Zásady, schvalování a správa

Každá řízená akce v Organizaci sleduje stejný životní cyklus:

Krok 1 — Zahájení: Člen s oprávněním Zahájit nebo Provést vytvoří požadavek.

Krok 2 — Kontrola okamžitého dokončení: Pokud Člen drží oprávnění Provést a pracovní postup nevyžaduje schválení ("Vždy vyžadovat schválení" je VYPNUTO), požadavek je dokončen okamžitě. Žádná fronta na schválení, žádné čekání.

Krok 3 — Fronta schvalování: Pokud požadavek nelze dokončit okamžitě – buď proto, že Členovi chybí oprávnění Provést, nebo proto, že "Vždy vyžadovat schválení" je ZAPNUTO – požadavek vstoupí do fronty schvalování. Členové s oprávněním Schválit pro tento pracovní postup jej mohou zkontrolovat.

Krok 4 — Prahová hodnota schválení: Jakmile je dosaženo požadovaného počtu nezávislých schválení, požadavek je dokončen.

Krok 5 — Zamítnutí: Jakýkoli jednotlivec, který schvaluje, může zamítnout čekající požadavek. Zamítnutý požadavek není dokončen.

Člen nemůže schválit svůj vlastní požadavek. Toto pravidlo je systémem vynucováno ve všech pracovních postupech a nelze jej přepsat žádným oprávněním ani konfigurací zásad.

Jediný způsob, jak může jednotlivec Člen dokončit akci sám, je prostřednictvím oprávnění Provést a pouze tehdy, když to zásada pracovního postupu umožňuje.

Oprávnění Provést interaguje s nastavením zásady "Vždy vyžadovat schválení":

Oprávnění Provést není odebráno Členovi. Zůstává viditelné v konfiguraci oprávnění, ale systém jej ignoruje, pokud je "Vždy vyžadovat schválení" ZAPNUTO. Uživatelské rozhraní zobrazuje indikátor barvy upozornění ve sloupci Provést. Pokud později přepnete "Vždy vyžadovat schválení" zpět na VYPNUTO, Člen může opět okamžitě dokončovat akce, aniž by mu bylo nutné oprávnění znovu přiřazovat.

Když Člen použije oprávnění Provést k okamžitému přidání nebo odebrání adresy na bílé listině (bez nezávislých schvalovatelů), systém odešle e-mailové potvrzení předtím, než změna vstoupí v platnost. Změna adresy není dokončena, dokud není potvrzení provedeno.

1. Přejděte do sekce Správa zásad ve vaší Organizaci.
2. Vyberte pracovní postup, který chcete konfigurovat (například Iniciovat výběr).
3. Nastavte požadovaný počet schválení – to je počet nezávislých Členů s oprávněním Schválit, kteří musí žádost potvrdit, než bude dokončena.
4. Zvolte, zda chcete povolit „Vždy vyžadovat schválení“. Pokud je ZAPNUTO, každá žádost v tomto pracovním postupu musí projít schvalovací frontou, a to i od Členů s oprávněním Provedení. Pokud je VYPNUTO, Členové s oprávněním Provedení mohou akce provádět okamžitě.
5. Zkontrolujte konfiguraci a potvrďte.

Pokud má samotný pracovní postup Správy zásad nakonfigurovanou zásadu, vaše změny mohou vstoupit do schvalovací fronty. Podrobnosti o tom, jak funguje správa zásad, naleznete v části Uzamčení zásad.

Každý pracovní postup má vlastní zásadu se dvěma nastaveními:

Uzamčení zásad zabraňuje jakémukoli jednotlivému Členovi, včetně Vlastníka organizace, samostatně měnit nastavení správy pracovního postupu.

Pokud je zásada uzamčena:

• Jakákoli změna zásady tohoto pracovního postupu vyžaduje schválení od nezávislých Členů
• Odemknutí rovněž vyžaduje nezávislé schválení
• Vlastník je vázán stejnými pravidly jako každý jiný Člen

Jakmile je správa uzamčena, nikdo ji nemůže sám oslabit. Budoucí změny jsou stále možné, ale závisí na dostupnosti nezávislého schválení a pokrytí schvalovatelů.

Rozsah: Uzamčení zásad se vztahuje na každý pracovní postup. Uzamčení zásady jednoho pracovního postupu neovlivňuje žádný jiný pracovní postup. To vám umožní postupně zpřísňovat správu, jeden pracovní postup po druhé.

Tyto dvě kontroly slouží stejnému cíli na různých úrovních:

Systém vynucuje bezpečnostní opatření, aby zabránil neplatným nebo nevymahatelným konfiguracím:

Dostupnost schvalovatelů: Zásadu nelze uzamknout, pokud alespoň jeden další Člen (kromě osoby, která provádí uzamčení) nemá oprávnění Schválit pro pracovní postup Správa zásad. Bez toho by uzamčená zásada mohla vytvořit patovou situaci, kdy by nikdo nemohl schvalovat budoucí změny.

Prevence zablokování: Systém zablokuje uložení zásady, pokud jediný Člen s oprávněním Schválit pro pracovní postup má také oprávnění Iniciovat a požadovaný počet schválení je 1. Vzhledem k tomu, že Členové nemohou schvalovat vlastní požadavky, požadavky tohoto Člena by neměly žádného oprávněného schvalovatele.

Deaktivace nekontroluje pokrytí schvalovateli: Deaktivace nebo odebrání Člena v současné době proběhne, i když to sníží počet dostupných schvalovatelů pod požadovanou hranici pro daný pracovní postup. Automatické kontroly pokrytí pro deaktivaci jsou plánovány pro budoucí vydání. Do té doby se ujistěte, že zůstává dostatek dalších Členů s oprávněním Schválit aktivních, aby splňovali požadovaný počet schválení pro dotčené pracovní postupy před deaktivací Člena, nebo kontaktujte podporu, pokud potřebujete pomoc.

Jakmile porozumíte, jak fungují zásady a schvalování, přečtěte si Zavádění správy, kde naleznete podrobného průvodce pro zavádění požadavků na schvalování, pracovní postup po pracovním postupu, včetně praktických příkladů ukazujících selektivní a plné konfigurace správy.