4. Hvis du planlegger å låse (trinn 4), konfigurer opplåsingsruten i Manage Policies nå: et medlem som kan starte en Manage Policies-forespørsel, pluss så mange andre medlemmer med Approve på Manage Policies som arbeidsflyten krever. Systemet kontrollerer ikke dette før det lar deg låse.

Ingen regler håndheves ennå. Du beholder Execute og fortsetter å jobbe normalt mens alt faller på plass.

Trinn 3 – Valider

Slå på «Always require approval» for den aktuelle arbeidsflyten. Alle forespørsler, inkludert dine egne, settes nå i kø. Test med faktiske forespørsler:

• Godkjennere ser ventende forespørsler og kan godkjenne og avvise dem.
• Teamet ditt har nok godkjennere til å nå det påkrevde antallet godkjenninger.
• Hele flyten – fra initiering til fullføring – fungerer som forventet. Kontroller at de resulterende sikkerhetshendelsene lenker tilbake til forespørslene sine.

Dette er det sikre vinduet: selskapsstyringen er aktiv, men policyen er ikke låst, så du kan slå innstillingen AV, justere og prøve på nytt så mange ganger du trenger. Bestem om den endelige konfigurasjonen skal beholde «Always require approval» PÅ eller slå den AV før du låser policyen.

Trinn 4 – Lås

Lås policyen. Låsing er i seg selv en Manage Policies-forespørsel: hvis Manage Policies allerede krever godkjenning, trer låsen i kraft når et annet medlem godkjenner den. Fra dette tidspunktet:

• Alle forespørsler følger de konfigurerte godkjenningsreglene.
• Alle endringer i denne policyen – antallet godkjenninger, innstillingen «Always require approval» og opplåsing – krever godkjenning fra et annet medlem med Approve i Manage Policies. Execute i Manage Policies omgår ikke dette: låsen overstyrer umiddelbar fullføring for den låste policyen.
• Eierens endringer går gjennom den samme gjennomgangen som alle andres.

Trinn 5 – Gjenta

Alle andre arbeidsflyter beholder sin nåværende konfigurasjon til du går tilbake til trinn 2 for dem. En hvilken som helst kombinasjon av styrte og ustyrte arbeidsflyter er en gyldig driftstilstand – progresjonen er en anbefaling, ikke et krav.

Det siste trinnet – lås Administrer policyer}

Administrer policyer har sin egen policy og sin egen lås. Å låse den er sluttilstanden for utrullingen: fra da av krever alle regelendringer i organisasjonen – policyinnstillinger, låsing og opplåsing på alle arbeidsflyter – uavhengig godkjenning, og ingen enkeltperson kan svekke selskapsstyringen gjennom produktet.

Ta dette trinnet til slutt, når alle arbeidsflytene du ønsker å styre, er konfigurert og låst. Bekreft først at en forespørsel i Administrer policyer fortsatt kan startes og godkjennes uten deg: én person som kan starte den, pluss like mange andre Medlemmer med Godkjenn-rettigheter i Administrer policyer som arbeidsflyten krever – alle verifisert og aktive. Låste policyer kan bare endres så lenge denne ruten finnes, og systemet kontrollerer ikke dette for deg. Se Policyer, godkjenninger og selskapsstyring for hvordan denne låsen fungerer.

En økonomisjef (CFO) ønsker å gjennomføre uttak umiddelbart selv, mens alle uttak fra fondsforvalterne går gjennom hennes godkjenning.

Arbeidsflytprofiler:}

Alle tre har en kontorolle som gir Withdraw-tilgang på driftskontoene. Nivåene i dette eksempelet gjelder bare Uttak-forespørsel. Den systemdefinerte Initiator-profilen gir også Initiate-tilgang på alle andre arbeidsflyter. Bruk en egendefinert profil hvis fondsforvalterne skal starte uttak, men ikke andre styrte operasjoner.

Policy for Uttak-forespørsel: påkrevde godkjenninger: 1, «Krev alltid godkjenning» AV, policy låst.

Resultatet: CFO-ens uttak fullføres umiddelbart via Execute. Hver fondsforvalters uttak venter på én godkjenning – i praksis CFO-ens, siden hun er den eneste godkjenneren. Ingen kan endre disse reglene alene, fordi policyen er låst.

Før du låser, må du kontrollere at en Manage Policies-forespørsel fortsatt kan godkjennes uten personen som starter den: så mange medlemmer med Approve på Manage Policies som den arbeidsflytens krav tilsier. Disse medlemmene godkjenner fremtidige policyendringer og forespørsler om opplåsing. Systemet sjekker ikke dette for deg.

Innstramming senere. Når selskapet bestemmer at alle uttak – inkludert CFO-ens – skal gjennomgås, skjer endringen via en policy-forespørsel (uavhengig godkjenning kreves, siden policyen er låst):

1. Flytt fondsforvalterne til en profil med Approve, slik at de kan godkjenne hverandres og CFO-ens forespørsler.
2. Øk påkrevde godkjenninger til 2.
3. Slå «Krev alltid godkjenning» PÅ.

CFO-ens Execute forblir på profilen hennes, men er inaktiv. Hvis selskapet på et tidspunkt lemper på policyen igjen, gjenopprettes den direkte veien hennes uten at noen trenger å tildele tilgang på nytt.

Et team på fire personer i Uttak-forespørsel-arbeidsflyten, som viser hvordan godkjenningsrettigheter avgjøres per forespørsel:

Policy: påkrevde godkjenninger: 2, «Krev alltid godkjenning» PÅ (slik at eierens Execute er inaktiv).

• Uttaksforespørsel konfigurert, validert og låst
• Overføringsforespørsel – oppsett valgt (hurtigspor eller full godkjenning) og låst
• Administrer adresser – godkjenningskrav angitt, og hvitelisten beskytter alle uttak
• Administrer team og tilgang og Administrer API-nøkler – policyer angitt, og tilgangsendringer samt nye påloggingsopplysninger bør gjennomgås
• Manage Policies underlagt selskapsstyring og – som den endelige forpliktelsen – egen policy låst, slik at reglene selv er beskyttet
• En Manage Policies-forespørsel kan fortsatt startes og godkjennes uavhengig av én enkelt person: noen som kan starte den, pluss så mange andre medlemmer med Godkjenn som arbeidsflyten krever – slik at låste policyer forblir mulige å endre
• Periodisk tilgangsgjennomgang planlagt ved hjelp av sikkerhetshendelser