การนำ Governance มาใช้

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีเพิ่มข้อกำหนดการอนุมัติให้กับ Organization ทีละ workflow ไม่จำเป็นต้องตั้งค่า Governance ทั้งหมดพร้อมกัน ระบบได้รับการออกแบบให้คุณสามารถเปลี่ยน workflow แต่ละรายการจากการดำเนินการแบบผู้ใช้คนเดียวที่รวดเร็ว ไปสู่การอนุมัติแบบหลายฝ่ายได้ตามจังหวะของคุณเอง

สำหรับวิธีการทำงานของนโยบายและการตั้งค่าการอนุมัติ ดูที่ Policies, approvals, and governance สำหรับโมเดลสิทธิ์การใช้งาน ดูที่ Permissions and workflows

สองวิธีในการกำกับดูแล workflow

การทำงานร่วมกันระหว่าง Execute และ "Always require approval" มอบตัวเลือก Governance สองแบบสำหรับแต่ละ workflow

การอนุมัติสำหรับบางคน เส้นทางด่วนสำหรับคนอื่น: ล็อกนโยบายโดยปิด "Always require approval" Member ที่มีสิทธิ์ Execute ยังคงดำเนินการได้ทันที ส่วนคนอื่นต้องผ่านกระบวนการอนุมัติ การล็อกป้องกันไม่ให้ใครเปลี่ยนแปลงกฎเหล่านี้ได้ฝ่ายเดียว
การอนุมัติสำหรับทุกคน: ล็อกนโยบายโดยเปิด "Always require approval" Member ทุกคน รวมถึง Owner จะต้องผ่านคิวการอนุมัติ ไม่มีบุคคลใดดำเนินการได้ฝ่ายเดียว

การดำเนินการทีละขั้น

สามขั้นตอนแรกสามารถย้อนกลับได้ ขั้นตอนที่สี่ คือการล็อก ซึ่งเป็นจุดผูกมัดที่ต้องยืนยันการตัดสินใจ

ขั้นตอนที่ 1: Bootstrap

Owner เริ่มต้นด้วยสิทธิ์เต็มรูปแบบใน workflow ทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ Owner เป็น Member เพียงคนเดียวและสามารถดำเนินการใดก็ได้โดยไม่ต้องผ่านการอนุมัติ นี่คือสถานะเริ่มต้นที่คาดไว้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่า

สร้างการตั้งค่าการอนุมัติสำหรับ workflow ที่ต้องการในขณะที่ “Always require approval” ยังปิดอยู่ Owner ยังคงมีสิทธิ์ Execute และสามารถทำงานได้ตามปกติ

เชิญ Members และกำหนดสิทธิ์ Approve ให้กับ workflow เป้าหมาย
กำหนดจำนวนการอนุมัติที่ต้องการ
หากวางแผนจะล็อกนโยบาย (ขั้นตอนที่ 4) ให้ตรวจสอบว่า Member อื่นอย่างน้อยหนึ่งคนมีสิทธิ์ Approve บน workflow Manage Policies ระบบต้องการผู้อนุมัติที่เป็นอิสระก่อนจึงจะอนุญาตให้ล็อกได้

เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ กฎการอนุมัติได้รับการกำหนดไว้และคนที่เหมาะสมมีสิทธิ์ครบถ้วนแล้ว แต่ยังไม่มีการบังคับใช้ Owner ยังสามารถดำเนินการได้ผ่าน Execute และเปลี่ยนแปลงนโยบายได้เพียงคนเดียว

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบ

สลับ "Always require approval" เป็น ON สำหรับ workflow เป้าหมาย การตั้งค่านี้บังคับให้ทุกการดำเนินการ รวมถึงของ Owner ต้องผ่านการอนุมัติ ตรวจสอบว่า:

ผู้อนุมัติได้รับคำขอที่รอดำเนินการและสามารถดำเนินการได้
จำนวนการอนุมัติที่กำหนดสามารถทำได้จริงด้วย Members ปัจจุบัน
กระบวนการทั้งหมดทำงานได้ตามที่คาดหวัง

