Een organisatieschema is een document, visueel of schriftelijk, dat laat zien hoe je bedrijf intern is gestructureerd. Het brengt in kaart wie welke rol vervult, hoe verschillende delen van het bedrijf zich tot elkaar verhouden en wie aan wie rapporteert. Bovenaan het schema vind je doorgaans de raad van bestuur of het hogere management, waarna de rest van de bedrijfsstructuur van daaruit naar beneden vloeit.
In het dagelijkse bedrijfsleven worden organisatieschema's gebruikt voor het inwerken van nieuwe werknemers, het plannen van het personeelsbestand en het communiceren van hoe het bedrijf is georganiseerd. In de context van het onboarden van zakelijke accounts dienen ze een ander maar gerelateerd doel: ze helpen ons te begrijpen wie de belangrijkste besluitvormers zijn, hoe de autoriteit binnen het bedrijf vloeit en of de personen die aan het account zijn gekoppeld een niveau hebben waarop ze daadwerkelijk controle hebben over hoe het wordt gebruikt.
Het is vermeldenswaard dat een organisatieschema niet altijd een op zichzelf staand document is. Het kan een dia zijn uit een interne presentatie, een pagina uit een informatiememorandum of een eenvoudig diagram dat speciaal voor dit doel is opgesteld. Wat telt is dat het accuraat en actueel is, en ondertekend door iemand die de bevoegdheid heeft om dit te bevestigen.
Het begrijpen van de managementstructuur van een bedrijf maakt deel uit van het begrijpen van het bedrijf zelf. Voor grotere of complexere entiteiten is het niet altijd duidelijk op basis van alleen de oprichtingsdocumenten wie de dagelijkse activiteiten daadwerkelijk leidt of wie er boven de op het account genoemde personen staat.
Het organisatieschema vult dat gat op. Het stelt ons in staat om te zien of de mensen met wie we te maken hebben daadwerkelijk de functies bekleden die ze beweren te bekleden, en het geeft ons een duidelijker beeld van de algemene structuur van de entiteit. Dit is met name relevant wanneer een bedrijf meerdere managementlagen of dochterondernemingen heeft, of wanneer eigendom en controle in handen zijn van verschillende mensen.
Dit ondersteunt het bredere Customer Due Diligence-proces dat vereist is onder de federale regelgeving van de VS, met name de vereiste om de controlestructuur van de entiteiten waarmee we werken te begrijpen.
Het document dat je indient moet het volgende duidelijk weergeven:
Verplichte informatie | Details |
|---|---|
Volledige juridische naam van het bedrijf | De entiteit waarop het schema betrekking heeft. |
Namen en functietitels van het hogere management | Iedereen op directieniveau en hoger, evenals alle andere personen met aanzienlijke besluitvormingsbevoegdheid. |
Rapportagelijnen | Een duidelijke indicatie van wie aan wie rapporteert, die laat zien hoe de autoriteit binnen het bedrijf vloeit. |
Datum laatste update | Wanneer het schema voor het laatst is gecontroleerd en als accuraat is bevestigd. |
Goedkeuring door een bevoegde vertegenwoordiger | Een handtekening of schriftelijke bevestiging van een directeur of gelijkwaardig persoon die bevestigt dat het schema accuraat en actueel is. |
Niet elk bedrijf heeft een formeel organisatieschema en dat is volkomen prima. Als je bedrijf klein is en de structuur eenvoudig, is een eenvoudige schriftelijke beschrijving van wie welke rol vervult en wie aan wie rapporteert volkomen acceptabel, mits deze is ondertekend en gedateerd door een bevoegde persoon.
Wat we proberen te begrijpen is de structuur, niet het formaat. Als je dat schriftelijk duidelijk kunt communiceren, hoef je geen gepolijst diagram te maken.
Elk van de volgende zaken wordt geaccepteerd, mits ze alle vereiste informatie bevatten die hierboven wordt vermeld:
Hieronder vind je een voorbeeld van een geaccepteerd document. Gebruik dit als referentie bij het voorbereiden van je indiening.
Als je niet zeker weet welk detailniveau nodig is of of je bestaande organisatieschema aan onze vereisten voldoet, neem dan contact op met ons onboarding-ondersteuningsteam voordat je het indient. We kunnen kijken naar wat je hebt en je laten weten of het geschikt is.