การนำธรรมาภิบาลมาใช้

คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการนำข้อกำหนดการอนุมัติมาใช้ใน Organization ของคุณทีละ workflow คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดค่า governance ทั้งหมดพร้อมกัน — ระบบออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถย้ายแต่ละ workflow จากการดำเนินการแบบผู้ใช้คนเดียวที่รวดเร็วไปสู่การอนุมัติจากหลายฝ่ายที่ถูกควบคุมอย่างเต็มที่ตามความเร็วของคุณเอง

สำหรับวิธีการทำงานของนโยบายและการตั้งค่าการอนุมัติ โปรดดูที่ นโยบาย การอนุมัติ และ governance สำหรับโมเดลการอนุญาต โปรดดูที่ สิทธิ์และการทำงาน

สองวิธีในการบริหารจัดการ workflow

การทำงานร่วมกันระหว่าง Execute และ "Always require approval" ทำให้คุณมีสองตัวเลือก governance ต่อ workflow ดังนี้:

การอนุมัติสำหรับบางคน เส้นทางด่วนสำหรับคนอื่นๆ: ล็อกนโยบายโดยปิด "Always require approval" สมาชิกที่มีสิทธิ์ Execute ยังคงสามารถดำเนินการได้ทันที ส่วนคนอื่นๆ จะต้องผ่านการอนุมัติ การล็อกนี้ป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเปลี่ยนแปลงกฎเหล่านี้ได้เพียงลำพัง
การอนุมัติสำหรับทุกคน: ล็อกนโยบายโดยเปิด "Always require approval" สมาชิกทุกคน รวมถึง Owner จะต้องผ่านคิวการอนุมัติ ไม่มีใครคนเดียวที่สามารถดำเนินการได้โดยลำพัง

ความคืบหน้าทีละขั้นตอน

สามขั้นตอนแรกสามารถย้อนกลับได้ ขั้นตอนที่สี่ — การล็อก — คือจุดที่ต้องผูกมัด

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นระบบ

Owner เริ่มต้นด้วยสิทธิ์เต็มรูปแบบในทุก workflow ในขั้นตอนนี้ Owner เป็น Member เพียงคนเดียวและสามารถดำเนินการใดๆ ได้โดยไม่ต้องอนุมัติ นี่คือสถานะเริ่มต้นที่คาดไว้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่า

สร้างการตั้งค่าการอนุมัติสำหรับ workflow ที่เฉพาะเจาะจงในขณะที่ "Always require approval" ยังคงปิดอยู่ Owner ยังคงมีสิทธิ์ Execute และสามารถทำงานได้ตามปกติ

เชิญ Member และกำหนดสิทธิ์ Approve ใน workflow เป้าหมาย
กำหนดจำนวนการอนุมัติที่จำเป็น
หากคุณวางแผนที่จะล็อกนโยบาย (ขั้นตอนที่ 4) ให้แน่ใจว่ามี Member คนอื่นอย่างน้อยหนึ่งคนมีสิทธิ์ Approve ใน workflow Manage Policies ระบบกำหนดให้มีผู้อนุมัติอิสระก่อนที่จะอนุญาตให้ล็อก

เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ กฎการอนุมัติจะถูกกำหนดและผู้ที่มีสิทธิ์ถูกต้องจะมีสิทธิ์ แต่ยังไม่มีการบังคับใช้ใดๆ Owner ยังคงสามารถดำเนินการผ่าน Execute และยังคงสามารถเปลี่ยนแปลงนโยบายได้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบความถูกต้อง

สลับ "Always require approval" เป็นเปิดสำหรับ workflow เป้าหมาย ซึ่งจะบังคับให้ทุกการดำเนินการ รวมถึงของ Owner ต้องผ่านการอนุมัติ ตรวจสอบว่า:

ผู้อนุมัติได้รับคำขอที่รอดำเนินการและสามารถดำเนินการได้
จำนวนการอนุมัติที่จำเป็นสามารถทำได้โดย Member ปัจจุบัน
ขั้นตอนการทำงานแบบครบวงจรเป็นไปตามที่คาดไว้

