Οι πολιτικές καθορίζουν τον τρόπο ολοκλήρωσης των διεπόμενων λειτουργιών: άμεσα ή μετά από έλεγχο από άλλα Μέλη. Κάθε ροή εργασίας φέρει μία πολιτική, που ορίζεται μία φορά για ολόκληρο τον Οργανισμό. Αυτό το άρθρο εξηγεί τον κύκλο ζωής των αιτημάτων, τις ρυθμίσεις πολιτικής και το κλείδωμα. Για το ποιος μπορεί να ξεκινά και να εγκρίνει αιτήματα, δείτε Ρόλοι, προφίλ και δικαιώματα.
Οι πολιτικές ανήκουν σε ροές εργασίας, όχι σε λογαριασμούς. Υπάρχει μία πολιτική αιτήματος ανάληψης για τον Οργανισμό, όχι μία ανά λογαριασμό. Για να διαφοροποιήσετε ποιος μπορεί να κάνει ανάληψη από ποιον λογαριασμό, χρησιμοποιήστε τα δικαιώματα κίνησης κεφαλαίων στους Ρόλους Λογαριασμού· για να διαφοροποιήσετε την αυστηρότητα ελέγχου των αναλήψεων, διαθέτετε έναν ενιαίο ρυθμιστή για ολόκληρη τη ροή εργασίας.
Κάθε διεπόμενη λειτουργία ακολουθεί την ίδια πορεία, είτε μετακινεί κεφάλαια είτε αλλάζει τη διαμόρφωση του ίδιου του Οργανισμού:
1 - Έναρξη. Ένα Μέλος του οποίου το Προφίλ Ροής Εργασίας διαθέτει Initiate (ή Execute) στη ροή εργασίας ξεκινά ένα αίτημα. Για αναλήψεις και μεταφορές, απαιτείται επίσης το αντίστοιχο δικαίωμα κίνησης κεφαλαίων στους σχετικούς λογαριασμούς.
2 - Έλεγχος άμεσης ολοκλήρωσης. Αν το Μέλος διαθέτει Execute και η ρύθμιση «Απαιτείται πάντα έγκριση» της ροής εργασίας είναι ΑΠΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΗ, το αίτημα ολοκληρώνεται άμεσα. Έγινε. Μία εξαίρεση: ένα αίτημα που τροποποιεί μια κλειδωμένη πολιτική αναμένει πάντα έγκριση, ανεξάρτητα από τα δικαιώματα του αιτούντος — δείτε «Κλείδωμα πολιτικών» παρακάτω.
3 - Ουρά έγκρισης. Διαφορετικά, το αίτημα αναμένει έλεγχο. Τα Μέλη με Approve σε αυτή τη ροή εργασίας το βλέπουν στην ουρά τους.
4 - Επίλυση. Όταν συγκεντρωθεί ο απαιτούμενος αριθμός ανεξάρτητων εγκρίσεων, το αίτημα ολοκληρώνεται και τίθεται σε ισχύ. Οποιοσδήποτε εγκριτής μπορεί εναλλακτικά να το απορρίψει, οπότε το αίτημα τερματίζεται χωρίς να τεθεί σε ισχύ.
Τα ολοκληρωμένα αιτήματα καταγράφονται ως συμβάντα ασφαλείας, συνδεδεμένα με το αίτημα και το ιστορικό εγκρίσεών του.
Ένα Μέλος δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό του αίτημα. Το σύστημα επιβάλλει αυτόν τον κανόνα σε κάθε ροή εργασίας, και καμία ρύθμιση δικαιωμάτων, προφίλ ή πολιτικής δεν τον παρακάμπτει.
Ο μοναδικός τρόπος με τον οποίο ένα Μέλος ολοκληρώνει μόνο του μια ελεγχόμενη ενέργεια είναι το Execute, και μόνο εφόσον η πολιτική της ροής εργασίας επιτρέπει την άμεση ολοκλήρωση.
