Yönetişimi Devreye Alma

Bu kılavuz, Organizasyonunuza onay gereksinimlerini her seferinde bir iş akışı ekleyerek nasıl kullanıma alacağınızı anlatmaktadır. Tüm yönetişimi aynı anda yapılandırmanız gerekmiyor; sistem, her iş akışını kendi hızınızda tek kullanıcılı hızlı işlemlerden tam yönetişimli çok taraflı onaya taşıyabilecek şekilde tasarlanmıştır.

Politikaların ve onay ayarlarının nasıl çalıştığını öğrenmek için bkz. Politikalar, onaylar ve yönetişim. İzin modeli için bkz. İzinler ve iş akışları.

İş akışını yönetmenin iki yolu

Execute ile "Her zaman onay iste" arasındaki etkileşim, her iş akışı için size iki yönetişim seçeneği sunar:

Bazıları için onay, diğerleri için hızlı yol: Politikayı "Her zaman onay iste" KAPALI olarak kilitleyin. Execute yetkisine sahip Üyeler işlemleri hemen tamamlayabilir; diğerleri onay sürecinden geçer. Kilit, bu kuralların tek başına değiştirilmesini engeller.
Herkes için onay: Politikayı "Her zaman onay iste" AÇIK olarak kilitleyin. Sahip dahil tüm Üyeler onay kuyruğundan geçmek zorundadır. Hiç kimse bir işlemi tek başına tamamlayamaz.

Adım adım ilerleme

İlk üç adım geri alınabilir. Dördüncüsü (kilitleme) ise taahhüt noktasıdır.

1. Başlangıç Kurulumu

Sahip, tüm iş akışlarında tam izinlerle başlar. Bu aşamada Sahip tek Üyedir ve herhangi bir eylemi onay almadan tamamlayabilir. Bu, beklenen başlangıç durumudur.

2. Yapılandır

„Her zaman onay iste" KAPALI durumdayken belirli bir iş akışı için onay yapılandırmasını oluşturun. Owner, Execute iznini korur ve normal şekilde çalışmaya devam edebilir.

Üyeleri davet edin ve hedef iş akışında Approve iznini atayın.
Gerekli onay sayısını belirleyin.
Politikayı kilitlemeyi planlıyorsanız (Adım 4), en az bir başka Üyenin Manage Policies iş akışında Approve iznine sahip olduğundan emin olun. Sistem, kilitlemeye izin vermeden önce bağımsız bir onaylayıcı gerektirir.

Bu adımın sonunda onay kuralları tanımlanmış ve doğru kişilere izinler atanmış olur; ancak henüz hiçbir kural uygulamaya girmez. Owner, Execute aracılığıyla işlemleri tamamlamaya ve politikaları tek başına değiştirmeye devam edebilir.

3. Doğrula

Hedef iş akışı için «Always require approval» seçeneğini AÇIK konuma getirin. Bu, Owner'ın işlemleri de dahil olmak üzere tüm işlemleri onay sürecinden geçmeye zorlar. Şunları doğrulayın:

Onaylayıcılar beklemedeki talepleri alıyor ve bunlar üzerinde işlem yapabiliyor
Gerekli onay sayısı mevcut Üyelerle sağlanabilir durumda
Uçtan uca akış beklendiği gibi çalışıyor

Politika henüz kilitlenmediğinden geri alma işlemi yapabilirsiniz. Anlık tamamlamayı geri yüklemek ve yapılandırmayı yeniden denemeden önce düzenlemek için «Always require approval» seçeneğini KAPALI konuma getirin.

Bu, deneme yapmak için güvenli penceredir. Yönetişim, hedef iş akışı için yürürlüktedir; ancak Owner, politika üzerindeki tek taraflı kontrolünü korur ve istediği zaman geri alabilir.

4. Adım: Kilitle

Memnun olduğunuzda politikayı kilitleyin. Bu, geri adım atılamaz taahhüt noktasıdır. Bundan sonra:

Tüm talepler, yapılandırılmış onay kurallarına tabi olur
Politikada yapılacak değişiklikler («Always require approval» seçeneğinin açılıp kapatılması, gerekli onay sayısının değiştirilmesi veya kilit açma işlemi) de bağımsız onay gerektirir
Hiç kimse bu iş akışındaki yönetişimi tek başına zayıflatamaz

Önemli: Kilitleme işleminden önce, Manage Policies iş akışında Approve iznine sahip en az bir aktif Üye daha bulunduğundan emin olun. Sistem, kilitlemeye izin vermeden önce bağımsız bir onaylayıcı gerektirir.