เนื่องจากนโยบายยังไม่ถูกล็อก คุณยังสามารถย้อนกลับได้ สลับ "Always require approval" กลับไปที่ปิด เพื่อคืนค่าการดำเนินการทันทีและปรับการกำหนดค่าก่อนที่จะลองอีกครั้ง

นี่คือช่วงเวลาที่ปลอดภัยสำหรับการทดลอง Governance มีผลบังคับใช้สำหรับ workflow เป้าหมาย แต่ Owner ยังคงควบคุมนโยบายได้โดยลำพังและสามารถย้อนกลับได้ตลอดเวลา

ขั้นตอนที่ 4: ล็อก

เมื่อพอใจแล้ว ให้ล็อกนโยบาย นี่คือจุดที่ต้องผูกมัด นับจากนี้:

คำขอทั้งหมดเป็นไปตามกฎการอนุมัติที่กำหนดค่าไว้
การเปลี่ยนแปลงนโยบาย — การสลับ "Always require approval" การเปลี่ยนจำนวนการอนุมัติที่จำเป็น หรือการปลดล็อก — ยังต้องได้รับการอนุมัติอิสระ
ไม่มีใครคนเดียวที่สามารถทำให้ governance ของ workflow นี้อ่อนแอลงได้

สำคัญ: ก่อนล็อก โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามี Member ที่ใช้งานอยู่อีกอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีสิทธิ์ Approve ใน workflow Manage Policies ระบบกำหนดให้มีผู้อนุมัติอิสระก่อนที่จะอนุญาตให้ล็อก

สำคัญ: การล็อกจะช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งสามารถลดทอนธรรมาภิบาลของเวิร์กโฟลว์นี้ได้เพียงลำพัง การเปลี่ยนแปลงในอนาคต รวมถึงการปลดล็อก จะขึ้นอยู่กับการมีผู้อนุมัติอิสระที่ยังคงพร้อมใช้งานผ่านเวิร์กโฟลว์การจัดการนโยบาย

ขั้นตอนที่ 5: ทำซ้ำ

เวิร์กโฟลว์อื่นๆ ทั้งหมดยังคงเป็นเส้นทางที่รวดเร็ว โดยเจ้าของยังคงสามารถใช้ Execute ได้ในทุกเวิร์กโฟลว์ที่นโยบายยังไม่ได้ถูกล็อก กลับไปที่ขั้นตอนที่ 2 สำหรับเวิร์กโฟลว์ถัดไป

ความคืบหน้านี้เป็นเพียงข้อเสนอแนะ ไม่ใช่ข้อกำหนด คุณสามารถดำเนินการได้อย่างไม่มีกำหนดด้วยการผสมผสานเวิร์กโฟลว์ที่มีการกำกับดูแลและไม่มีการกำกับดูแลได้อย่างอิสระ

ตัวอย่าง: การกำกับดูแลแบบเลือกสำหรับการถอนเงิน

CFO ต้องการรักษาสิทธิ์ในการถอนเงินได้ทันที ขณะที่ต้องการให้การถอนเงินทั้งหมดจากผู้จัดการกองทุนต้องผ่านการตรวจสอบ

การตั้งค่าสิทธิ์:

สมาชิก	ดู	เริ่มดำเนินการ	อนุมัติ	ดำเนินการ
CFO	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
ผู้จัดการกองทุน A	ใช่	ใช่	—	—
ผู้จัดการกองทุน B	ใช่	ใช่	—	—

การตั้งค่านโยบาย:

การอนุมัติที่จำเป็น: 1
ต้องมีการอนุมัติเสมอ: ปิด
นโยบาย: ล็อก

CFO สามารถ Initiate และดำเนินการถอนเงินได้ทันทีโดยใช้ Execute ผู้จัดการกองทุนสามารถ Initiate การถอนได้ แต่คำขอแต่ละรายการจะเข้าสู่คิวการอนุมัติและต้องได้รับการ Approve 1 รายการจาก CFO

