एक प्राधिकरण पत्र एक औपचारिक दस्तावेज़ है जो दो काम करता है। पहला, यह उन सभी व्यक्तियों को सूचीबद्ध करता है जिनकी व्यावसायिक खाते तक पहुँच होगी, चाहे वह गतिविधि देखने, लेनदेन शुरू करने, या किसी भी क्षमता में खाते का प्रबंधन करने के लिए हो। दूसरा, यह पुष्टि करता है कि उन व्यक्तियों को व्यवसाय द्वारा स्वयं, अपने निदेशकों या निदेशक समकक्षों की एक गणपूर्ति (कोरम) के माध्यम से ऐसा करने के लिए औपचारिक रूप से अधिकृत किया गया है।
इसे इस तरह समझें कि व्यवसाय आधिकारिक तौर पर लिखित रूप में कह रहा है, कि ये वे लोग हैं जिन्हें हमने इस खाते तक पहुँचने की अनुमति दी है, और इस निर्णय को बाध्यकारी बनाने के लिए हमारे पर्याप्त निदेशकों के हस्ताक्षर यहाँ हैं।
यह दस्तावेज़ हमारे द्वारा एक टेम्पलेट के रूप में प्रदान किया गया है। आप इसे सभी अधिकृत व्यक्तियों के नाम और विवरण के साथ पूरा करते हैं और फिर जमा करने से पहले आवश्यक हस्ताक्षर प्राप्त करते हैं। इसे आपके अपने डिज़ाइन के दस्तावेज़ से बदला नहीं जा सकता है। टेम्पलेट में आवश्यक विशिष्ट अनुपालन भाषा शामिल है, और एक भिन्न प्रारूप स्वीकार नहीं किया जाएगा।
एक व्यवसाय एक कानूनी इकाई है, न कि कोई व्यक्ति। जब व्यक्ति किसी व्यावसायिक खाते के साथ इंटरैक्ट करते हैं, तो हमें औपचारिक पुष्टि की आवश्यकता होती है कि व्यवसाय ने स्वयं उन इंटरैक्शन को मंज़ूरी दी है। इसके बिना, हमें यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि किसी खाते तक पहुँचने वाले लोगों को वास्तव में व्यवसाय चलाने वालों द्वारा ऐसा करने की अनुमति दी गई है या नहीं।
निदेशकों की एक गणपूर्ति (कोरम) के हस्ताक्षर की आवश्यकता आपको और आपके व्यवसाय की रक्षा के लिए है। यह सुनिश्चित करता है कि खाता पहुँच प्रदान करने का कोई भी निर्णय व्यवसाय चलाने वाले लोगों द्वारा औपचारिक रूप से अनुमोदित किया गया है, न कि अकेले काम करने वाले एक व्यक्ति द्वारा। यह मायने रखता है क्योंकि इसका मतलब है कि कोई भी व्यक्ति व्यापक नेतृत्व टीम की जानकारी और सहमति के बिना खुद को या किसी और को चुपचाप खाते में नहीं जोड़ सकता है।
यह संभावित बुरे तत्वों के खिलाफ एक सुरक्षा उपाय भी है, चाहे वह अपने अधिकार क्षेत्र से बाहर कार्य करने वाला कर्मचारी हो, अपने पहुँच अधिकारों का गलत प्रतिनिधित्व करने वाला तीसरा पक्ष हो, या कोई अन्य स्थिति जहां कोई व्यक्ति उचित प्राधिकरण के बिना आपकी व्यावसायिक संपत्तियों तक पहुँच प्राप्त करने का प्रयास कर सकता है। गणपूर्ति की आवश्यकता का मतलब है कि आपके खाते तक कौन पहुँच सकता है, इसके पीछे हमेशा एक सामूहिक निर्णय होता है।
यह कॉर्पोरेट खाता ऑनबोर्डिंग में एक मानक आवश्यकता है और अमेरिकी संघीय नियमों के तहत आवश्यक ग्राहक उचित परिश्रम (डिलिजेंस) प्रक्रिया का हिस्सा है।
पूरा किया गया प्राधिकरण पत्र में निम्नलिखित सभी शामिल होने चाहिए:
आवश्यक जानकारी | जानकारी |
|---|---|
सभी अधिकृत व्यक्ति | प्रत्येक व्यक्ति का पूरा कानूनी नाम, भूमिका या पद, और पहुँच का दायरा जिसकी खाते तक पहुँच होगी। यह एक पूरी सूची होनी चाहिए। इस दस्तावेज़ में सूचीबद्ध नहीं किए गए व्यक्तियों को पहुँच प्रदान नहीं की जाएगी। |
इकाई का नाम | व्यवसाय का पूरा कानूनी नाम जिससे प्राधिकरण संबंधित है, ठीक वही मिलना चाहिए जो आपके गठन दस्तावेजों पर दिखाई देता है। |