เนื่องจากยังไม่ได้ล็อกนโยบาย คุณยังสามารถย้อนกลับได้ สลับ "Always require approval" เป็น OFF เพื่อคืนการดำเนินการทันทีและปรับการตั้งค่าก่อนลองใหม่

นี่คือช่วงเวลาที่ปลอดภัยสำหรับการทดสอบ Governance มีผลบังคับใช้กับ workflow เป้าหมายแล้ว แต่ Owner ยังคงควบคุมนโยบายได้ฝ่ายเดียวและสามารถย้อนกลับได้ทุกเมื่อ

ขั้นตอนที่ 4: ล็อก

เมื่อพร้อมแล้ว ให้ล็อกนโยบาย นี่คือจุดยืนยันการตัดสินใจ จากนี้ไป:

คำขอทั้งหมดเป็นไปตามกฎการอนุมัติที่กำหนดไว้
การเปลี่ยนแปลงนโยบาย ไม่ว่าจะเป็นการสลับ "Always require approval" การเปลี่ยนจำนวนการอนุมัติที่กำหนด หรือการปลดล็อก ล้วนต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติอิสระ
ไม่มีบุคคลใดคนเดียวสามารถลดระดับ Governance ของเวิร์กโฟลว์นี้ได้โดยลำพัง

สำคัญ: ก่อนล็อก ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสมาชิกที่ใช้งานอยู่อย่างน้อยหนึ่งคนที่มีสิทธิ์ Approve บนเวิร์กโฟลว์ Manage Policies ระบบต้องการผู้อนุมัติที่เป็นอิสระก่อนจึงจะอนุญาตให้ล็อกได้

สำคัญ: การล็อกจะตัดความสามารถของบุคคลใดคนหนึ่งในการลดระดับ Governance ของเวิร์กโฟลว์นี้โดยลำพัง การเปลี่ยนแปลงในอนาคต รวมถึงการปลดล็อก ขึ้นอยู่กับการมีผู้อนุมัติที่เป็นอิสระผ่านเวิร์กโฟลว์ Manage Policies

ขั้นตอนที่ 5: ทำซ้ำ

เวิร์กโฟลว์อื่นทั้งหมดยังคงเป็นเส้นทางด่วน โดย Owner ยังสามารถใช้ Execute กับเวิร์กโฟลว์ใดก็ได้ที่นโยบายยังไม่ถูกล็อก กลับไปที่ขั้นตอนที่ 2 สำหรับเวิร์กโฟลว์ถัดไป

ลำดับขั้นตอนนี้เป็นคำแนะนำ ไม่ใช่ข้อบังคับ สามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างไม่มีกำหนด โดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่อยู่ภายใต้ Governance และที่ไม่อยู่ภายใต้ Governance ผสมกันในแบบใดก็ได้

ตัวอย่าง: Governance แบบเลือกสำหรับการถอน

CFO ต้องการคงความสามารถในการถอนเงินได้ทันที ในขณะที่กำหนดให้การถอนเงินทั้งหมดจากผู้จัดการกองทุนต้องผ่านการตรวจสอบ

การตั้งค่าสิทธิ์:

สมาชิก	ดู	เริ่มดำเนินการ	อนุมัติ	ดำเนินการ
CFO	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Fund Manager A	ใช่	ใช่	—	—
Fund Manager B	ใช่	ใช่	—	—

การตั้งค่านโยบาย:

จำนวนการอนุมัติที่จำเป็น: 1
Always require approval: OFF
นโยบาย: ล็อค

CFO สามารถเริ่มและดำเนินการถอนให้เสร็จสิ้นได้ทันทีโดยใช้ Execute ผู้จัดการกองทุนสามารถเริ่มการถอนได้ แต่ทุกคำขอจะเข้าคิวการอนุมัติและต้องได้รับการอนุมัติ 1 ครั้งจาก CFO

