Surat kebenaran ialah dokumen rasmi yang melakukan dua perkara. Pertama, ia menyenaraikan setiap individu yang akan mempunyai akses kepada akaun perniagaan, sama ada untuk melihat aktiviti, memulakan transaksi, atau mengurus akaun dalam apa jua kapasiti. Kedua, ia mengesahkan bahawa individu tersebut telah diberi kuasa secara rasmi untuk berbuat demikian oleh perniagaan itu sendiri, melalui kuorum pengarahnya atau yang setara dengan pengarah.
Anggap ia sebagai perniagaan yang secara rasmi menyatakan, secara bertulis, inilah orang-orang yang telah kami luluskan untuk mengakses akaun ini, dan inilah tandatangan pengarah kami yang mencukupi untuk menjadikan keputusan itu mengikat.
Dokumen ini disediakan oleh kami sebagai templat. Anda melengkapkannya dengan nama dan butiran semua individu yang diberi kuasa dan kemudian mendapatkan tandatangan yang diperlukan sebelum menyerahkan. Ia tidak boleh digantikan dengan dokumen rekaan anda sendiri. Templat tersebut mengandungi bahasa pematuhan khusus yang diperlukan, dan format yang berbeza tidak akan diterima.
Perniagaan ialah entiti undang-undang, bukan individu. Apabila individu berinteraksi dengan akaun perniagaan, kami memerlukan pengesahan rasmi bahawa perniagaan itu sendiri telah meluluskan interaksi tersebut. Tanpa ini, kami tidak mempunyai cara untuk mengetahui sama ada individu yang mengakses akaun benar-benar telah diluluskan untuk berbuat demikian oleh pihak yang mengendalikan perniagaan.
Keperluan kuorum pengarah untuk menandatangani adalah untuk melindungi anda dan perniagaan anda. Ia memastikan bahawa sebarang keputusan untuk memberi akses akaun telah diluluskan secara rasmi oleh pihak yang mengendalikan perniagaan, bukannya oleh seorang individu yang bertindak bersendirian. Ini penting kerana ia bermakna tiada seorang pun boleh secara senyap menambah diri sendiri atau orang lain ke akaun tanpa pengetahuan dan persetujuan pasukan kepimpinan yang lebih luas.
Ia juga merupakan perlindungan terhadap pihak berniat jahat yang berpotensi, sama ada pekerja yang bertindak di luar bidang kuasa mereka, pihak ketiga yang salah nyata hak akses mereka, atau sebarang situasi lain di mana seseorang mungkin cuba mendapatkan akses kepada aset perniagaan anda tanpa kebenaran yang sewajarnya. Keperluan kuorum bermakna sentiasa ada keputusan kolektif di sebalik siapa yang boleh menyentuh akaun anda.
Ini adalah keperluan standard dalam pendaftaran akaun korporat dan merupakan sebahagian daripada proses Ketekunan Wajar Pelanggan yang diperlukan di bawah peraturan persekutuan AS.
Surat kebenaran yang lengkap mesti menyertakan semua yang berikut:
Maklumat yang diperlukan | Butiran |
|---|---|
Semua individu yang diberi kuasa | Nama sah penuh, peranan atau gelaran, dan skop akses untuk setiap individu yang akan mempunyai akses kepada akaun. Ini mesti senarai lengkap. Individu yang tidak disenaraikan dalam dokumen ini tidak akan diberi akses. |
Nama entiti | Nama sah penuh perniagaan yang berkaitan dengan kebenaran itu, sepadan dengan tepat apa yang tertera pada dokumen penubuhan anda. |
Kuorum tandatangan pengarah | Dokumen tersebut mesti ditandatangani oleh kuorum lembaga pengarah atau yang setara dengannya. Bagi kebanyakan entiti, ini bermakna majoriti pengarah. Untuk entiti dengan pengarah tunggal, individu itu mesti menandatangani. Untuk perkongsian, penandatangan yang diperlukan ialah rakan kongsi am atau rakan kongsi pengurusan. |
Tarikh penandatanganan | Tarikh dokumen ditandatangani oleh pengarah. Semua tandatangan hendaklah bertarikh. |
Tidak setiap struktur perniagaan menggunakan gelaran pengarah. Jadual di bawah menunjukkan apa yang kami anggap sebagai yang setara dengan pengarah untuk setiap jenis entiti lazim:
Jenis entiti | Yang setara dengan pengarah dan kuorum |
|---|---|
Perbadanan | Lembaga Pengarah. Kuorum biasanya majoriti pengarah yang sedang berkhidmat melainkan undang-undang kecil anda menyatakan sebaliknya. |
LLC | Ahli Pengurusan atau Pengurus seperti yang ditakrifkan dalam perjanjian operasi. Kuorum mengikut terma perjanjian operasi. |
Perkongsian Berhad | Rakan Kongsi Am. Semua rakan kongsi am harus menandatangani melainkan perjanjian perkongsian membenarkan keputusan majoriti. |
LLP | Rakan Kongsi Pengurusan atau Rakan Kongsi dengan kuasa pengurusan seperti yang ditakrifkan dalam perjanjian LLP. |
Amanah | Semua Pemegang Amanah, atau majoriti Pemegang Amanah di mana surat ikatan amanah membenarkan keputusan majoriti. |
Apabila menyenaraikan individu yang akan mengakses akaun, anda juga harus menyatakan tahap akses yang diberikan kepada setiap orang. Contohnya, sesetengah individu mungkin mempunyai kuasa transaksi penuh manakala yang lain mungkin mempunyai akses melihat sahaja. Dengan menyatakan ini dengan jelas dalam surat kebenaran akan membantu kami menyediakan akaun dengan betul dari awal dan mengelakkan urusan ulang-alik kemudian.
Jika tahap akses berubah selepas akaun dibuka, contohnya jika pekerja baharu menyertai atau pekerja sedia ada berhenti, surat kebenaran yang dikemas kini perlu diserahkan. Kami tidak boleh menambah atau mengalih keluar individu daripada akaun tanpa dokumen ini dikeluarkan semula dan ditandatangani semula.
Templat Surat Kebenaran akan diberikan kepada anda sebagai sebahagian daripada pakej penyertaan anda. Lengkapkan semua medan, pastikan setiap individu yang akan mempunyai akses akaun disenaraikan, dan dapatkan tandatangan daripada pengarah yang diperlukan atau setara dengannya sebelum menyerahkan.
Jika anda belum menerima templat atau tidak dapat mencarinya, hubungi pasukan sokongan penyertaan kami dan kami akan menghantarnya terus kepada anda.
Jika anda tidak pasti siapa yang dianggap sebagai setara pengarah untuk jenis entiti anda, berapa banyak tandatangan yang membentuk kuorum di bawah dokumen tadbir urus anda, atau cara menerangkan tahap akses untuk setiap individu, hubungi pasukan sokongan penyertaan kami sebelum menyerahkan.
Melakukan ini dengan betul di awal mengelakkan kelewatan dan bermakna akaun anda boleh disediakan dengan tepat seperti yang dikehendaki oleh perniagaan anda.