Η πολιτική κάθε ροής εργασίας διαθέτει δύο ρυθμίσεις:
Ρύθμιση | Τι κάνει |
|---|---|
Εγκρίσεις που απαιτούνται | Πόσα διακριτά Μέλη πρέπει να εγκρίνουν πριν ολοκληρωθεί ένα αίτημα. Οι εγκρίνοντες προέρχονται από τα Μέλη που κατέχουν το δικαίωμα Approve στη συγκεκριμένη ροή εργασίας· ο εκκινητής αποκλείεται πάντα από το δικό του αίτημα. |
Απαιτεί πάντα έγκριση | Όταν είναι ΕΝΕΡΓΉ, κάθε αίτημα διέρχεται από την ουρά έγκρισης, συμπεριλαμβανομένων των αιτημάτων από Μέλη με Execute. Όταν είναι ΑΝΕΝΕΡΓΉ, τα Μέλη με Execute ολοκληρώνουν τα αιτήματα αμέσως. |
Η αλληλεπίδραση μεταξύ Execute και «Απαιτείται πάντα έγκριση»:
Προφίλ Μέλους στη ροή εργασίας | Απαιτεί πάντα έγκριση | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|
Initiate, χωρίς Execute | ΑΝΕΝΕΡΓΉ ή ΕΝΕΡΓΉ | Το αίτημα αναμένει έγκριση |
Initiate + Execute | ΑΝΕΝΕΡΓΉ | Το αίτημα ολοκληρώνεται αμέσως |
Initiate + Execute | ΕΝΕΡΓΗ | Το αίτημα αναμένει έγκριση, το Execute είναι ανενεργό |
Το Execute δεν αφαιρείται ποτέ από μια πολιτική· παραμένει στο προφίλ, με ορατή ένδειξη ότι είναι ανενεργό όσο η «Απαιτείται πάντα έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΉ, και επαναλειτουργεί εάν η ρύθμιση απενεργοποιηθεί αργότερα.
Οι αλλαγές πολιτικής αποτελούν και οι ίδιες διεπόμενες ενέργειες στο πλαίσιο της ροής εργασίας Διαχείριση Πολιτικών. Εάν αυτή η ροή εργασίας απαιτεί έγκριση, η αλλαγή σας αναμένει στην ουρά όπως κάθε άλλο αίτημα.
Κάθε πολιτική διατηρεί επίσης το δικό της ιστορικό αλλαγών: κάθε ενημέρωση, κλείδωμα και ξεκλείδωμα καταχωρείται εκεί μαζί με το αίτημα έγκρισης που το συνόδευε, ώστε να βλέπετε πάντα τι άλλαξε, ποιος το ζήτησε και ποιος το ενέκρινε. Οι ολοκληρωμένες αλλαγές καταγράφονται επίσης ως συμβάντα ασφαλείας.
Πριν αυξήσετε τον απαιτούμενο αριθμό εγκρίσεων, βεβαιωθείτε ότι αρκετά Μέλη διαθέτουν δικαίωμα Έγκρισης στη ροή εργασίας-στόχο για να τον καλύψουν. Το σύστημα αποκλείει διαμορφώσεις που δεν μπορούν ποτέ να ικανοποιηθούν.
Το κλείδωμα είναι το βήμα δέσμευσης της Διακυβέρνησης. Απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση για κάθε μελλοντική αλλαγή στην πολιτική της ροής εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της τροποποίησης του αριθμού εγκρίσεων, της ρύθμισης «Πάντα να απαιτείται έγκριση» ή του ξεκλειδώματος.
Κάθε αλλαγή πολιτικής εκτελείται ως αίτημα Διαχείρισης Πολιτικών ανεξάρτητα από το αν η πολιτική-στόχος είναι κλειδωμένη ή όχι — το κλείδωμα δεν αλλάζει πού κατευθύνεται μια αλλαγή, μόνο πώς ολοκληρώνεται:
Μόλις κλειδωθεί, κανένα μεμονωμένο άτομο δεν μπορεί να αποδυναμώσει μόνο του τη Διακυβέρνηση της ροής εργασίας. Οι αλλαγές παραμένουν συνήθεις — κάθε Μέλος του οποίου το Προφίλ Ροής Εργασίας παρέχει δικαίωμα έγκρισης στη Διαχείριση Πολιτικών μπορεί να τις εξετάσει και να τις εγκρίνει, αλλά πάντα απαιτούνται τουλάχιστον δύο άτομα.
Το κλείδωμα εφαρμόζεται ανά ροή εργασίας. Το κλείδωμα του Αιτήματος Ανάληψης δεν επηρεάζει το Αίτημα Μεταφοράς ή οποιαδήποτε άλλη ροή εργασίας — περιορίζετε μία ροή εργασίας τη φορά, με τον δικό σας ρυθμό. Δείτε Εισαγωγή Διακυβέρνησης για την προτεινόμενη σειρά υλοποίησης.
