Een aandelenregister is een officieel verslag van wie aandelen in een bedrijf bezit, hoeveel aandelen elke persoon of organisatie houdt en welk soort aandelen zij bezitten. Het is het definitieve overzicht van de eigendomsstructuur van je bedrijf.
Elke onderneming en de meeste andere entiteiten met aandeelhouders of partners zijn verplicht om een dergelijk register bij te houden. Het is niet noodzakelijkerwijs een openbaar document, maar het moet bestaan en up-to-date worden gehouden. Als het gaat om de verificatie van de bedrijfsidentiteit, is dit document hoe wij de uiteindelijk belanghebbenden van je bedrijf identificeren, oftewel de echte mensen die er uiteindelijk eigenaar van zijn of er controle over hebben.
Volgens de federale regelgeving van de VS zijn financiële instellingen verplicht om alle personen die 25% of meer van een juridische entiteit bezitten te identificeren en te verifiëren. Het aandelenregister is de belangrijkste manier waarop we vaststellen wie die mensen zijn.
Weten wie de eigenaar is van een bedrijf is een essentieel onderdeel van de zakelijke onboarding. Het is niet genoeg om te weten dat het bedrijf bestaat. We moeten ook begrijpen wie erachter zit.
Dit is vereist door de Beneficial Ownership-regels van FinCEN, die deel uitmaken van het Customer Due Diligence-kader dat alle gereguleerde financiële instellingen in de Verenigde Staten moeten volgen. De regels zijn ontworpen om te voorkomen dat bedrijfsstructuren worden gebruikt om het werkelijke eigendom van activa of accounts te verhullen.
Als je bedrijf meerdere aandeelhouders heeft, moeten we als onderdeel van het bredere onboardingproces de identiteit verifiëren van degenen die voldoen aan de drempel van 25% eigendom of deze overschrijden.
Het document dat je indient moet het volgende duidelijk weergeven:
Verplichte informatie | Details |
|---|---|
Volledige wettelijke naam van elke aandeelhouder | Elke persoon of entiteit die aandelen in het bedrijf houdt. |
Aantal en soort gehouden aandelen | Hoeveel aandelen elke aandeelhouder houdt en welk type ze zijn, bijvoorbeeld gewone of preferente aandelen. |
Eigendomspercentage | Het percentage van de totale aandelen dat elke aandeelhouder houdt. |
Datum laatste update | Wanneer het register voor het laatst is gecontroleerd of bijgewerkt. |
Elk van de volgende documenten wordt geaccepteerd, mits ze alle hierboven genoemde vereiste informatie bevatten:
Voor veel kleinere bedrijven is de cap table het meest voorkomende formaat. Deze wordt vaak bijgehouden in een spreadsheet of via een platform als Carta of Pulley. Zolang de vereiste informatie duidelijk wordt weergegeven en het document is ondertekend of gecertificeerd door een geautoriseerde functionaris van het bedrijf, wordt het doorgaans geaccepteerd.
Hieronder vind je een voorbeeld van een geaccepteerd document. Gebruik dit als referentie bij het voorbereiden van je indiening.
Als je bedrijf een complexe eigendomsstructuur heeft, inclusief moedermaatschappijen of trusts als aandeelhouders, neem dan contact op met ons onboarding supportteam voordat je het document indient. We kunnen je uitleggen wat we nodig hebben en hoe je de eigendomsketen duidelijk kunt presenteren.