Udrulning af ledelse

Execute-niveauet og indstillingen "Kræv altid godkendelse" giver to tilstande:

• Hurtig vej for nogle, godkendelse for resten. Lås politikken med "Kræv altid godkendelse" slået FRA. Medlemmer, hvis profil indeholder Execute, gennemfører anmodninger med det samme; alle andre går gennem godkendelse. Låsen forhindrer enhver i at lempe reglerne på egen hånd.
• Godkendelse for alle. Lås politikken med "Kræv altid godkendelse" slået TIL. Alle anmodninger – inklusive Ejerens – går gennem uafhængig godkendelse. Ingen enkeltperson kan gennemføre en styret handling alene.

Forskellige workflows kan have forskellige tilstande. En typisk opsætning: godkendelse for alle ved Withdrawal Request, hurtig vej ved Transfer Request (midlerne forbliver inden for Organisationen) og godkendelse ved Manage Policies for at beskytte reglerne selv.

De første tre trin kan fortrydes frit. Låsning er den endelige binding.

Trin 1 – Bootstrap

Ejeren starter med den systemdefinerede Admin-profil og rollen Full access: Execute på alle workflows, alle tilladelser på alle konti. Alle workflows starter med åben politik. Som enkeltbruger-organisation arbejder du præcis som før – intet afventer godkendelse, da der ikke er nogen til at godkende.

Trin 2 – Konfigurer

Opbyg godkendelsesopsætningen for ét workflow – typisk Withdrawal Request først – mens "Always require approval" er slået fra:

1. Inviter Members og tildel Workflow Profiles med Approve på det pågældende workflow. Den systemdefinerede Approver-profil giver godkendelsesrettigheder på alle workflows; Funds Manager dækker start og godkendelse af overførsler og udbetalinger.
2. Tildel Account Roles, så initiativtagere har de rette tilladelser til midlertransaktioner på de rette konti.
3. Angiv det påkrævede antal godkendelser på det pågældende workflow.
4. Hvis du planlægger at låse (Trin 4), skal du nu oprette oplåsningsruten i Manage Policies: én Member, der kan starte en Manage Policies-anmodning, plus så mange andre Members med Approve på Manage Policies, som det pågældende workflow kræver. Systemet kontrollerer ikke dette, inden det lader dig låse.

Intet er håndhævet endnu. Du beholder Execute og arbejder som normalt, mens de øvrige elementer falder på plads.

Trin 3 – Valider

Slå "Kræv altid godkendelse" TIL for den pågældende arbejdsgang. Alle anmodninger sættes nu i kø – også dine egne. Verificer med rigtige anmodninger:

• Godkendere kan se afventende anmodninger og godkende eller afvise dem.
• Det krævede antal godkendelser kan opfyldes med dit nuværende team.
• Hele forløbet – fra igangsættelse til gennemførelse – fungerer som forventet. Kontrollér, at de tilhørende sikkerhedshændelser linker tilbage til deres anmodninger.

Dette er det sikre vindue: ledelsen er aktiv, men politikken er ikke låst, så du kan slå indstillingen FRA, justere og prøve igen så mange gange, du har brug for. Beslut, om den endelige opsætning skal beholde "Kræv altid godkendelse" slået TIL eller FRA, inden du låser politikken.

Trin 4 – Lås

Lås politikken. Låsning er i sig selv en Manage Policies-anmodning: kræver Manage Policies allerede godkendelse, træder låsen i kraft, når et andet medlem godkender den. Fra dette tidspunkt gælder:

• Alle anmodninger følger de konfigurerede godkendelsesregler.
• Enhver ændring af denne politik – antallet af godkendelser, indstillingen "Kræv altid godkendelse" og oplåsning – afventer godkendelse fra et andet medlem med Approve på Manage Policies. Execute på Manage Policies omgår ikke dette: låsen tilsidesætter øjeblikkelig gennemførelse for den låste politik.
• Ejerens ændringer gennemgår samme behandling som alle andres.

Trin 5 – Gentag

Alle andre arbejdsgange beholder deres nuværende opsætning, indtil du vender tilbage til trin 2 for dem. Enhver kombination af styrede og ustyrede arbejdsgange er en gyldig tilstand – forløbet er en anbefaling, ikke et krav.