การเปลี่ยนไปสู่ Governance แบบสมบูรณ์: เมื่อ CFO ตัดสินใจในภายหลังว่าการถอนทั้งหมด รวมถึงของตนเอง ต้องผ่านการอนุมัติ ให้ยื่นคำขอเปลี่ยนแปลงนโยบาย (ซึ่งต้องได้รับการอนุมัติอิสระเนื่องจากนโยบายถูกล็อกไว้แล้ว):

กำหนดสิทธิ์ Approve ให้ผู้จัดการกองทุน เพื่อให้สามารถตรวจสอบคำขอของกันและกันได้
เพิ่มจำนวนการอนุมัติที่ต้องการเป็น 2
สลับ “Always require approval” เป็น ON

หลังการเปลี่ยนแปลงนี้ สิทธิ์ Execute ของ CFO ยังคงได้รับการกำหนดไว้ แต่ไม่ส่งผลใดๆ ขณะนี้นโยบายกำหนดให้ทุกคำขอต้องได้รับการอนุมัติอิสระ รวมถึงคำขอของ CFO ด้วย

การคง Execute ไว้แม้ในขณะที่ไม่มีผลบังคับใช้ จะช่วยรักษาขอบเขตการเข้าถึงของสมาชิกในเมทริกซ์สิทธิ์ สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อรองรับหลายบัญชี ซึ่ง Execute จะกำหนดด้วยว่าสมาชิกสามารถดำเนินการกับบัญชีใดได้บ้าง

ตัวอย่าง: สถานการณ์การอนุมัติของสมาชิกสี่คน

ตัวอย่างนี้แสดง workflow Initiate Withdrawal ที่กำหนดค่าครบถ้วน และอธิบายการทำงานร่วมกันของสิทธิ์และนโยบายในทางปฏิบัติ รูปแบบนี้สะท้อนเมทริกซ์สิทธิ์ที่แสดงอยู่ใน UI ของระบบ

สมาชิก	ดู	เริ่มดำเนินการ	อนุมัติ	ดำเนินการ
Organization Owner	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Alice	ใช่	ใช่	ใช่	—
Bob	ใช่	—	ใช่	—
Charlie	ใช่	ใช่	—	—

นโยบาย: จำนวนการอนุมัติที่จำเป็น: 2 จาก 3 ผู้อนุมัติที่มีอยู่ Always require approval: ON

Owner มีสิทธิ์ Execute แต่เนื่องจาก "Always require approval" เปิดอยู่ จึงไม่มีผลบังคับใช้

ทุกคำขอการถอนต้องได้รับการอนุมัติจากสมาชิก 2 คนที่เป็นอิสระจากกัน ผู้ที่เป็นคนเริ่มคำขอจะถูกยกเว้นออกจากกลุ่มผู้อนุมัติสำหรับคำขอนั้น

สถานการณ์	ผู้เริ่มดำเนินการ	ผู้ที่ต้องอนุมัติ	เหตุผล
Owner ถอน	เจ้าของ	Alice และ Bob	หลังจากตัด Owner ออก มีสมาชิกที่มีสิทธิ์ Approve เหลือเพียง 2 คน ทั้งสองต้องอนุมัติ
Alice ถอน	Alice	Owner และ Bob	Alice ถูกตัดออก ผู้อนุมัติที่เหลือคือ Owner และ Bob
Charlie ถอน	Charlie	ใดก็ได้ 2 คนจาก: Owner, Alice, Bob	Charlie ไม่มีสิทธิ์ Approve ดังนั้นผู้อนุมัติทั้ง 3 คนจึงมีสิทธิ์ทั้งหมด 2 คนใดก็เพียงพอ
Bob เริ่มดำเนินการ	—	—	Bob ไม่มีสิทธิ์ Initiate ไม่สามารถสร้างคำขอถอนได้ สามารถทำได้เพียงการอนุมัติเท่านั้น