Οι πολιτικές καθορίζουν τον τρόπο ολοκλήρωσης των ελεγχόμενων λειτουργιών: άμεσα ή μετά από αξιολόγηση από άλλα Μέλη. Κάθε ροή εργασίας φέρει μία πολιτική, που ορίζεται μία φορά για ολόκληρο τον Οργανισμό. Αυτό το άρθρο εξηγεί τον κύκλο ζωής των αιτημάτων, τις ρυθμίσεις πολιτικής και το κλείδωμα. Για το ποιος μπορεί να εκκινεί και να εγκρίνει αιτήματα, δείτε Ρόλοι, προφίλ και δικαιώματα.
Οι πολιτικές ανήκουν σε ροές εργασίας, ποτέ σε λογαριασμούς. Υπάρχει μία πολιτική Αιτήματος Ανάληψης για τον Οργανισμό, όχι μία ανά λογαριασμό. Για να διαφοροποιήσετε ποιος μπορεί να πραγματοποιεί ανάληψη από ποιον λογαριασμό, χρησιμοποιήστε τα δικαιώματα κίνησης κεφαλαίων στους Ρόλους Λογαριασμού· για να διαφοροποιήσετε το επίπεδο ελέγχου των αναλήψεων, διαθέτετε ένα ενιαίο ρυθμιστικό για ολόκληρη τη ροή εργασίας.
Κάθε ελεγχόμενη λειτουργία ακολουθεί την ίδια διαδρομή, είτε μεταφέρει κεφάλαια είτε τροποποιεί τη διαμόρφωση του Οργανισμού:
1 - Εκκίνηση. Ένα Μέλος του οποίου το Προφίλ Ροής Εργασίας διαθέτει δικαίωμα Εκκίνησης (ή Εκτέλεσης) στη ροή εργασίας υποβάλλει αίτημα. Για αναλήψεις και μεταφορές, χρειάζεται επίσης το αντίστοιχο δικαίωμα κίνησης κεφαλαίων στους σχετικούς λογαριασμούς.
2 - Έλεγχος άμεσης ολοκλήρωσης. Εάν το Μέλος διαθέτει δικαίωμα Εκτέλεσης και η ρύθμιση «Πάντα να απαιτείται έγκριση» στη ροή εργασίας είναι ΑΝΕΝΕΡΓΗ, το αίτημα ολοκληρώνεται άμεσα. Ολοκληρώθηκε. Μία εξαίρεση: ένα αίτημα που τροποποιεί μια κλειδωμένη πολιτική αναμένει πάντα έγκριση, ανεξάρτητα από τα δικαιώματα του αιτούντος — δείτε «Κλείδωμα πολιτικών» παρακάτω.
3 - Ουρά έγκρισης. Διαφορετικά, το αίτημα αναμένει αξιολόγηση. Τα Μέλη με δικαίωμα Έγκρισης στη συγκεκριμένη ροή εργασίας το βλέπουν στην ουρά τους.
4 - Επίλυση. Όταν συγκεντρωθεί ο απαιτούμενος αριθμός ανεξάρτητων εγκρίσεων, το αίτημα ολοκληρώνεται και τίθεται σε ισχύ. Οποιοσδήποτε εγκριτής μπορεί εναλλακτικά να το απορρίψει, οπότε το αίτημα κλείνει χωρίς αποτέλεσμα.
Τα ολοκληρωμένα αιτήματα καταγράφονται ως συμβάντα ασφαλείας, συνδεδεμένα με το αίτημα και το ιστορικό εγκρίσεών του.
Ένα Μέλος δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό του αίτημα. Το σύστημα επιβάλλει αυτόν τον κανόνα σε κάθε ροή εργασίας, και καμία ρύθμιση δικαιωμάτων, προφίλ ή πολιτικής δεν τον παρακάμπτει.
Ο μόνος τρόπος να ολοκληρώσει ένα Μέλος μόνο του μια διεπόμενη λειτουργία είναι μέσω του Execute, και μόνο εφόσον η πολιτική της ροής εργασίας επιτρέπει την άμεση ολοκλήρωση.
