Zavádění správy

Tento průvodce vás provede zaváděním požadavků na schvalování do vaší Organizace – vždy jeden pracovní postup najednou. Celou správu není nutné konfigurovat najednou – systém je navržen tak, abyste mohli každý pracovní postup převést z rychlých jednouživatelských operací na plně řízené schvalování více stranami vlastním tempem.

Informace o tom, jak fungují zásady a nastavení schvalování, najdete v části Zásady, schvalování a správa. Popis modelu oprávnění najdete v části Oprávnění a pracovní postupy.

Dva způsoby správy pracovního postupu

Vzájemné působení funkce Execute a možnosti „Vždy vyžadovat schválení" vám pro každý pracovní postup nabízí dvě možnosti správy:

Schvalování pro některé, rychlá cesta pro ostatní: Uzamkněte zásadu s možností „Vždy vyžadovat schválení" nastavenou na VYPNUTO. Členové s oprávněním Execute mohou akce dokončit okamžitě; ostatní procházejí schvalovacím procesem. Zámek brání komukoliv v tom, aby tato pravidla změnil samostatně.
Schvalování pro všechny: Uzamkněte zásadu s možností „Vždy vyžadovat schválení" nastavenou na ZAPNUTO. Každý člen, včetně vlastníka, musí projít frontou schvalování. Žádná jednotlivá osoba nemůže akci dokončit samostatně.

Postup krok za krokem

První tři kroky jsou vratné. Čtvrtý krok – uzamčení – je bodem, za nímž není cesty zpět.

Krok 1: Bootstrap

Vlastník začíná s plnými oprávněními pro všechny workflow. V této fázi je vlastník jediným členem a může provést jakoukoli akci bez schválení. Toto je očekávaný výchozí stav.

Krok 2: Konfigurace

Sestavte nastavení schvalování pro konkrétní workflow, přičemž možnost „Vždy vyžadovat schválení" zůstane vypnutá. Vlastník si ponechává oprávnění Execute a může pokračovat v běžné práci.

Pozvěte členy a přiřaďte jim oprávnění Approve pro daný pracovní postup.
Nastavte požadovaný počet schválení.
Pokud plánujete uzamknout zásadu (krok 4), ujistěte se, že alespoň jeden další člen má oprávnění Approve pro pracovní postup Manage Policies. Systém vyžaduje nezávislého schvalovatele, než uzamčení povolí.

Na konci tohoto kroku jsou pravidla schvalování definována a příslušní lidé mají přiřazena oprávnění, avšak nic ještě není vynucováno. Vlastník může stále dokončovat akce prostřednictvím Execute a zásady může stále měnit samostatně.

Krok 3: Ověření

Přepněte možnost „Always require approval" do polohy ZAP pro daný pracovní postup. Tím musí každá akce, včetně akcí vlastníka, projít schválením. Ověřte, že:

Schvalovatelé dostávají čekající žádosti a mohou na ně reagovat
Požadovaný počet schválení je dosažitelný s aktuálními členy
Celý průběh funguje podle očekávání

Protože zásada ještě není uzamčena, je stále možné změny vrátit. Přepněte možnost „Always require approval" do polohy VYP, abyste obnovili okamžité dokončování akcí, a upravte konfiguraci před dalším pokusem.

Toto je bezpečné okno pro testování. Správa je pro daný pracovní postup aktivní, vlastník si však ponechává výhradní kontrolu nad samotnou zásadou a může změny kdykoli vrátit.

Krok 4: Zámek

Jakmile jste spokojeni, zásadu uzamkněte. Toto je závazný krok. Od tohoto okamžiku:

Všechny žádosti se řídí nastavenými pravidly schvalování
Změny zásad – přepnutí možnosti „Vždy vyžadovat schválení", změna požadovaného počtu schválení nebo odemčení – také vyžadují nezávislé schválení
Žádná jednotlivá osoba nemůže sama oslabit správu tohoto workflow

Důležité: Před uzamčením se ujistěte, že alespoň jeden další aktivní člen má oprávnění Schválit pro workflow Správa zásad. Systém vyžaduje nezávislého schvalovatele, než umožní uzamčení.

