Ένα οργανόγραμμα είναι ένα έγγραφο, οπτικό ή γραπτό, που δείχνει πώς είναι δομημένη εσωτερικά η επιχείρησή σας. Αποτυπώνει ποιος κατέχει ποιον ρόλο, πώς σχετίζονται τα διάφορα μέρη της επιχείρησης μεταξύ τους και ποιος αναφέρεται σε ποιον. Στην κορυφή του οργανογράμματος θα βρίσκατε συνήθως το διοικητικό συμβούλιο ή την ανώτερη διοίκηση, με την υπόλοιπη επιχειρηματική δομή να εκτείνεται προς τα κάτω από εκεί.
Στην καθημερινή επιχειρηματική ζωή, τα οργανογράμματα χρησιμοποιούνται για την ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων, τον προγραμματισμό προσωπικού και την επικοινωνία της οργάνωσης της επιχείρησης. Στο πλαίσιο της ενσωμάτωσης εταιρικών λογαριασμών, εξυπηρετούν έναν διαφορετικό αλλά σχετικό σκοπό: μας βοηθούν να κατανοήσουμε ποιοι είναι οι βασικοί υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων, πώς ρέει η εξουσία μέσω της επιχείρησης και εάν τα άτομα που συνδέονται με τον λογαριασμό βρίσκονται σε ένα επίπεδο όπου έχουν πραγματικά τον έλεγχο του τρόπου χρήσης του.
Αξίζει να σημειωθεί ότι ένα οργανόγραμμα δεν είναι πάντα ένα αυτόνομο έγγραφο. Μπορεί να είναι μια διαφάνεια από μια εσωτερική παρουσίαση, μια σελίδα από ένα ενημερωτικό σημείωμα ή ένα απλό διάγραμμα που έχει συνταχθεί για τον σκοπό αυτό. Αυτό που έχει σημασία είναι να είναι ακριβές, ενημερωμένο και υπογεγραμμένο από κάποιον με την αρμοδιότητα να το επιβεβαιώσει.
Η κατανόηση της δομής διαχείρισης μιας επιχείρησης είναι μέρος της κατανόησης της ίδιας της επιχείρησης. Για μεγαλύτερες ή πιο σύνθετες οντότητες, δεν είναι πάντα προφανές μόνο από τα έγγραφα σύστασης ποιος διευθύνει πραγματικά τις καθημερινές λειτουργίες ή ποιος βρίσκεται πάνω από τα άτομα που αναφέρονται στον λογαριασμό.
Το οργανόγραμμα καλύπτει αυτό το κενό. Μας επιτρέπει να δούμε εάν τα άτομα με τα οποία συναλλασσόμαστε κατέχουν πραγματικά τις θέσεις που ισχυρίζονται ότι κατέχουν, και μας δίνει μια σαφέστερη εικόνα της συνολικής δομής της οντότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν μια επιχείρηση έχει πολλαπλά επίπεδα διαχείρισης, θυγατρικές ή όπου η ιδιοκτησία και ο έλεγχος κατέχονται από διαφορετικά άτομα.
Αυτό υποστηρίζει την ευρύτερη διαδικασία Δέουσας Επιμέλειας Πελατών που απαιτείται σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς κανονισμούς των ΗΠΑ, συγκεκριμένα την απαίτηση κατανόησης της δομής ελέγχου των οντοτήτων με τις οποίες συνεργαζόμαστε.
Το έγγραφο που υποβάλλετε πρέπει να εμφανίζει σαφώς όλα τα ακόλουθα:
Απαιτούμενες πληροφορίες | Λεπτομέρειες |
|---|---|
Πλήρης νομική επωνυμία της επιχείρησης | Η οντότητα στην οποία αναφέρεται το οργανόγραμμα. |
Ονόματα και τίτλοι της ανώτερης διοίκησης | Όλοι σε επίπεδο διευθυντή και άνω, καθώς και οποιαδήποτε άλλα άτομα με σημαντική εξουσία λήψης αποφάσεων. |
Γραμμές αναφοράς | Μια σαφής ένδειξη του ποιος αναφέρεται σε ποιον, δείχνοντας πώς ρέει η εξουσία μέσω της επιχείρησης. |
Ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης | Πότε το οργανόγραμμα ελέγχθηκε πιο πρόσφατα και επιβεβαιώθηκε ως ακριβές. |
Υπογραφή από εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο | Μια υπογραφή ή γραπτή επιβεβαίωση από διευθυντή ή ισοδύναμο, που επιβεβαιώνει ότι το οργανόγραμμα είναι ακριβές και τρέχον. |
Δεν έχει κάθε επιχείρηση ένα επίσημο οργανόγραμμα, και αυτό είναι απολύτως εντάξει. Εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή και η δομή είναι απλή, μια απλή γραπτή περιγραφή του ποιος κατέχει ποιον ρόλο και ποιος αναφέρεται σε ποιον είναι απολύτως αποδεκτή, αρκεί να είναι υπογεγραμμένη και χρονολογημένη από εξουσιοδοτημένο άτομο.
Αυτό που προσπαθούμε να κατανοήσουμε είναι η δομή, όχι η μορφή. Εάν μπορείτε να το επικοινωνήσετε ξεκάθαρα γραπτώς, δεν χρειάζεται να παράγετε ένα ολοκληρωμένο διάγραμμα.
Οποιοδήποτε από τα παρακάτω θα γίνει δεκτό, εφόσον περιλαμβάνει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες που αναφέρονται παραπάνω:
Παρακάτω ακολουθεί ένα παράδειγμα αποδεκτού εγγράφου. Χρησιμοποιήστε το ως αναφορά κατά την προετοιμασία της υποβολής σας.
Εάν δεν είστε σίγουροι ποιο επίπεδο λεπτομέρειας απαιτείται ή εάν το υπάρχον οργανόγραμμά σας θα πληροί τις απαιτήσεις μας, επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης ενσωμάτωσης πριν την υποβολή. Μπορούμε να εξετάσουμε αυτό που έχετε και να σας ενημερώσουμε εάν θα λειτουργήσει.