গভর্নেন্স চালু করা হচ্ছে

এই নির্দেশিকাটি আপনার প্রতিষ্ঠানে একবারে একটি কার্যপ্রবাহে অনুমোদনের প্রয়োজনীয়তা প্রবর্তনের প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করে। আপনাকে একবারে সমস্ত শাসন ব্যবস্থা কনফিগার করার প্রয়োজন নেই — সিস্টেমটি এমনভাবে ডিজাইন করা হয়েছে যাতে আপনি প্রতিটি কার্যপ্রবাহকে দ্রুত একক-ব্যবহারকারীর অপারেশন থেকে আপনার নিজস্ব গতিতে সম্পূর্ণরূপে নিয়ন্ত্রিত বহু-পক্ষীয় অনুমোদনে স্থানান্তর করতে পারেন।

নীতিমালা এবং অনুমোদন সেটিংস কিভাবে কাজ করে তা দেখতে, নীতিমালা, অনুমোদন এবং শাসন দেখুন। অনুমতির মডেলের জন্য, অনুমতি এবং কার্যপ্রবাহ দেখুন।

একটি কার্যপ্রবাহ পরিচালনা করার দুটি উপায়

Execute এবং "Always require approval"-এর মধ্যে মিথস্ক্রিয়া আপনাকে প্রতিটি কার্যপ্রবাহের জন্য দুটি শাসন বিকল্প দেয়:

কিছুজনের জন্য অনুমোদন, অন্যদের জন্য দ্রুত পথ: "Always require approval" বন্ধ রেখে নীতিটি লক করুন। Execute অনুমতিপ্রাপ্ত সদস্যরা এখনও অবিলম্বে কাজগুলি সম্পন্ন করতে পারেন; অন্য সবাই অনুমোদনের মাধ্যমে যাবে। লকটি কাউকে একা এই নিয়মগুলি পরিবর্তন করা থেকে বিরত রাখে।
সবার জন্য অনুমোদন: "Always require approval" চালু রেখে নীতিটি লক করুন। মালিক সহ প্রতিটি সদস্যকে অনুমোদন সারির মধ্য দিয়ে যেতে হবে। কোনো একজন ব্যক্তি একা কোনো কাজ সম্পন্ন করতে পারবেন না।

ধাপে ধাপে অগ্রগতি

প্রথম তিনটি ধাপ পরিবর্তনযোগ্য। চতুর্থ ধাপ — লক করা — প্রতিশ্রুতির চূড়ান্ত বিন্দু।

ধাপ ১: বুটস্ট্র্যাপ

মালিক সমস্ত কার্যপ্রবাহে সম্পূর্ণ অনুমতি নিয়ে শুরু করেন। এই পর্যায়ে, মালিকই একমাত্র সদস্য এবং অনুমোদন ছাড়াই যেকোনো কাজ সম্পন্ন করতে পারেন। এটি প্রত্যাশিত শুরুর অবস্থা।

ধাপ ২: কনফিগার করুন

"Always require approval" বন্ধ রেখে একটি নির্দিষ্ট কার্যপ্রবাহের জন্য অনুমোদন সেটআপ তৈরি করুন। মালিক Execute অনুমতি ধরে রাখেন এবং স্বাভাবিকভাবে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।

সদস্যদের আমন্ত্রণ জানান এবং লক্ষ্য কার্যপ্রবাহে Approve অনুমতি দিন।
প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা সেট করুন।
আপনি যদি নীতিটি লক করার পরিকল্পনা করেন (ধাপ ৪), তাহলে নিশ্চিত করুন যে কমপক্ষে অন্য একজন সদস্য নীতিমালা পরিচালনা কার্যপ্রবাহে Approve অনুমতি ধরে রেখেছেন। সিস্টেমটি লক করার অনুমতি দেওয়ার আগে একজন স্বাধীন অনুমোদকের প্রয়োজন হয়।

এই ধাপের শেষে, অনুমোদন নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে এবং সঠিক ব্যক্তিদের অনুমতি রয়েছে, তবে এখনও কিছুই কার্যকর করা হয়নি। মালিক এখনও Execute-এর মাধ্যমে কাজগুলি সম্পন্ন করতে পারেন এবং এখনও একা নীতিমালা পরিবর্তন করতে পারেন।

ধাপ ৩: যাচাই করুন

লক্ষ্য কার্যপ্রবাহের জন্য "Always require approval" চালু করুন। এটি মালিকের সহ প্রতিটি কাজকে অনুমোদনের মধ্য দিয়ে যেতে বাধ্য করে। যাচাই করুন যে:

অনুমোদনকারীরা মুলতবি অনুরোধগুলি গ্রহণ করেন এবং সেগুলির উপর কাজ করতে পারেন
বর্তমান সদস্যদের দ্বারা প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা অর্জনযোগ্য
এন্ড-টু-এন্ড ফ্লো প্রত্যাশিত অনুযায়ী কাজ করে

যেহেতু নীতিটি এখনও লক করা হয়নি, আপনি এখনও ফিরে যেতে পারেন। অবিলম্বে সম্পন্নকরণ পুনরুদ্ধার করতে এবং আবার চেষ্টা করার আগে কনফিগারেশন সামঞ্জস্য করতে "Always require approval" বন্ধ করুন।

এটি পরীক্ষা-নিরীক্ষার জন্য নিরাপদ সময়। লক্ষ্য কার্যপ্রবাহের জন্য শাসন কার্যকর রয়েছে, তবে মালিক নীতির উপর একক নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখেন এবং যেকোনো সময় ফিরে যেতে পারেন।

ধাপ ৪: লক করুন

একবার সন্তুষ্ট হলে, নীতিটি লক করুন। এটি প্রতিশ্রুতির চূড়ান্ত বিন্দু। এখান থেকে:

সমস্ত অনুরোধ কনফিগার করা অনুমোদন নিয়ম অনুসরণ করবে
নীতির পরিবর্তন — "Always require approval" চালু/বন্ধ করা, প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা পরিবর্তন করা, অথবা আনলক করা — এগুলির জন্যও স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজন হবে
কোনো একজন ব্যক্তি একা এই কার্যপ্রবাহের শাসনকে দুর্বল করতে পারবেন না

গুরুত্বপূর্ণ: লক করার আগে, নিশ্চিত করুন যে কমপক্ষে একজন অন্য সক্রিয় সদস্য নীতিমালা পরিচালনা কার্যপ্রবাহে Approve অনুমতি ধরে রেখেছেন। সিস্টেমটি লক করার অনুমতি দেওয়ার আগে একজন স্বাধীন অনুমোদকের প্রয়োজন হয়।

গুরুত্বপূর্ণ: লক করা এই কর্মপ্রবাহে এককভাবে যে কোনো ব্যক্তির শাসন দুর্বল করার ক্ষমতাকে সরিয়ে দেয়। ভবিষ্যতের পরিবর্তনগুলি, আনলক করা সহ, Manage Policies কর্মপ্রবাহের মাধ্যমে একজন স্বাধীন অনুমোদকের উপলব্ধতার উপর নির্ভরশীল।

ধাপ ৫: পুনরাবৃত্তি করুন

অন্যান্য সমস্ত কর্মপ্রবাহ দ্রুত পথ হিসেবেই থাকে — মালিক এখনও যেকোনো কর্মপ্রবাহে Execute ব্যবহার করতে পারেন যার নীতি লক করা হয়নি। পরবর্তী কর্মপ্রবাহের জন্য ধাপ ২-এ ফিরে যান।

এই অগ্রগতি একটি সুপারিশ, আবশ্যিকতা নয়। আপনি নিয়ন্ত্রিত এবং অনিয়ন্ত্রিত কর্মপ্রবাহের যেকোনো সমন্বয় ব্যবহার করে অনির্দিষ্টকালের জন্য কাজ করতে পারেন।

উদাহরণ: উত্তোলনের জন্য নির্বাচনী শাসন

একজন সিএফও (CFO) অবিলম্বে উত্তোলন সম্পন্ন করার ক্ষমতা ধরে রাখতে চান, অন্যদিকে ফান্ড ম্যানেজারদের থেকে সমস্ত উত্তোলন পর্যালোচনার মধ্য দিয়ে যাওয়ার প্রয়োজন।

অনুমতি সেটআপ:

সদস্য	দেখুন	শুরু করুন	অনুমোদন করুন	নিষ্পাদন করুন
CFO	হ্যাঁ	হ্যাঁ	হ্যাঁ	হ্যাঁ
Fund Manager A	হ্যাঁ	হ্যাঁ	—	—
Fund Manager B	হ্যাঁ	হ্যাঁ	—	—

নীতি সেটিংস:

প্রয়োজনীয় অনুমোদন: ১
সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন: বন্ধ
নীতি: লক করা হয়েছে

