Лист про надання повноважень — це офіційний документ, який виконує дві функції. По-перше, він містить перелік усіх осіб, які матимуть доступ до бізнес-акаунта, незалежно від того, чи це доступ до перегляду активності, ініціювання транзакцій чи управління акаунтом у будь-якій якості. По-друге, він підтверджує, що ці особи були офіційно уповноважені на це самою компанією через кворум її директорів або осіб, що виконують аналогічні функції.
Сприймайте це як офіційну письмову заяву компанії: ось люди, яким ми дозволили доступ до цього акаунта, і ось підписи достатньої кількості наших директорів, щоб зробити це рішення обов'язковим для виконання.
Цей документ надається нами як шаблон. Ви заповнюєте його іменами та даними всіх уповноважених осіб, а потім отримуєте необхідні підписи перед поданням. Його не можна замінити документом власного дизайну. Шаблон містить специфічні формулювання щодо комплаєнсу, які є обов'язковими, тому інший формат не буде прийнято.
Бізнес — це юридична особа, а не людина. Коли окремі особи взаємодіють з бізнес-акаунтом, нам потрібне офіційне підтвердження того, що сама компанія санкціонувала ці взаємодії. Без цього ми не маємо можливості дізнатися, чи дійсно люди, що отримують доступ до акаунта, були уповноважені на це тими, хто керує бізнесом.
Вимога підпису кворуму директорів існує для захисту вас і вашого бізнесу. Це гарантує, що будь-яке рішення про надання доступу до акаунта було офіційно схвалено людьми, які керують бізнесом, а не однією особою, що діє самостійно. Це важливо, оскільки це означає, що ніхто не зможе таємно додати себе чи когось іншого до акаунта без відома та згоди ширшої керівної команди.
Це також є захистом від потенційних зловмисників, незалежно від того, чи це співробітник, який діє поза межами своїх повноважень, третя сторона, що перекручує свої права доступу, чи будь-яка інша ситуація, коли хтось може спробувати отримати доступ до ваших бізнес-активів без належної авторизації. Вимога щодо кворуму означає, що за кожним рішенням про те, хто може взаємодіяти з вашим акаунтом, завжди стоїть колективне рішення.
Це стандартна вимога при онбордингу корпоративних акаунтів, яка є частиною процесу належної перевірки клієнтів (Customer Due Diligence), передбаченого федеральними нормами США.
Заповнений лист про надання повноважень повинен містити все зазначене нижче:
Потрібна інформація | Докладніше |
|---|---|
Усі уповноважені особи | Повне офіційне ім'я, посада або назва, а також обсяг доступу для кожної особи, яка матиме доступ до акаунта. Це має бути повний перелік. Особи, не зазначені в цьому документі, не отримають доступу. |
Назва юридичної особи | Повна офіційна назва бізнесу, до якого стосується авторизація, що має точно збігатися з тією, що вказана у ваших установчих документах. |
Кворум підписів директорів | Документ має бути підписаний кворумом ради директорів або особами, що виконують аналогічні функції. Для більшості юридичних осіб це означає більшість директорів. Для компаній з одним директором, цей індивід повинен поставити підпис. Для партнерств необхідними особами, що підписують, будуть генеральні партнери або керуючі партнери. |
Дата підписання | Дата, коли документ був підписаний директорами. Усі підписи повинні мати дату. |
Не кожна бізнес-структура використовує посаду директора. У таблиці нижче показано, кого ми вважаємо еквівалентом директора для кожного поширеного типу юридичної особи:
Тип організації | Еквівалент директора та кворум |
|---|---|
Корпорація | Рада директорів. Кворум зазвичай становить більшість діючих директорів, якщо ваш статут не передбачає інше. |
LLC | Керуючі учасники або менеджери, як визначено в операційній угоді. Кворум визначається умовами операційної угоди. |
Командитне товариство | Генеральні партнери. Усі генеральні партнери повинні підписати, якщо угода про партнерство не дозволяє ухвалення рішень більшістю голосів. |
LLP | Керуючі партнери або партнери з управлінськими повноваженнями, визначеними в угоді про LLP. |
Траст | Усі довірчі керуючі або більшість довірчих керуючих, якщо установчий документ трасту дозволяє ухвалення рішень більшістю голосів. |
Коли ви перераховуєте осіб, які матимуть доступ до акаунту, ви також повинні вказати рівень доступу, що надається кожній особі. Наприклад, деякі особи можуть мати повні повноваження щодо здійснення транзакцій, тоді як інші можуть мати лише доступ для перегляду. Чітке зазначення цього в листі про дозвіл (Letter of Authorization) допомагає нам правильно налаштувати акаунт з самого початку і дозволяє уникнути додаткових уточнень згодом.
Якщо рівні доступу змінюються після відкриття акаунту, наприклад, якщо до команди приєднується новий співробітник або звільняється існуючий, необхідно подати оновлений лист про дозвіл. Ми не можемо додавати або видаляти осіб з акаунту без переоформлення та повторного підписання цього документа.
Шаблон листа про дозвіл (Letter of Authorization) буде надано вам у межах вашого пакета документів для онбордингу. Заповніть усі поля, переконайтеся, що вказано кожну особу, яка матиме доступ до акаунту, і отримайте підписи необхідних директорів або їхніх уповноважених представників перед поданням.
Якщо ви не отримали шаблон або не можете його знайти, зв'яжіться з нашою службою підтримки з питань онбордингу, і ми надішлемо його вам безпосередньо.
Якщо ви не впевнені, хто вважається еквівалентом директора для вашого типу юридичної особи, скільки підписів становить кворум згідно з вашими установчими документами, або як описати рівні доступу для кожної особи, зв'яжіться з нашою службою підтримки з питань онбордингу перед поданням.
Виконання цього правильно з самого початку дозволяє уникнути затримок і гарантує, що ваш акаунт буде налаштовано саме так, як потрібно вашому бізнесу.