Η πολιτική κάθε ροής εργασίας διαθέτει δύο ρυθμίσεις:
Ρύθμιση | Λειτουργία |
|---|---|
Εγκρίσεις που απαιτούνται | Πόσα διαφορετικά Μέλη πρέπει να εγκρίνουν πριν ολοκληρωθεί ένα αίτημα. Οι εγκριτές προέρχονται από τα Μέλη που διαθέτουν Approve στη συγκεκριμένη ροή εργασίας· ο εκκινητής αποκλείεται πάντα από την έγκριση του δικού του αιτήματος. |
Απαιτεί πάντα έγκριση | Όταν είναι ΕΝΕΡΓΟ, κάθε αίτημα διέρχεται από την ουρά έγκρισης, συμπεριλαμβανομένων των αιτημάτων από Μέλη με Execute. Όταν είναι ΑΝΕΝΕΡΓΟ, τα Μέλη με Execute ολοκληρώνουν τα αιτήματα άμεσα. |
Η αλληλεπίδραση μεταξύ Execute και «Πάντα να απαιτείται έγκριση»:
Προφίλ Μέλους στη ροή εργασίας | Απαιτεί πάντα έγκριση | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|
Initiate, χωρίς Execute | ΑΝΕΝΕΡΓΟ ή ΕΝΕΡΓΟ | Το αίτημα αναμένει έγκριση |
Initiate + Execute | ΑΝΕΝΕΡΓΟ | Το αίτημα ολοκληρώνεται άμεσα |
Initiate + Execute | ΕΝΕΡΓΗ | Το αίτημα αναμένει έγκριση, το Execute είναι ανενεργό |
Το Execute δεν αφαιρείται ποτέ από μια πολιτική· παραμένει στο προφίλ, επισημαίνεται εμφανώς ως ανενεργό όταν η ρύθμιση «Πάντα να απαιτείται έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΗ, και επαναλειτουργεί εάν η ρύθμιση απενεργοποιηθεί αργότερα.
Οι αλλαγές πολιτικής αποτελούν και αυτές διεπόμενες λειτουργίες στο πλαίσιο της ροής εργασίας Διαχείριση πολιτικών. Εάν η εν λόγω ροή εργασίας απαιτεί έγκριση, η αλλαγή σας αναμένει στην ουρά όπως κάθε άλλο αίτημα.
Κάθε πολιτική διατηρεί επίσης το δικό της ιστορικό αλλαγών: κάθε ενημέρωση, κλείδωμα και ξεκλείδωμα καταγράφεται εκεί μαζί με το αίτημα έγκρισης που τη συνόδευε, ώστε να μπορείτε πάντα να δείτε τι άλλαξε, ποιος το ζήτησε και ποιος το ενέκρινε. Οι ολοκληρωμένες αλλαγές καταγράφονται επίσης ως συμβάντα ασφαλείας.
Τα μέλη δεν μπορούν να εγκρίνουν τα δικά τους αιτήματα, επομένως μετράτε τους εγκρίνοντες από τη σκοπιά εκείνου που ξεκινά κάθε αίτημα. Ένας εγκρίνων που δεν ξεκινά ποτέ αιτήματα προσμετράται για όλους· ένας εγκρίνων που ξεκινά επίσης αιτήματα δεν μπορεί να προσμετρηθεί στα δικά του. Δύο εγκρίσεις επιτυγχάνονται από δύο εγκρίνοντες που μόνο εγκρίνουν, όχι όμως από δύο εγκρίνοντες που ξεκινούν επίσης αιτήματα. Το σύστημα αποκλείει κάθε διαμόρφωση που κανείς δεν θα μπορούσε να ικανοποιήσει, ενώ ο επεξεργαστής πολιτικής εμφανίζει τους διαθέσιμους εγκρίνοντες δίπλα στον αριθμό που ζητάτε.
Το κλείδωμα είναι το βήμα δέσμευσης στη Διακυβέρνηση. Απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση για κάθε μελλοντική αλλαγή στην πολιτική αυτής της ροής εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της τροποποίησης του αριθμού εγκρίσεων, της αλλαγής της ρύθμισης «Πάντα απαιτείται έγκριση» ή του ξεκλειδώματός της.