Το κλείδωμα και το ξεκλείδωμα είναι επίσης αιτήματα
Τρία είδη αιτημάτων εκτελούνται μέσω της ροής εργασίας Manage Policies. Θα τα βλέπετε με τις ονομασίες τους στην ουρά έγκρισης, στο ιστορικό αλλαγών κάθε πολιτικής και στα συμβάντα ασφαλείας:
Request | Τι κάνει |
|---|---|
Ενημέρωση πολιτικής | Τροποποιεί τις ρυθμίσεις μιας πολιτικής: τον αριθμό εγκρίσεων ή την επιλογή «Always require approval». |
Κλείδωμα πολιτικής | Κλειδώνει μια πολιτική |
Ξεκλείδωμα πολιτικής | Ξεκλειδώνει μια κλειδωμένη πολιτική |
Το κλείδωμα δεν εξαιρείται από τους κανόνες του: ένα αίτημα κλειδώματος ακολουθεί τον ίδιο κύκλο ζωής με οποιοδήποτε άλλο αίτημα Manage Policies. Εάν διαθέτετε Execute στο Manage Policies και η ρύθμιση «Always require approval» είναι OFF, το κλείδωμα τίθεται σε ισχύ αμέσως· διαφορετικά, παραμένει στην ουρά και η πολιτική μένει ξεκλείδωτη μέχρι να εγκριθεί το αίτημα.
Πώς ολοκληρώνεται μια αλλαγή πολιτικής
Συνοψίζοντας, το αποτέλεσμα κάθε αιτήματος Manage Policies:
Πολιτική-στόχος | Επίπεδο αιτούντος στο Manage Policies | «Always require approval» στο Manage Policies | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|---|
Κλειδωμένο | Οποιοδήποτε, συμπεριλαμβανομένου του επιπέδου Execute | ON ή OFF | Αναμένει έγκριση — αποφασίζει το κλείδωμα |
Ξεκλειδωμένο | Initiate, χωρίς Execute | ON ή OFF | Αναμένει έγκριση |
Ξεκλειδωμένο | Εκτέλεση | ΕΝΕΡΓΗ | Αναμένει έγκριση — το Execute είναι ανενεργό |
Ξεκλειδωμένο | Εκτέλεση | ΑΝΕΝΕΡΓΉ | Ολοκληρώνεται αμέσως |
Δύο τρόποι διακυβέρνησης αλλαγών πολιτικής
Έλεγχος | Εύρος | Αποτέλεσμα |
|---|---|---|
Κλείδωμα πολιτικής | Η πολιτική μιας ροής εργασιών | Οι αλλαγές σε αυτή την πολιτική απαιτούν ανεξάρτητη έγκριση· οι υπόλοιπες ροές εργασιών δεν επηρεάζονται. |
«Πάντα απαιτείται έγκριση» στο Manage Policies | Όλες οι πολιτικές | Κάθε αλλαγή πολιτικής, σε κάθε ροή εργασιών, περνά από έγκριση. Ένας κεντρικός διακόπτης Διακυβέρνησης. |
Οι δύο μηχανισμοί ελέγχου είναι συμπληρωματικοί και δεν συγκρούονται ποτέ: όπου εφαρμόζεται έστω και ο ένας, η αλλαγή αναμένει έγκριση, και η ταυτόχρονη ενεργοποίηση και των δύο δεν αλλάζει κάτι επιπλέον. Χρησιμοποιήστε το κλείδωμα για σταδιακή σύσφιξη· χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Manage Policies όταν θέλετε να ελέγχονται όλες οι αλλαγές πολιτικής ταυτόχρονα.
Κλείδωμα του ίδιου του Manage Policies
Το Manage Policies είναι μια ροή εργασιών όπως κάθε άλλη: έχει τη δική της πολιτική, και αυτή η πολιτική έχει το δικό της κλείδωμα. Το κλείδωμά του αποτελεί την οριστική δέσμευση μιας ανάπτυξης Διακυβέρνησης. Μόλις κλειδωθεί η πολιτική του Manage Policies, κάθε αλλαγή στους κανόνες οπουδήποτε στον Οργανισμό — συμπεριλαμβανομένου του ξεκλειδώματος οποιασδήποτε πολιτικής και του ίδιου του Manage Policies — απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση. Από εκείνο το σημείο και μετά, κανένας μεμονωμένος χρήστης δεν μπορεί να χαλαρώσει τη Διακυβέρνηση μέσω του προϊόντος.