Önemli: Kilitleme, herhangi bir kişinin bu iş akışındaki yönetişimi tek başına zayıflatma imkânını ortadan kaldırır. Kilidi açmak da dahil olmak üzere gelecekteki değişiklikler, Manage Policies iş akışı aracılığıyla erişilebilir durumda kalan bağımsız bir onaylayıcıya bağlıdır.

5. Adım: Tekrarla

Diğer tüm iş akışları hızlı yol olarak kalmaya devam eder; Owner, politikası kilitlenmemiş her iş akışında Execute iznini kullanabilir. Bir sonraki iş akışı için 2. Adım'a dönün.

Bu ilerleme sırası bir öneridir, zorunluluk değildir. Yönetilen ve yönetilmeyen iş akışlarının herhangi bir kombinasyonuyla süresiz olarak çalışabilirsiniz.

Örnek: Para çekme için seçici yönetişim

Bir CFO, kendi para çekme işlemlerini anında tamamlama yetkisini korurken Fon Yöneticilerinin tüm para çekme işlemlerinin incelemeden geçmesini istiyor.

İzin yapılandırması:

Üye	Görüntüle	Başlat	Onayla	Yürütme
CFO	Evet	Evet	Evet	Evet
Fon Yöneticisi A	Evet	Evet	—	—
Fon Yöneticisi B	Evet	Evet	—	—

Politika ayarları:

Gerekli onay sayısı: 1
Her zaman onay gerektir: KAPALI
Politika: Kilitli

CFO, Execute iznini kullanarak para çekme işlemlerini başlatabilir ve anında tamamlayabilir. Fon Yöneticileri para çekme işlemi başlatabilir; ancak her talep onay kuyruğuna girer ve CFO'dan 1 onay gerektirir.

Tam yönetişime geçiş: CFO daha sonra kendi işlemleri de dahil olmak üzere tüm para çekme işlemlerinin onaydan geçmesi gerektiğine karar verdiğinde, bir politika değişikliği talebinde bulunur (politika kilitli olduğundan bu değişiklik de bağımsız onay gerektirir):

Fon Yöneticilerine Onayla izni atayın; böylece birbirlerinin taleplerini inceleyebilirler.
Gerekli onay sayısını 2'ye yükseltin.
"Her zaman onay gerektir" seçeneğini AÇIK yapın.

Bu değişikliğin ardından CFO'nun Execute izni atanmış olmaya devam eder ancak herhangi bir etkisi kalmaz. Politika artık CFO'nunkiler dahil her talep için bağımsız onay gerektirmektedir.

Şu an herhangi bir etkisi olmasa bile Execute'un atanmış kalması, Üyenin izin matrisindeki erişim kapsamını korur. Bu durum, çoklu hesap desteği sunulduğunda özellikle kullanışlı olacaktır; bu durumda Execute aynı zamanda bir Üyenin hangi hesaplarda işlem yapabileceğini de belirler.

Örnek: dört üyeli onay senaryoları

Bu örnek, tam yapılandırılmış bir Initiate Withdrawal iş akışını göstermekte ve izinlerle politikanın pratikte nasıl etkileşime girdiğini açıklamaktadır. Düzen, ürün arayüzünde görünen izin matrisini yansıtmaktadır.

Üye	Görüntüle	Başlat	Onayla	Yürütme
Organization Owner	Evet	Evet	Evet	Evet
Alice	Evet	Evet	Evet	—
Bob	Evet	—	Evet	—
Charlie	Evet	Evet	—	—

Politika: Gerekli onay sayısı: 3 mevcut onaylayıcıdan 2'si. Her zaman onay gerektir: AÇIK.

Owner'ın Execute izni bulunmaktadır; ancak "Her zaman onay gerektir" AÇIK olduğundan bu iznin herhangi bir etkisi yoktur.

Her para çekme talebi, 2 bağımsız Üye tarafından onaylanmalıdır. Talebi başlatan kişi, o talep için onay havuzunun dışında tutulur.

Senaryo	Başlatan	Onaylayan	Neden
Owner'ın para çekimi	Hak Sahibi	Alice ve Bob	Sahip hariç tutulduğunda Onayla yetkisine sahip yalnızca 2 Üye kalır. Her ikisi de onaylamalıdır.
Alice para çeker	Alice	Sahip ve Bob	Alice hariç tutulur. Kalan onaylayıcılar Sahip ve Bob'dur.
Charlie para çeker	Charlie	Herhangi 2'si: Sahip, Alice, Bob	Charlie'nin Onayla yetkisi olmadığından 3 onaylayıcının tamamı uygun adaydır. Herhangi 2'si yeterlidir.
Bob başlatır	—	—	Bob'un Başlat izni yoktur. Para çekme talebi oluşturamaz. Yalnızca onaylayabilir.