Κάθε αλλαγή πολιτικής εκτελείται ως αίτημα Manage Policies, ανεξάρτητα από το αν η πολιτική-στόχος είναι κλειδωμένη ή όχι — το κλείδωμα δεν αλλάζει πού κατευθύνεται μια αλλαγή, μόνο πώς ολοκληρώνεται:
Μόλις κλειδωθεί, κανένα άτομο δεν μπορεί να αποδυναμώσει τη Διακυβέρνηση της ροής εργασίας μόνο του. Οι αλλαγές παραμένουν συνήθεις: οποιοδήποτε Μέλος με Approve στο Manage Policies μπορεί να τις αξιολογεί και να τις εγκρίνει, απαιτούν όμως πάντα τουλάχιστον δύο άτομα.
Το κλείδωμα εφαρμόζεται ανά ροή εργασίας. Το κλείδωμα του Withdrawal Request δεν επηρεάζει το Transfer Request ή οποιαδήποτε άλλη ροή εργασίας — κλειδώνετε μία ροή εργασίας κάθε φορά, με τον δικό σας ρυθμό. Ανατρέξτε στο Rolling out governance για την προτεινόμενη προοδευτική εφαρμογή.
Το κλείδωμα και η αποκλείδωση είναι κι αυτά αιτήματα
Τρεις τύποι αιτημάτων εκτελούνται στο πλαίσιο της ροής εργασίας Manage Policies. Θα τα βλέπετε με το όνομά τους στην ουρά εγκρίσεων, στο ιστορικό αλλαγών κάθε πολιτικής και στα συμβάντα ασφαλείας:
Request | Λειτουργία |
|---|---|
Ενημέρωση πολιτικής | Τροποποιεί τις ρυθμίσεις μιας πολιτικής: τον αριθμό εγκρίσεων ή τη ρύθμιση «Πάντα απαιτείται έγκριση» |
Κλείδωμα πολιτικής | Κλειδώνει μια πολιτική |
Ξεκλείδωμα πολιτικής | Αποκλειδώνει μια κλειδωμένη πολιτική |
Το κλείδωμα δεν εξαιρείται από τους δικούς του κανόνες: ένα αίτημα κλειδώματος ακολουθεί τον ίδιο κύκλο ζωής με κάθε άλλο αίτημα Manage Policies. Αν έχετε Execute στο Manage Policies και η ρύθμιση «Πάντα απαιτείται έγκριση» είναι απενεργοποιημένη, το κλείδωμα τίθεται αμέσως σε ισχύ· διαφορετικά, παραμένει στην ουρά και η πολιτική μένει ξεκλείδωτη έως ότου εγκριθεί το αίτημα.
Πώς ολοκληρώνεται μια αλλαγή πολιτικής
Συνοψίζοντας τα παραπάνω, το αποτέλεσμα κάθε αιτήματος Manage Policies:
Πολιτική-στόχος | Επίπεδο αιτούντος στη Διαχείριση Πολιτικών | «Πάντα απαιτείται έγκριση» στη Διαχείριση Πολιτικών | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|---|
Κλειδωμένο | Οποιοδήποτε, συμπεριλαμβανομένου του Execute | ΕΝΕΡΓΟ ή ΑΝΕΝΕΡΓΟ | Αναμένει έγκριση· αποφασίζει το κλείδωμα |
Ξεκλειδωμένο | Initiate, χωρίς Execute | ΕΝΕΡΓΟ ή ΑΝΕΝΕΡΓΟ | Αναμένει έγκριση |
Ξεκλειδωμένο | Εκτέλεση | ΕΝΕΡΓΗ | Αναμένει έγκριση· το Execute είναι ανενεργό |
Ξεκλειδωμένο | Εκτέλεση | ΑΝΕΝΕΡΓΟ | Ολοκληρώνεται αμέσως |
Δύο τρόποι διακυβέρνησης αλλαγών πολιτικής
Έλεγχος | Εύρος | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|
Κλείδωμα πολιτικής | Πολιτική μίας ροής εργασίας | Οι αλλαγές στην πολιτική αυτή απαιτούν ανεξάρτητη έγκριση· οι υπόλοιπες ροές εργασίας παραμένουν αναλλοίωτες. |
«Πάντα απαιτείται έγκριση» στη Διαχείριση Πολιτικών | Όλες οι πολιτικές | Κάθε αλλαγή πολιτικής, σε κάθε ροή εργασίας, διέρχεται από έγκριση. Κεντρικός διακόπτης διακυβέρνησης. |
Τα δύο στοιχεία ελέγχου είναι συμπληρωματικά και δεν έρχονται ποτέ σε σύγκρουση: όπου εφαρμόζεται οποιοδήποτε από τα δύο, η αλλαγή αναμένει έγκριση, ενώ η ενεργοποίηση και των δύο δεν αλλάζει κάτι επιπλέον. Χρησιμοποιήστε το κλείδωμα για σταδιακή αυστηροποίηση· χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Manage Policies όταν θέλετε όλες οι αλλαγές πολιτικής να ελέγχονται ταυτόχρονα.
