แผนผังองค์กร

ผังองค์กรคือเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นแบบภาพหรือลายลักษณ์อักษร ซึ่งแสดงโครงสร้างภายในของธุรกิจของคุณ โดยจะระบุว่าใครรับผิดชอบบทบาทใด แต่ละส่วนของธุรกิจมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และใครรายงานต่อใคร โดยทั่วไปแล้ว ด้านบนสุดของผังจะประกอบด้วยคณะกรรมการบริษัทหรือผู้บริหารระดับสูง และโครงสร้างธุรกิจที่เหลือจะลดหลั่นลงมาจากส่วนนั้น

ในชีวิตประจำวันของธุรกิจ ผังองค์กรถูกใช้สำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การวางแผนอัตรากำลังคน และการสื่อสารการจัดระเบียบธุรกิจ ในบริบทของการปฐมนิเทศบัญชีองค์กร ผังองค์กรมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันแต่เกี่ยวข้องกัน: ช่วยให้เราเข้าใจว่าใครคือผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก อำนาจบริหารไหลเวียนในธุรกิจอย่างไร และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบัญชีอยู่ในระดับที่พวกเขามีอำนาจควบคุมการใช้งานบัญชีนั้นอย่างแท้จริงหรือไม่

เป็นที่น่าสังเกตว่าผังองค์กรไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารเดี่ยวเสมอไป อาจเป็นสไลด์จากการนำเสนอภายใน หน้าจากบันทึกข้อมูล หรือแผนภาพง่ายๆ ที่จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์นี้ สิ่งสำคัญคือต้องถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และได้รับการลงนามรับรองโดยผู้มีอำนาจในการยืนยัน

การทำความเข้าใจโครงสร้างการบริหารจัดการของธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของการทำความเข้าใจธุรกิจนั้นๆ สำหรับนิติบุคคลขนาดใหญ่หรือซับซ้อน อาจไม่เป็นที่ชัดเจนจากเอกสารการจัดตั้งเพียงอย่างเดียวว่าใครเป็นผู้บริหารจัดการการดำเนินงานประจำวันจริงๆ หรือใครเป็นผู้ที่อยู่เหนือบุคคลที่ระบุชื่อในบัญชี

ผังองค์กรเข้ามาเติมเต็มช่องว่างนั้น ช่วยให้เราเห็นว่าบุคคลที่เราติดต่อด้วยนั้นดำรงตำแหน่งตามที่กล่าวอ้างจริงหรือไม่ และให้ภาพรวมที่ชัดเจนขึ้นของโครงสร้างนิติบุคคลทั้งหมด สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษในกรณีที่ธุรกิจมีโครงสร้างการบริหารจัดการหลายระดับ บริษัทในเครือ หรือในกรณีที่ความเป็นเจ้าของและการควบคุมอยู่ภายใต้บุคคลที่แตกต่างกัน

สิ่งนี้สนับสนุนกระบวนการตรวจสอบสถานะลูกค้า (Customer Due Diligence) ที่กว้างขึ้น ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดภายใต้กฎระเบียบของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อกำหนดในการทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมของนิติบุคคลที่เราทำงานด้วย

เอกสารที่คุณส่งต้องแสดงข้อมูลทั้งหมดดังต่อไปนี้อย่างชัดเจน:

เอกสารใดๆ ต่อไปนี้จะได้รับการยอมรับ โดยต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามที่ระบุไว้ข้างต้น:

• ผังองค์กรภายในที่ลงนามรับรองโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาต
• แผนภาพโครงสร้างการบริหารจัดการที่รวมอยู่ในเอกสารสำหรับคณะกรรมการ (board pack) หรือเอกสารยื่นของบริษัท
• ผังองค์กรที่คัดลอกมาจากบันทึกข้อมูลของบริษัท หรือเอกสารนำเสนอสำหรับนักลงทุน (investor deck)
• คำอธิบายโครงสร้างการบริหารจัดการที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในกรณีที่ไม่มีผังภาพ ลงนามและลงวันที่โดยผู้อำนวยการหรือผู้ที่เทียบเท่า

หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องการรายละเอียดระดับใด หรือผังองค์กรปัจจุบันของคุณจะตรงตามข้อกำหนดของเราหรือไม่ โปรดติดต่อทีมสนับสนุนการปฐมนิเทศของเราก่อนส่งเอกสาร เราสามารถตรวจสอบสิ่งที่คุณมีและแจ้งให้คุณทราบว่าสามารถใช้ได้หรือไม่