CFO Execute ব্যবহার করে অবিলম্বে উত্তোলন শুরু এবং সম্পন্ন করতে পারেন। ফান্ড ম্যানেজাররা উত্তোলন শুরু করতে পারেন, তবে প্রতিটি অনুরোধ অনুমোদন সারিতে প্রবেশ করে এবং CFO-এর কাছ থেকে ১টি অনুমোদনের প্রয়োজন হয়।

সম্পূর্ণ শাসনে রূপান্তর: যখন CFO পরে সিদ্ধান্ত নেন যে তাদের নিজেদের সহ সমস্ত উত্তোলন অনুমোদনের মাধ্যমে যেতে হবে, তখন তারা একটি নীতি পরিবর্তনের অনুরোধ করেন (যার জন্য স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজন হয় কারণ নীতিটি লক করা আছে):

ফান্ড ম্যানেজারদের অনুমোদন বরাদ্দ করুন যাতে তারা একে অপরের অনুরোধ পর্যালোচনা করতে পারে।
প্রয়োজনীয় অনুমোদন ২-এ বাড়ান।
"সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন" চালু করুন।

এই পরিবর্তনের পর, CFO-এর Execute অনুমতি বরাদ্দ থাকলেও এর কোনো প্রভাব থাকে না। নীতিটি এখন CFO-এর অনুরোধ সহ প্রতিটি অনুরোধের জন্য স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজন।

বর্তমানে এর কোনো প্রভাব না থাকলেও Execute বরাদ্দ রাখা সদস্যের অনুমতি ম্যাট্রিক্সে অ্যাক্সেসের পরিধি সংরক্ষণ করে। এটি বিশেষ করে তখন উপযোগী হবে যখন মাল্টি-অ্যাকাউন্ট সমর্থন উপলব্ধ থাকবে, যেখানে Execute একটি সদস্য কোন অ্যাকাউন্টগুলোতে কাজ করতে পারে তাও নির্ধারণ করে।

উদাহরণ: চার-সদস্যের অনুমোদন পরিস্থিতি

এই উদাহরণটি একটি সম্পূর্ণ কনফিগার করা উত্তোলন শুরু করার ওয়ার্কফ্লো দেখায় এবং বাস্তবে কীভাবে অনুমতি ও নীতি কাজ করে তা ব্যাখ্যা করে। বিন্যাসটি পণ্যের UI-তে দৃশ্যমান অনুমতি ম্যাট্রিক্সের প্রতিরূপ।

সদস্য	দেখুন	শুরু করুন	অনুমোদন করুন	নিষ্পাদন করুন
সংস্থার মালিক	হ্যাঁ	হ্যাঁ	হ্যাঁ	হ্যাঁ
অ্যালিস	হ্যাঁ	হ্যাঁ	হ্যাঁ	—
বব	হ্যাঁ	—	হ্যাঁ	—
চার্লি	হ্যাঁ	হ্যাঁ	—	—

নীতি: প্রয়োজনীয় অনুমোদন: ৩ জন উপলব্ধ অনুমোদকের মধ্যে ২ জন। সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন: চালু।

মালিকের Execute অনুমতি আছে, কিন্তু যেহেতু "সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন" চালু আছে, এর কোনো প্রভাব নেই।

প্রত্যেক উত্তোলন অনুরোধ অবশ্যই ২ জন স্বতন্ত্র সদস্য দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। যিনি অনুরোধটি শুরু করেন তাকে সেই অনুরোধের জন্য অনুমোদন পুল থেকে বাদ দেওয়া হয়।

দৃশ্যকল্প	কে শুরু করেন	কাকে অনুমোদন করতে হবে	কেন
মালিক উত্তোলন করেন	মালিক	এলিস এবং বব	মালিককে বাদ দেওয়ার পর শুধুমাত্র ২ জন অনুমোদক সদস্য অবশিষ্ট থাকেন। উভয়কেই অনুমোদন করতে হবে।
এলিস উত্তোলন করেন	অ্যালিস	মালিক এবং বব	এলিসকে বাদ দেওয়া হয়। বাকি অনুমোদক হলেন মালিক এবং বব।
চার্লি উত্তোলন করেন	চার্লি	যেকোনো ২ জন: মালিক, এলিস, বব	চার্লির Approve অনুমতি নেই, সুতরাং ৩ জন অনুমোদকই যোগ্য। যেকোনো ২ জনই যথেষ্ট।
বব শুরু করে	—	—	ববের Initiate নেই। সে উত্তোলনের অনুরোধ তৈরি করতে পারে না। সে কেবল অনুমোদন করতে পারে।