Důležité: Uzamčením se odebere možnost jediné osoby samostatně oslabit správu tohoto workflow. Budoucí změny, včetně odemčení, závisí na dostupnosti nezávislého schvalovatele prostřednictvím workflow Správa zásad.

Krok 5: Opakování

Všechna ostatní workflow zůstávají jako přímé cesty – vlastník může i nadále používat oprávnění Spustit pro jakékoli workflow, jehož zásady nebyly uzamčeny. Pro další workflow se vraťte ke kroku 2.

Tento postup je doporučení, nikoli povinnost. Systém lze provozovat neomezeně dlouho s libovolnou kombinací spravovaných a nespravovaných workflow.

Příklad: selektivní správa výběrů

Finanční ředitel (CFO) chce zachovat možnost okamžitého provedení výběrů, zatímco všechny výběry správců fondů musí procházet schválením.

Nastavení oprávnění:

Člen	Zobrazit	Zahájit	Schválit	Provést
CFO	Ano	Ano	Ano	Ano
Správce fondu A	Ano	Ano	—	—
Správce fondu B	Ano	Ano	—	—

Nastavení zásad:

Požadovaná schválení: 1
Vždy vyžadovat schválení: VYPNUTO
Zásada: Uzamčeno

CFO může iniciovat výběry a okamžitě je dokončit pomocí Execute. Manažeři fondů mohou iniciovat výběry, každá žádost však vstupuje do fronty ke schválení a vyžaduje 1 schválení od CFO.

Přechod na úplnou správu: Pokud se CFO později rozhodne, že všechny výběry včetně jeho vlastních musí projít schválením, podá žádost o změnu zásady (která sama o sobě vyžaduje nezávislé schválení, protože zásada je uzamčena):

Přiřaďte manažerům fondů oprávnění Approve, aby mohli vzájemně posuzovat své žádosti.
Zvyšte požadovaný počet schválení na 2.
Přepněte „Vždy vyžadovat schválení" na ZAPNUTO.

Po této změně zůstane oprávnění Execute přiřazeno CFO, ale nemá žádný účinek. Zásada nyní vyžaduje nezávislé schválení pro každou žádost, včetně žádostí CFO.

Ponechání oprávnění Execute přiřazeného i v případě, kdy nemá aktuálně žádný účinek, zachovává rozsah přístupu člena v matici oprávnění. To bude zvláště užitečné, až bude dostupná podpora více účtů – Execute pak bude také určovat, na kterých účtech může člen provádět operace.

Příklad: schvalovací scénáře se čtyřmi členy

Tento příklad ukazuje plně nakonfigurovaný workflow Initiate Withdrawal a ilustruje, jak oprávnění a zásady spolupůsobí v praxi. Rozvržení odpovídá matici oprávnění zobrazené v uživatelském rozhraní produktu.

Člen	Zobrazit	Zahájit	Schválit	Provést
Vlastník organizace	Ano	Ano	Ano	Ano
Alice	Ano	Ano	Ano	—
Bob	Ano	—	Ano	—
Charlie	Ano	Ano	—	—

Zásada: Požadovaná schválení: 2 ze 3 dostupných schvalovatelů. Vždy vyžadovat schválení: ZAPNUTO.

Vlastník má oprávnění Execute, ale protože je „Vždy vyžadovat schválení" ZAPNUTO, nemá žádný účinek.

Každou žádost o výběr musí schválit 2 nezávislí členové. Člen, který žádost podal, se z okruhu schvalovatelů pro danou žádost vylučuje.

Scénář	Kdo iniciuje	Kdo musí schválit	Proč
Owner vybírá	Majitel	Alice a Bob	Po vyloučení Ownera zbývají jen 2 členové s oprávněním Approve. Oba musí schválit.
Alice vybírá	Alice	Owner a Bob	Alice je vyloučena. Zbývají schvalovatelé: Owner a Bob.
Charlie vybírá	Charlie	Libovolní 2 z: Owner, Alice, Bob	Charlie nemá oprávnění Approve, takže všichni 3 schvalovatelé mohou schvalovat. Postačí libovolní 2.
Bob iniciuje	—	—	Bob nemá oprávnění Initiate. Nemůže vytvořit žádost o výběr. Může pouze schvalovat.