Κλείδωμα του ίδιου του Manage Policies
Το Manage Policies είναι μια ροή εργασίας όπως κάθε άλλη: έχει τη δική του πολιτική, και αυτή η πολιτική έχει το δικό της κλείδωμα. Το κλείδωμά του αποτελεί την οριστική δέσμευση μιας ανάπτυξης Διακυβέρνησης. Μόλις κλειδωθεί η πολιτική του Manage Policies, κάθε αλλαγή στους κανόνες οπουδήποτε στον Οργανισμό — συμπεριλαμβανομένου του ξεκλειδώματος οποιασδήποτε πολιτικής και του ξεκλειδώματος του ίδιου του Manage Policies — απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση. Από εκείνο το σημείο, κανένα μεμονωμένο άτομο δεν μπορεί να χαλαρώσει τη Διακυβέρνηση μέσω του προϊόντος.
Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διαδρομή ξεκλειδώματος πριν από το κλείδωμα, όπως περιγράφεται στην ενότητα «Μέτρα ασφαλείας» παρακάτω. Τίποτα στο προϊόν δεν σας εμποδίζει να κλειδώσετε μια πολιτική σε κατάσταση που κανείς δεν μπορεί να αλλάξει. Ανατρέξτε στο Rolling out governance για το πότε πρέπει να κάνετε αυτό το βήμα.
Επιβεβαιώστε ότι το ξεκλείδωμα παραμένει εφικτό πριν κλειδώσετε. Το ξεκλείδωμα είναι αίτημα Manage Policies έναντι κλειδωμένης πολιτικής, οπότε το Execute δεν μπορεί να το παρακάμψει. Χρειάζεστε ένα Μέλος που μπορεί να ξεκινήσει αίτημα Manage Policies, καθώς και τόσα άλλα Μέλη με Approve στο Manage Policies όσα απαιτεί η εν λόγω ροή εργασίας — όλα επαληθευμένα και ενεργά. Το σύστημα δεν το ελέγχει για λογαριασμό σας· μια κλειδωμένη πολιτική χωρίς διαδρομή για εγκεκριμένη αλλαγή απαιτεί την Υποστήριξη Kraken για αποκατάσταση.
Πρόληψη αποκλεισμού. Μια αλλαγή απορρίπτεται όταν θα άφηνε μια ροή εργασίας χωρίς κανέναν σε θέση να ολοκληρώσει τα αιτήματα που έχουν εκκινηθεί σε αυτήν. Επειδή τα Μέλη δεν μπορούν να εγκρίνουν τα δικά τους αιτήματα, αυτό συμβαίνει μόλις ο απαιτούμενος αριθμός υπερβεί αυτόν που μπορεί να συγκεντρώσει οποιοσδήποτε μεμονωμένος εκκινητής για τα δικά του αιτήματα. Ο έλεγχος εκτελείται και στις δύο πλευρές: όταν επεξεργάζεστε μια πολιτική και όταν αλλάζετε το Workflow Profile ενός Μέλους ή έναν Account Role.
Προειδοποίηση απενεργοποίησης. Επαληθεύστε την κάλυψη εγκριτών πριν απενεργοποιήσετε ένα Μέλος που κατέχει Approve. Η απενεργοποίηση προχωρά ακόμα και αν ρίξει μια ροή εργασίας κάτω από τον απαιτούμενο αριθμό εγκρίσεων, και τα εκκρεμή αιτήματα παραμένουν δεσμευμένα στο κατώφλι που ίσχυε κατά τη δημιουργία τους.
Αφού κατανοήσετε τις πολιτικές, το Rolling out governance σάς καθοδηγεί στην ασφαλή εισαγωγή τους: διαμόρφωση, επικύρωση και κλείδωμα, μία ροή εργασίας κάθε φορά, με πρακτικά παραδείγματα.