Για τον ίδιο λόγο υπάρχει η παρακάτω διασφάλιση ανεξάρτητου εγκριτή: το σύστημα δεν επιτρέπει το κλείδωμα μιας πολιτικής σε κατάσταση που κανείς δεν θα μπορούσε ποτέ να αλλάξει. Δείτε Ανάπτυξη Διακυβέρνησης για το πότε πρέπει να γίνει αυτό το βήμα.
Μόλις κατανοήσετε τις πολιτικές, το Εφαρμογή διακυβέρνησης σας καθοδηγεί στην ασφαλή ενεργοποίησή τους: ρύθμιση, επαλήθευση και έπειτα κλείδωμα, ένα workflow τη φορά, με πρακτικά παραδείγματα.
Η επιλογή «Απαιτείται πάντα έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΗ για το συγκεκριμένο workflow. Το Execute είναι ανενεργό όσο η ρύθμιση είναι ΕΝΕΡΓΗ· κάθε αίτημα μπαίνει στην ουρά για ανεξάρτητη έγκριση. Για να επαναφέρετε την άμεση ολοκλήρωση, απενεργοποιήστε τη ρύθμιση στις Πολιτικές — σημειώστε ότι αυτή είναι ενέργεια Manage Policies και ενδέχεται να απαιτεί κι αυτή έγκριση.
Εάν το υπό εξέταση αίτημα αφορά αλλαγή πολιτικής, ελέγξτε επίσης την πολιτική-στόχο: οι αλλαγές σε κλειδωμένη πολιτική αναμένουν πάντα έγκριση, ανεξαρτήτως του Execute. Αυτή είναι η αναμενόμενη λειτουργία του κλειδώματος.
Το κλείδωμα αποτελεί κι αυτό αίτημα Manage Policies. Εάν η επιλογή «Απαιτείται πάντα έγκριση» είναι ΕΝΕΡΓΗ για το Manage Policies, ή το Προφίλ Workflow σας δεν διαθέτει Execute σε αυτό, το κλείδωμα αναμένει ανεξάρτητη έγκριση όπως κάθε άλλο αίτημα. Η πολιτική παραμένει ξεκλείδωτη έως ότου εγκριθεί το αίτημα κλειδώματος· θα το βρείτε στην ουρά εγκρίσεων και στο ιστορικό αλλαγών της πολιτικής μόλις ολοκληρωθεί.
Μετρήστε τα ενεργά Μέλη που διαθέτουν Approve στο συγκεκριμένο workflow, εξαιρώντας τον εαυτό σας. Εάν ένας εγκριτής απενεργοποιήθηκε μετά τη δημιουργία του αιτήματος, οι υπόλοιποι εγκριτές ενδέχεται να μην επαρκούν για τον απαιτούμενο αριθμό· ένα εκκρεμές αίτημα δεσμεύεται στο κατώφλι που ίσχυε κατά τη δημιουργία του, ακόμα και αν η πολιτική έχει αλλάξει έκτοτε. Επανενεργοποιήστε το Μέλος ή εκχωρήστε Approve σε άλλο ενεργό Μέλος για να ξεμπλοκάρετε το αίτημα.
Τουλάχιστον ένα άλλο Μέλος πρέπει να διαθέτει Approve στο workflow Manage Policies πριν κλειδωθεί οποιαδήποτε πολιτική. Χωρίς ανεξάρτητο εγκριτή, μια κλειδωμένη πολιτική δεν θα μπορούσε ποτέ να τροποποιηθεί. Εκχωρήστε Approve στο Manage Policies σε άλλο Μέλος και δοκιμάστε ξανά.
Η ρύθμιση θα δημιουργούσε αιτήματα που κανείς δεν μπορεί να εγκρίνει — συνήθως πρόκειται για ένα μεμονωμένο Μέλος που κατέχει ταυτόχρονα Initiate και το μοναδικό Approve στο workflow, με απαιτούμενο αριθμό εγκρίσεων ίσο με ένα. Εκχωρήστε Approve σε τουλάχιστον ένα ακόμα Μέλος, ή δώστε στο Μέλος που κάνει Initiate το Execute ώστε τα αιτήματά του να ολοκληρώνονται χωρίς έλεγχο, εφόσον το επιτρέπει η πολιτική.