Een register van bestuurders is een officieel verslag met een overzicht van alle personen die momenteel of in het verleden een bestuursfunctie hebben bekleed binnen het bedrijf. Het is een cruciaal document voor de bedrijfsvoering dat de meeste formeel gestructureerde entiteiten wettelijk verplicht moeten bijhouden.
Het laat zien wie wettelijk verantwoordelijk is voor het toezicht op en de aansturing van het bedrijf. Bestuurders zijn de personen aan de top van de besluitvormingsstructuur van een bedrijf. Zij bepalen de koers van het bedrijf, keuren belangrijke beslissingen goed en zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor hoe de entiteit functioneert. Weten wie die verantwoordelijkheid draagt, is een essentieel onderdeel van het begrijpen van een bedrijf.
Tijdens de zakelijke onboarding helpt het register van bestuurders ons om de identiteit te bevestigen van de mensen die de entiteit controleren. Dit draagt direct bij aan het bredere proces om te verifiëren wie er achter het bedrijf zit en of de betrokken personen zijn wie ze zeggen dat ze zijn.
Gereguleerde financiële instellingen zijn volgens de Amerikaanse federale wetgeving verplicht om personen te identificeren die aanzienlijke controle uitoefenen over een bedrijf. Bestuurders behoren per definitie tot die personen. De Customer Due Diligence-regels van FinCEN vereisen specifiek dat we de mensen identificeren en verifiëren die de entiteiten waarmee we samenwerken beheren en aansturen.
Het register van bestuurders geeft ons een duidelijk en actueel beeld van wie die mensen zijn. Zonder dit register kunnen we de verificatie van de controlestructuur niet voltooien, wat vereist is voordat een account kan worden geopend.
Het beschermt ook het bedrijf zelf. Door een duidelijk en actueel overzicht van de bestuurders te hebben, is er geen onduidelijkheid over wie de bevoegdheid heeft om namens de entiteit beslissingen te nemen.
Het document dat je indient moet het volgende duidelijk weergeven:
Verplichte informatie | Details |
|---|---|
Volledige wettelijke naam van elke bestuurder | Elke persoon die momenteel een bestuursfunctie bekleedt binnen de entiteit. |
Datum van benoeming | Wanneer elke bestuurder formeel in zijn of haar functie is benoemd. |
Datum van ontslag of verwijdering | Indien van toepassing, wanneer een bestuurder is opgestapt of verwijderd. Dit is relevant voor voormalige bestuurders van wie de dienstperiode overlapt met de accountgeschiedenis. |
Bedrijfsnaam | De volledige wettelijke naam van de entiteit waarop het register betrekking heeft. |
Huidige status | Bevestiging dat het register de huidige situatie weergeeft en up-to-date is gehouden. |
Als je bedrijf slechts één bestuurder heeft, vermeldt het register simpelweg die persoon. Dit is volkomen acceptabel. Het gaat erom dat het document nauwkeurig en actueel is, niet dat het meerdere namen op staan.
Als de structuur van je bedrijf betekent dat er geen formele bestuurders zijn, bijvoorbeeld bij bepaalde maatschap- of LLC-structuren, neem dan contact op met ons onboarding supportteam voordat je het indient. Zo kunnen we je adviseren over het juiste document voor jouw situatie.
Alle volgende documenten worden geaccepteerd, mits ze alle vereiste informatie bevatten die hierboven is vermeld:
Hieronder vind je een voorbeeld van een geaccepteerd document. Gebruik dit als referentie bij het voorbereiden van je indiening.
Als je bedrijf de titel van bestuurder niet gebruikt, of als de governancestructuur anders is ingericht, neem dan contact op met ons onboarding supportteam voordat je het indient. We kunnen bevestigen hoe het gelijkwaardige document er voor jouw type entiteit uitziet en ervoor zorgen dat je de juiste informatie verstrekt.