Організаційна структура — це візуальний або письмовий документ, який відображає внутрішню структуру вашого бізнесу. У ньому чітко розписано, хто яку посаду обіймає, як різні підрозділи бізнесу взаємодіють між собою і хто кому підпорядковується. У верхній частині структури зазвичай вказується рада директорів або вище керівництво, від яких далі розгалужується решта бізнес-структури.
У повсякденній діловій практиці організаційні структури використовуються для онбордингу нових співробітників, планування чисельності персоналу та інформування про те, як організовано бізнес. У контексті онбордингу корпоративних акаунтів вони виконують іншу, але пов'язану функцію: вони допомагають нам зрозуміти, хто є ключовими особами, що приймають рішення, як розподіляються повноваження в компанії, і чи займають особи, пов'язані з акаунтом, рівень, який дійсно дає їм контроль над тим, як він використовується.
Варто зазначити, що організаційна структура не завжди є окремим документом. Це може бути слайд з внутрішньої презентації, сторінка з інформаційного меморандуму або проста діаграма, складена для цієї мети. Головне, щоб вона була точною, актуальною та затвердженою особою, яка має повноваження це підтвердити.
Розуміння структури управління бізнесом є частиною розуміння самого бізнесу. Для великих або більш складних організацій не завжди очевидно лише з установчих документів, хто насправді керує повсякденною діяльністю або хто стоїть вище осіб, зазначених в акаунті.
Організаційна структура заповнює цю прогалину. Вона дозволяє нам побачити, чи дійсно люди, з якими ми маємо справу, займають посади, на які претендують, і дає нам чіткіше уявлення про загальну структуру організації. Це особливо актуально, коли бізнес має кілька рівнів управління, дочірні компанії або коли право власності та контроль належать різним особам.
Це підтримує ширший процес належної перевірки клієнта (Customer Due Diligence), який вимагається федеральними нормативними актами США, зокрема вимогу розуміти структуру контролю організацій, з якими ми працюємо.
Документ, який ви надсилаєте, повинен чітко містити всю наведену нижче інформацію:
Потрібна інформація | Докладніше |
|---|---|
Повна юридична назва бізнесу | Юридична особа, до якої належить структура. |
Імена та посади вищого керівництва | Усі особи на рівні директора та вище, а також будь-які інші особи зі значними повноваженнями щодо прийняття рішень. |
Лінії підпорядкування | Чітке вказання того, хто кому підпорядковується, що демонструє розподіл повноважень усередині бізнесу. |
Дата останнього оновлення | Коли структуру востаннє перевіряли та підтверджували як точну. |
Затвердження уповноваженим представником | Підпис або письмове підтвердження від директора чи рівнозначної особи, що підтверджує точність і актуальність структури. |
Не кожна компанія має офіційну організаційну структуру, і це цілком нормально. Якщо ваш бізнес невеликий, а структура є простою, достатньо надати простий письмовий опис того, хто яку посаду обіймає та хто кому підпорядковується, за умови, що документ підписано та датовано уповноваженою особою.
Ми намагаємося зрозуміти структуру, а не формат. Якщо ви можете чітко повідомити про це в письмовому вигляді, вам не обов'язково надавати професійно оформлену діаграму.
Ми приймаємо будь-який із наведених нижче варіантів, за умови, що він містить усю необхідну інформацію, зазначену вище:
Нижче наведено приклад прийнятного документа. Використовуйте його як зразок при підготовці вашої заявки.
Якщо ви не впевнені, який рівень деталізації потрібен або чи відповідає ваша існуюча організаційна структура нашим вимогам, зв’яжіться з нашою службою підтримки онбордингу перед поданням документів. Ми можемо переглянути наявні у вас матеріали та повідомити, чи підійдуть вони.