Det sidste trin – lås selve Administrer politikker

Administrer politikker har sin egen politik og sin egen lås. Når du låser den, er udrulningen afsluttet: fra da af kræver enhver regelændring i organisationen – politikindstillinger, låsninger og oplåsninger på alle arbejdsgange – uafhængig godkendelse, og ingen enkeltperson kan igen lempe ledelsen via produktet.

Udfør dette trin sidst, når alle de arbejdsgange, du vil styre, er konfigureret og låst. Bekræft først, at en anmodning om Administrer politikker stadig kan startes og godkendes uden dig: én der kan starte den, plus så mange andre medlemmer med Godkend på Administrer politikker, som den arbejdsgang kræver – alle verificerede og aktive. Låste politikker kan kun ændres, så længe den rute eksisterer – systemet kontrollerer det ikke for dig. Se Politikker, godkendelser og ledelse for at læse om, hvordan denne lås fungerer.

En CFO ønsker at gennemføre udbetalinger umiddelbart selv, mens alle udbetalinger fra fondsforvalterne går igennem hendes godkendelse.

Arbejdsgangsprofiler:

Alle tre har en kontofunktion, der giver ret til at udbetale fra driftskonti. Niveauerne i dette eksempel gælder kun Withdrawal Request. Den systemdefinerede Initiator-profil giver også Initiate-adgang på alle andre arbejdsgange. Brug en brugerdefineret profil, hvis fondsforvalterne skal kunne starte udbetalinger, men ikke andre styrede handlinger.

Withdrawal Request-politik: påkrævede godkendelser: 1, „Always require approval“ slået FRA, politik låst.

Resultatet: CFO'ens udbetalinger gennemføres øjeblikkeligt via Execute. Hver fondsforvalters udbetaling afventer én godkendelse – i praksis CFO'ens, da hun er den eneste godkender. Ingen kan ændre disse regler alene, fordi politikken er låst.

Kontrollér inden låsning, at en Manage Policies-anmodning stadig kan godkendes uden den person, der starter den: det kræver lige så mange medlemmer med Approve på Manage Policies, som arbejdsgangen foreskriver. De pågældende medlemmer godkender fremtidige politikændringer og anmodninger om oplåsning. Systemet kontrollerer ikke dette for dig.

Stramning på et senere tidspunkt. Når virksomheden beslutter, at alle udbetalinger – inkl. CFO'ens – skal gennemgås, sker ændringen via en politikanmodning (uafhængig godkendelse kræves, da politikken er låst):

1. Flyt fondsforvalterne til en profil med Approve, så de kan gennemgå hinandens og CFO'ens anmodninger.
2. Hæv det krævede antal godkendelser til 2.
3. Slå „Always require approval“ TIL.

CFO'ens Execute forbliver på hendes profil, men er inaktiv. Hvis virksomheden på et tidspunkt lempede politikken igen, genoptages hendes hurtige spor uden at nogen behøver at gentildele adgang.

Et team på fire i Withdrawal Request-arbejdsgangen, der viser, hvordan godkendelsesret afgøres pr. anmodning:

Politik: krævet antal godkendelser: 2, «Always require approval» slået TIL (så ejerens Execute er inaktiv).

• Withdrawal Request konfigureret, valideret og låst
• Transfer Request-konfiguration besluttet (hurtig vej eller fuld godkendelse) og låst
• Manage Addresses' godkendelseskrav fastsat – hvidlisten beskytter alle udbetalinger
• Manage Team & Access og Manage API Keys' politikker fastsat – ændringer i adgang og nye legitimationsoplysninger bør gennemgås
• Manage Policies underlagt ledelse og – som den endelige forpligtelse – sin egen politik låst, så reglerne er beskyttet
• En Manage Policies-anmodning kan stadig igangsættes og godkendes uden én enkelt person – én til at igangsætte den, plus så mange andre medlemmer med Approve på den pågældende arbejdsgang som krævet, så låste politikker forbliver ændringsegnede
• En periodisk adgangsgennemgang planlagt ved hjælp af sikkerhedshændelser