निदेशकों के हस्ताक्षर की गणपूर्ति | दस्तावेज़ पर निदेशक मंडल या उनके समकक्षों की गणपूर्ति (कोरम) द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। अधिकांश संस्थाओं के लिए इसका मतलब निदेशकों का बहुमत होता है। एक निदेशक वाली संस्थाओं के लिए, उस व्यक्ति को हस्ताक्षर करना होगा। साझेदारियों के लिए, आवश्यक हस्ताक्षरकर्ता सामान्य भागीदार या प्रबंध भागीदार होंगे। |
हस्ताक्षर की तिथि | वह तिथि जब दस्तावेज़ पर निदेशकों द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे। सभी हस्ताक्षरों पर तिथि अंकित होनी चाहिए। |
प्रत्येक व्यावसायिक संरचना निदेशक के पद का उपयोग नहीं करती है। नीचे दी गई तालिका दर्शाती है कि हम प्रत्येक सामान्य इकाई प्रकार के लिए निदेशक समकक्ष किसे मानते हैं:
इकाई प्रकार | निदेशक समकक्ष और गणपूर्ति |
|---|---|
निगम | निदेशक मंडल। गणपूर्ति (कोरम) आमतौर पर बैठे हुए निदेशकों का बहुमत होता है, जब तक कि आपके उपनियम अन्यथा निर्दिष्ट न करें। |
LLC | प्रबंध सदस्य या प्रबंधक जैसा कि संचालन समझौते में परिभाषित किया गया है। गणपूर्ति (कोरम) संचालन समझौते की शर्तों का पालन करती है। |
सीमित भागीदारी | जनरल पार्टनर। सभी जनरल पार्टनर को हस्ताक्षर करने चाहिए, जब तक कि साझेदारी समझौता बहुमत के निर्णय की अनुमति न दे। |
LLP | प्रबंधक भागीदार या LLP समझौते में परिभाषित प्रबंधन अधिकार वाले भागीदार। |
ट्रस्ट | सभी ट्रस्टी, या ट्रस्टी का बहुमत जहाँ ट्रस्ट डीड बहुमत के निर्णयों की अनुमति देती है। |
खाते तक पहुँचने वाले व्यक्तियों की सूची बनाते समय, आपको यह भी इंगित करना चाहिए कि प्रत्येक व्यक्ति को किस स्तर की पहुँच दी जा रही है। उदाहरण के लिए, कुछ व्यक्तियों को पूर्ण लेनदेन अधिकार हो सकता है जबकि अन्य के पास केवल देखने का अधिकार हो सकता है। प्राधिकरण पत्र पर इसका स्पष्ट उल्लेख करने से हमें शुरू से ही खाते को सही ढंग से स्थापित करने में मदद मिलती है और बाद में अनावश्यक संचार से बचा जा सकता है।
यदि खाता खुलने के बाद पहुँच के स्तर बदलते हैं, उदाहरण के लिए यदि कोई नया कर्मचारी शामिल होता है या कोई मौजूदा कर्मचारी छोड़ता है, तो एक अद्यतन प्राधिकरण पत्र प्रस्तुत करना होगा। इस दस्तावेज़ को फिर से जारी और पुनः हस्ताक्षरित किए बिना हम खाते से व्यक्तियों को जोड़ या हटा नहीं सकते हैं।
प्राधिकरण पत्र का टेम्प्लेट आपको आपके ऑनबोर्डिंग पैक के हिस्से के रूप में प्रदान किया जाएगा। सभी फ़ील्ड भरें, सुनिश्चित करें कि खाते तक पहुँच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को सूचीबद्ध किया गया है, और जमा करने से पहले आवश्यक निदेशकों या उनके समकक्षों से हस्ताक्षर प्राप्त करें।
यदि आपको टेम्प्लेट नहीं मिला है या आप उसे नहीं ढूँढ पा रहे हैं, तो हमारी ऑनबोर्डिंग सहायता टीम से संपर्क करें और हम इसे आपको सीधे भेज देंगे।
यदि आप अनिश्चित हैं कि आपकी इकाई के प्रकार के लिए कौन निदेशक के समकक्ष माना जाता है, आपके शासी दस्तावेजों के तहत कितने हस्ताक्षर एक कोरम का गठन करते हैं, या प्रत्येक व्यक्ति के लिए पहुँच स्तरों का वर्णन कैसे करें, तो जमा करने से पहले हमारी ऑनबोर्डिंग सहायता टीम से संपर्क करें।
इसे शुरू में ही सही करने से देरी से बचा जा सकता है और इसका मतलब है कि आपका खाता ठीक वैसे ही सेट किया जा सकता है जैसा आपका व्यवसाय चाहता है।