การเปลี่ยนผ่านไปสู่การกำกับดูแลแบบเต็มรูปแบบ: เมื่อ CFO ตัดสินใจในภายหลังว่าการถอนเงินทั้งหมด รวมถึงของตนเองด้วย จะต้องผ่านการอนุมัติ พวกเขาจะร้องขอการเปลี่ยนแปลงนโยบาย (ซึ่งต้องได้รับการอนุมัติอย่างอิสระเนื่องจากนโยบายถูกล็อก):

กำหนดสิทธิ์ Approve ให้กับผู้จัดการกองทุน เพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบคำขอของกันและกันได้
เพิ่มการอนุมัติที่จำเป็นเป็น 2 รายการ
สลับ "ต้องมีการอนุมัติเสมอ" เป็น เปิด

หลังจากการเปลี่ยนแปลงนี้ สิทธิ์ Execute ของ CFO ยังคงถูกกำหนดไว้ แต่ไม่มีผล นโยบายขณะนี้ต้องการการอนุมัติอย่างอิสระสำหรับทุกคำขอ รวมถึงของ CFO ด้วย

การคงสิทธิ์ Execute ไว้แม้ว่าจะไม่มีผลในปัจจุบัน จะเป็นการรักษาระดับการเข้าถึงของสมาชิกในเมทริกซ์สิทธิ์ ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการรองรับหลายบัญชี (multi-account support) ซึ่ง Execute ยังกำหนดได้ว่าสมาชิกสามารถดำเนินการกับบัญชีใดได้บ้าง

ตัวอย่าง: สถานการณ์การอนุมัติแบบสี่สมาชิก

ตัวอย่างนี้แสดงเวิร์กโฟลว์การ Initiate Withdrawal ที่กำหนดค่าไว้อย่างสมบูรณ์ และแสดงให้เห็นว่าสิทธิ์และนโยบายทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ รูปแบบนี้สะท้อนเมทริกซ์สิทธิ์ที่มองเห็นได้ใน UI ของผลิตภัณฑ์

สมาชิก	ดู	เริ่มดำเนินการ	อนุมัติ	ดำเนินการ
เจ้าขององค์กร	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Alice	ใช่	ใช่	ใช่	—
Bob	ใช่	—	ใช่	—
Charlie	ใช่	ใช่	—	—

นโยบาย: การอนุมัติที่จำเป็น: 2 จาก 3 ผู้อนุมัติที่มีอยู่ ต้องมีการอนุมัติเสมอ: เปิดใช้งาน

เจ้าของมีสิทธิ์ดำเนินการ (Execute) แต่เนื่องจาก "ต้องมีการอนุมัติเสมอ" เปิดใช้งานอยู่ จึงไม่มีผล

คำขอถอนเงินทุกรายการต้องได้รับการอนุมัติจากสมาชิกอิสระ 2 คน โดยผู้ที่เริ่มคำขอจะถูกยกเว้นจากกลุ่มผู้อนุมัติสำหรับคำขอนั้น

สถานการณ์	ผู้เริ่มต้น	ผู้ที่ต้องอนุมัติ	เหตุผล
เจ้าของถอนเงิน	เจ้าของ	Alice และ Bob	เหลือสมาชิกที่มีสิทธิ์อนุมัติ (Approve) เพียง 2 คน หลังจากหักเจ้าของออกไปแล้ว ทั้งสองคนต้องอนุมัติ
Alice ถอนเงิน	Alice	เจ้าของและ Bob	Alice ถูกยกเว้น ผู้อนุมัติที่เหลือคือเจ้าของและ Bob
Charlie ถอนเงิน	Charlie	ใครก็ได้ 2 คนจาก: เจ้าของ, Alice, Bob	Charlie ไม่มีสิทธิ์อนุมัติ (Approve) ดังนั้นผู้อนุมัติทั้ง 3 คนจึงมีสิทธิ์ ใครก็ได้ 2 คนก็เพียงพอแล้ว
บ๊อบเริ่มต้น	—	—	บ๊อบไม่มีสิทธิ์เริ่มต้น เขาไม่สามารถสร้างคำขอถอนได้ เขาสามารถอนุมัติได้เท่านั้น