Een Letter of Authorization is een formeel document dat twee dingen doet. Ten eerste vermeldt het elk individu dat toegang krijgt tot het zakelijke account, of dat nu is om activiteiten te bekijken, transacties te initiëren of het account in welke hoedanigheid dan ook te beheren. Ten tweede bevestigt het dat deze individuen formeel door het bedrijf zelf zijn gemachtigd om dit te doen, via een quorum van de directeuren of gelijkwaardige functionarissen.
Zie het als het bedrijf dat officieel en schriftelijk verklaart wie de mensen zijn die we hebben goedgekeurd om toegang te krijgen tot dit account, inclusief de handtekeningen van voldoende directeuren om die beslissing bindend te maken.
Dit document wordt door ons als sjabloon verstrekt. Je vult het in met de namen en gegevens van alle gemachtigde personen en zorgt vervolgens voor de vereiste handtekeningen voordat je het indient. Het kan niet worden vervangen door een eigen document. Het sjabloon bevat specifieke teksten voor naleving die vereist zijn; een ander formaat wordt niet geaccepteerd.
Een bedrijf is een juridische entiteit, geen persoon. Wanneer individuen communiceren met een zakelijk account, hebben we een formele bevestiging nodig dat het bedrijf zelf die interacties heeft goedgekeurd. Zonder dit kunnen we niet weten of de mensen die toegang hebben tot een account echt zijn goedgekeurd door degenen die het bedrijf leiden.
De vereiste dat een quorum van directeuren tekent, is er om jou en je bedrijf te beschermen. Het zorgt ervoor dat elke beslissing om toegang tot een account te verlenen formeel is goedgekeurd door de mensen die het bedrijf leiden, in plaats van door een enkel individu dat alleen handelt. Dit is belangrijk omdat het betekent dat niemand zichzelf of iemand anders stilletjes aan een account kan toevoegen zonder de medeweten en instemming van het bredere managementteam.
Het is ook een beveiliging tegen kwaadwillenden, of dat nu een werknemer is die buiten zijn bevoegdheid handelt, een derde partij die zijn toegangsrechten verkeerd voorstelt, of elke andere situatie waarin iemand zou kunnen proberen toegang te krijgen tot je zakelijke activa zonder de juiste autorisatie. De quorumvereiste betekent dat er altijd een gezamenlijk besluit ligt achter wie je account mag gebruiken.
Dit is een standaardvereiste bij het openen van zakelijke accounts en maakt deel uit van het Customer Due Diligence-proces dat vereist is onder de federale regelgeving van de VS.
De ingevulde Letter of Authorization moet al het volgende bevatten:
Vereiste informatie | Details |
|---|---|
Alle gemachtigde personen | De volledige juridische naam, rol of functie en de reikwijdte van de toegang voor elke persoon die toegang krijgt tot het account. Dit moet een volledige lijst zijn. Personen die niet op dit document staan, krijgen geen toegang. |
Naam van de entiteit | De volledige juridische naam van het bedrijf waarop de machtiging betrekking heeft, exact zoals deze op je oprichtingsdocumenten staat. |
Quorum van handtekeningen van directeuren | Het document moet worden ondertekend door een quorum van de raad van bestuur of hun equivalenten. Voor de meeste entiteiten betekent dit een meerderheid van de directeuren. Bij entiteiten met één directeur moet die persoon tekenen. Voor maatschappen zijn de vereiste ondertekenaars de beherend vennoten of de uitvoerende partners. |
Datum van ondertekening | De datum waarop het document door de directeuren is ondertekend. Alle handtekeningen moeten van een datum zijn voorzien. |
Niet elke bedrijfsstructuur gebruikt de titel van directeur. De onderstaande tabel laat zien wat wij als een equivalent van een directeur beschouwen voor elk gangbaar type entiteit:
Type entiteit | Gelijkwaardige functionaris en quorum |
|---|---|
Corporation | Raad van bestuur. Een quorum is doorgaans een meerderheid van de zittende directeuren, tenzij je statuten anders bepalen. |
LLC | Managing Members of Managers zoals gedefinieerd in de exploitatieovereenkomst. Een quorum volgt de voorwaarden van de exploitatieovereenkomst. |
Commanditaire vennootschap | Beherend vennooten. Alle beherend vennooten moeten tekenen, tenzij de vennootschapsovereenkomst een meerderheidsbesluit toestaat. |
LLP | Managing partners of partners met managementbevoegdheid zoals gedefinieerd in de LLP-overeenkomst. |
Trust | Alle trustees, of een meerderheid van de trustees wanneer de trustakte meerderheidsbesluiten toestaat. |
Wanneer je de personen vermeldt die toegang krijgen tot het account, moet je ook aangeven welk toegangsniveau aan elke persoon wordt verleend. Sommige personen kunnen bijvoorbeeld volledige transactiebevoegdheid hebben, terwijl anderen alleen-lezen toegang hebben. Door dit duidelijk aan te geven in de machtigingsbrief, kunnen we het account vanaf het begin correct instellen en voorkomen we dat we later heen en weer moeten communiceren.
Als de toegangsniveaus veranderen nadat het account is geopend, bijvoorbeeld als er een nieuwe medewerker in dienst komt of een bestaande medewerker vertrekt, moet er een bijgewerkte machtigingsbrief worden ingediend. We kunnen geen personen toevoegen aan of verwijderen van een account zonder dat dit document opnieuw wordt uitgegeven en ondertekend.
Het sjabloon voor de machtigingsbrief wordt aan je verstrekt als onderdeel van je onboarding-pakket. Vul alle velden in, zorg ervoor dat elke persoon die toegang tot het account krijgt wordt vermeld, en zorg voor handtekeningen van de vereiste directeuren of hun equivalenten voordat je het indient.
Als je het sjabloon niet hebt ontvangen of niet kunt vinden, neem dan contact op met ons onboarding-supportteam en we sturen het direct naar je toe.
Als je niet zeker weet wie voor jouw entiteitstype als een directeur-equivalent telt, hoeveel handtekeningen een quorum vormen onder je bestuursdocumenten, of hoe je de toegangsniveaus voor elke persoon moet beschrijven, neem dan contact op met ons onboarding-supportteam voordat je het indient.
Door dit vooraf goed te regelen, voorkom je vertragingen en kan je account precies zo worden ingesteld als je bedrijf bedoelt.