Organizační schéma

Co je tento dokument

Organizační schéma je dokument, vizuální nebo písemný, který ukazuje, jak je vaše společnost vnitřně strukturována. Znázorňuje, kdo zastává jakou roli, jak spolu souvisí různé části společnosti a kdo komu podléhá. V horní části schématu byste obvykle nalezli představenstvo nebo vrcholové vedení, přičemž zbytek obchodní struktury by navazoval níže.

V každodenním obchodním životě se organizační schémata používají pro zaškolování nových zaměstnanců, plánování počtu zaměstnanců a komunikaci o tom, jak je společnost organizována. V kontextu onboardingu firemních účtů slouží k jinému, ale souvisejícímu účelu: pomáhají nám pochopit, kdo jsou klíčoví rozhodovatelé, jak v podniku proudí autorita a zda se jednotlivci spojení s účtem nacházejí na úrovni, kde skutečně mají kontrolu nad tím, jak je účet používán.

Je třeba poznamenat, že organizační schéma není vždy samostatný dokument. Může to být snímek z interní prezentace, stránka z informačního memoranda nebo jednoduchý diagram vytvořený pro tento účel. Důležité je, aby bylo přesné, aktuální a potvrzené osobou s oprávněním jej potvrdit.

Proč o to žádáme

Pochopení manažerské struktury podniku je součástí pochopení samotného podniku. U větších nebo složitějších entit není vždy z pouhých zakládacích dokumentů zřejmé, kdo skutečně řídí každodenní provoz nebo kdo stojí nad jednotlivci uvedenými na účtu.

Organizační schéma tuto mezeru vyplňuje. Umožňuje nám zjistit, zda osoby, se kterými jednáme, skutečně zastávají pozice, které uvádějí, a dává nám jasnější představu o celkové struktuře subjektu. To je zvláště důležité tam, kde má podnik více úrovní řízení, dceřiné společnosti, nebo kde vlastnictví a kontrolu drží různé osoby.

To podporuje širší proces hloubkové kontroly zákazníka (Customer Due Diligence) požadovaný podle amerických federálních předpisů, konkrétně požadavek na pochopení kontrolní struktury entit, se kterými spolupracujeme.

Co musí váš dokument zobrazovat

Dokument, který předložíte, musí jasně zobrazovat všechny následující údaje:

Požadované informace	Podrobnosti
Úplný právní název společnosti	Subjekt, ke kterému se schéma vztahuje.
Jména a tituly vrcholového vedení	Všichni na úrovni ředitele a výše, stejně jako všechny ostatní osoby s významnou rozhodovací pravomocí.
Vztahy podřízenosti	Jasné označení, kdo komu podléhá, ukazující, jak autorita proudí v rámci společnosti.
Datum poslední aktualizace	Kdy bylo schéma naposledy zkontrolováno a potvrzeno jako přesné.
Podpis oprávněného zástupce	Podpis nebo písemné potvrzení od ředitele nebo rovnocenné osoby potvrzující, že schéma je přesné a aktuální.

Poznámka k menším společnostem

Ne každá společnost má formální organizační schéma, a to je naprosto v pořádku. Pokud je vaše společnost malá a struktura je jednoduchá, jednoduchý písemný popis toho, kdo zastává jakou roli a kdo komu podléhá, je zcela přijatelný, pokud je podepsán a datován oprávněnou osobou.

Snažíme se porozumět struktuře, nikoli formátu. Pokud to dokážete jasně sdělit písemně, nemusíte vytvářet uhlazený diagram.

Přijatelné dokumenty

Bude přijato kterékoli z následujících, za předpokladu, že obsahuje všechny výše uvedené požadované informace:

Interní organizační schéma podepsané oprávněným úředníkem
Diagram manažerské struktury zahrnutý v materiálech představenstva nebo ve firemní dokumentaci
Organizační schéma extrahované z informačního memoranda společnosti nebo investorského balíčku
Písemný popis manažerské struktury, kde není k dispozici vizuální schéma, podepsaný a datovaný ředitelem nebo rovnocennou osobou

Příklad dokumentu

Níže je uveden příklad přijatelného dokumentu. Použijte jej jako referenci při přípravě vaší žádosti.

Example of an organizational chart document

Potřebujete pomoci s tímto dokumentem?

Pokud si nejste jisti, jaká úroveň podrobností je zapotřebí, nebo zda vaše stávající organizační schéma splňuje naše požadavky, kontaktujte náš tým podpory pro onboarding před odesláním. Můžeme se podívat na to, co máte, a dát vám vědět, zda to bude fungovat.