Η ρύθμιση «Απαιτείται πάντα έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΗ για τη συγκεκριμένη ροή εργασίας. Το Execute είναι ανενεργό όσο η ρύθμιση είναι ΕΝΕΡΓΗ· κάθε αίτημα μπαίνει στην ουρά για ανεξάρτητη έγκριση. Για να επαναφέρετε την άμεση ολοκλήρωση, απενεργοποιήστε τη ρύθμιση στις Πολιτικές — σημειώνοντας ότι αυτή η ενέργεια εκτελείται μέσω Manage Policies και μπορεί η ίδια να απαιτεί έγκριση.
Αν το εν λόγω αίτημα αφορά αλλαγή πολιτικής, ελέγξτε και την πολιτική-στόχο: οι αλλαγές σε κλειδωμένη πολιτική πηγαίνουν πάντα σε έγκριση, ανεξαρτήτως Execute. Αυτή είναι η αναμενόμενη λειτουργία του κλειδώματος.
Το κλείδωμα είναι και αυτό αίτημα Manage Policies. Εάν η ρύθμιση «Απαιτείται πάντα έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΗ για το Manage Policies, ή το Workflow Profile σας δεν περιλαμβάνει Execute σε αυτό, το κλείδωμα αναμένει ανεξάρτητη έγκριση όπως κάθε άλλο αίτημα. Η πολιτική παραμένει ξεκλείδωτη μέχρι να εγκριθεί το αίτημα κλειδώματος· θα το βρείτε στην ουρά εγκρίσεων και στο ιστορικό αλλαγών της πολιτικής μόλις ολοκληρωθεί.
Μετρήστε τα ενεργά Μέλη που διαθέτουν Approve σε αυτή τη ροή εργασίας, εξαιρώντας τον εαυτό σας. Μόνο τα Μέλη που έχουν αποδεχτεί την πρόσκλησή τους και έχουν ολοκληρώσει την επαλήθευση προσμετρώνται στις εγκρίσεις: ένα προσκεκλημένο Μέλος δεν προσμετράται μέχρι να ολοκληρωθούν και τα δύο, ακόμη και αν εμφανίζεται στη λίστα της ομάδας σας. Εάν ένας εγκριτής απενεργοποιήθηκε μετά τη δημιουργία του αιτήματος, οι υπόλοιποι εγκριτές ενδέχεται να μην μπορούν πλέον να συγκεντρώσουν τον απαιτούμενο αριθμό· ένα εκκρεμές αίτημα δεσμεύεται από το κατώτατο όριο που ίσχυε κατά τη δημιουργία του, ακόμη και αν η πολιτική έχει έκτοτε αλλάξει. Επανενεργοποιήστε το Μέλος ή εκχωρήστε Approve σε άλλο ενεργό Μέλος για να ξεμπλοκάρετε το αίτημα.
Ελέγξτε το Workflow Profile σας: το κλείδωμα απαιτεί Initiate ή Execute στη ροή εργασίας Manage Policies. Εάν το αίτημα κλειδώματος δημιουργήθηκε αλλά δεν άλλαξε τίποτα, βρίσκεται σε αναμονή έγκρισης και δεν απορρίφθηκε — δείτε την παραπάνω καταχώρηση.
Το σύστημα δεν απορρίπτει αίτημα κλειδώματος λόγω έλλειψης ανεξάρτητου εγκριτή, επομένως επιβεβαιώστε τη διαδρομή ξεκλειδώματος πριν κλειδώσετε: απαιτείται ένα Μέλος που μπορεί να ξεκινήσει αίτημα Manage Policies, καθώς και τόσα ακόμη Μέλη με Approve στο Manage Policies όσα απαιτεί η ροή εργασίας.
Ο απαιτούμενος αριθμός εγκρίσεων υπερβαίνει αυτόν που μπορεί να συγκεντρώσει κάποιο Μέλος που ξεκινά αιτήματα, καθώς κανείς δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό του αίτημα. Ο επεξεργαστής πολιτικής αναφέρει την αιτία: ένα ή περισσότερα Μέλη διαθέτουν ταυτόχρονα Initiate και Approve, οπότε καθένα από αυτά έχει έναν εγκρίνοντα λιγότερο σε σχέση με το σύνολο. Μειώστε τον απαιτούμενο αριθμό εγκρίσεων ή εκχωρήστε Approve σε άλλο Μέλος που δεν ξεκινά αιτήματα σε αυτή τη ροή εργασίας.