Ett organisationsschema är ett dokument, visuellt eller skriftligt, som visar hur ditt företag är strukturerat internt. Det kartlägger vem som innehar vilken roll, hur olika delar av verksamheten förhåller sig till varandra och vem som rapporterar till vem. Högst upp i schemat hittar du vanligtvis styrelsen eller den högsta ledningen, och resten av företagsstrukturen utgår därifrån.
I det dagliga arbetet används organisationsscheman för att introducera nyanställda, planera personalstyrkan och kommunicera hur verksamheten är organiserad. När det gäller onboarding av företagskonton tjänar de ett annat men relaterat syfte: de hjälper oss att förstå vilka de viktigaste beslutsfattarna är, hur auktoriteten flödar genom företaget och om de personer som är kopplade till kontot befinner sig på en nivå där de genuint har kontroll över hur det används.
Det är värt att notera att ett organisationsschema inte alltid är ett fristående dokument. Det kan vara en bild från en intern presentation, en sida från ett informationsmemorandum eller ett enkelt diagram som upprättats för detta ändamål. Det viktiga är att det är korrekt, uppdaterat och godkänt av någon med befogenhet att bekräfta det.
Att förstå ledningsstrukturen i ett företag är en del av att förstå själva företaget. För större eller mer komplexa enheter är det inte alltid uppenbart utifrån registreringshandlingar vilka som faktiskt sköter den dagliga verksamheten eller vilka som står över de personer som angetts på kontot.
Organisationsschemat fyller det gapet. Det gör att vi kan se om de personer vi har att göra med genuint innehar de positioner de påstår sig ha, och det ger oss en tydligare bild av den övergripande företagsstrukturen. Detta är särskilt relevant när ett företag har flera ledningsnivåer, dotterbolag eller när ägande och kontroll innehas av olika personer.
Detta stöder den bredare processen för kundkännedom (Customer Due Diligence) som krävs enligt amerikanska federala bestämmelser, specifikt kravet på att förstå kontrollstrukturen i de enheter vi arbetar med.
Dokumentet du skickar in måste tydligt visa allt av följande:
Obligatorisk information | Detaljer |
|---|---|
Företagets fullständiga juridiska namn | Den enhet som schemat avser. |
Namn och titlar på den högsta ledningen | Alla på direktörsnivå och uppåt, samt alla andra personer med betydande beslutsrätt. |
Rapporteringsvägar | En tydlig indikation på vem som rapporterar till vem, som visar hur beslutsrätten flödar genom verksamheten. |
Datum för senaste uppdatering | När schemat senast granskades och bekräftades som korrekt. |
Godkännande från en behörig företrädare | En signatur eller skriftlig bekräftelse från en direktör eller motsvarande som bekräftar att schemat är korrekt och aktuellt. |
Alla företag har inte ett formellt organisationsschema, och det är helt i sin ordning. Om ditt företag är litet och strukturen är okomplicerad är en enkel skriftlig beskrivning av vem som innehar vilken roll och vem som rapporterar till vem fullt godtagbar, så länge den är signerad och daterad av en behörig person.
Det vi försöker förstå är strukturen, inte formatet. Om du kan kommunicera det tydligt skriftligen behöver du inte ta fram ett proffsigt diagram.
Något av följande accepteras, förutsatt att de innehåller all obligatorisk information som anges ovan:
Nedan finns ett exempel på ett godkänt dokument. Använd detta som referens när du förbereder din ansökan.
Om du är osäker på vilken detaljnivå som krävs eller om ditt befintliga organisationsschema uppfyller våra krav, kontakta vårt onboarding-supportteam innan du skickar in det. Vi kan titta på det du har och meddela dig om det fungerar.