Implementarea guvernanței

Acest ghid te ajută să introduci cerințe de aprobare în Organizația ta, un flux de lucru la un moment dat. Nu este necesar să configurezi toată guvernanța deodată — sistemul este proiectat astfel încât să poți muta fiecare flux de lucru de la operațiuni rapide, cu un singur utilizator, la aprobare multiparty complet guvernată, în ritmul tău.

Pentru a înțelege cum funcționează politicile și setările de aprobare, consultă Politici, aprobări și guvernanță. Pentru modelul de permisiuni, consultă Permisiuni și fluxuri de lucru.

Două moduri de a guverna un flux de lucru

Interacțiunea dintre Execute și „Always require approval” îți oferă două opțiuni de guvernanță per flux de lucru:

Aprobări pentru unii, cale rapidă pentru alții: Blochează politica cu „Always require approval” DEZACTIVAT. Membrii cu Execute pot finaliza în continuare acțiunile imediat; toți ceilalți trec prin aprobare. Blocarea împiedică pe oricine să schimbe singur aceste reguli.
Aprobări pentru toată lumea: Blochează politica cu „Always require approval” ACTIVAT. Fiecare Membru, inclusiv Owner-ul, trebuie să treacă prin coada de aprobare. Nicio persoană nu poate finaliza o acțiune singură.

Progresie pas cu pas

Primii trei pași sunt reversibili. Al patrulea — blocarea — este punctul de angajament.

Pasul 1: Inițializare

Owner-ul începe cu permisiuni complete pentru toate fluxurile de lucru. În această etapă, Owner-ul este singurul Membru și poate finaliza orice acțiune fără aprobare. Aceasta este starea inițială așteptată.

Pasul 2: Configurează

Construiește setarea de aprobare pentru un flux de lucru specific în timp ce „Always require approval” rămâne DEZACTIVAT. Owner-ul reține permisiunea Execute și poate continua să lucreze normal.

Invitați Membri și atribuiți permisiunea Approve pentru fluxul de lucru țintă.
Setați numărul necesar de aprobări.
Dacă intenționezi să blochezi politica (Pasul 4), asigură-te că cel puțin un alt Membru deține permisiunea Approve pentru fluxul de lucru Manage Policies. Sistemul necesită un aprobator independent înainte de a permite blocarea.

La sfârșitul acestui pas, regulile de aprobare sunt definite și persoanele potrivite au permisiuni, dar nimic nu este încă impus. Owner-ul poate finaliza în continuare acțiuni prin Execute și poate schimba în continuare singur politicile.

Pasul 3: Validează

Comută „Always require approval” pe ACTIVAT pentru fluxul de lucru țintă. Acest lucru forțează fiecare acțiune, inclusiv cele ale Owner-ului, să treacă prin aprobare. Verifică dacă:

Aprobatorii primesc cererile în așteptare și pot acționa asupra lor
Numărul necesar de aprobări este realizabil cu Membrii actuali
Fluxul end-to-end funcționează conform așteptărilor

Deoarece politica nu este încă blocată, poți reveni. Comută „Always require approval” pe DEZACTIVAT pentru a restabili finalizarea imediată și pentru a ajusta configurația înainte de a încerca din nou.

Aceasta este fereastra sigură pentru experimentare. Guvernanța este în vigoare pentru fluxul de lucru țintă, dar Owner-ul își păstrează controlul unilateral asupra politicii în sine și poate anula oricând.

Pasul 4: Blochează

Odată satisfăcut, blochează politica. Acesta este punctul de angajament. De aici:

Toate cererile urmează regulile de aprobare configurate
Modificările aduse politicii — comutarea „Always require approval”, schimbarea numărului necesar de aprobări sau deblocarea — necesită, de asemenea, aprobare independentă
Nicio persoană nu poate slăbi guvernanța singură pentru acest flux de lucru

Important: Înainte de a bloca, asigură-te că cel puțin un alt Membru activ deține permisiunea Approve pentru fluxul de lucru Manage Policies. Sistemul necesită un aprobator independent înainte de a permite blocarea.

Important: Blocarea elimină capacitatea unei persoane de a slăbi singură guvernanța pe acest flux de lucru. Modificările viitoare, inclusiv deblocarea, depind de disponibilitatea unui aprobator independent prin fluxul de lucru Gestionare politici.

Pasul 5: Repetă

Toate celelalte fluxuri de lucru rămân căi rapide — Proprietarul poate încă utiliza Executare pentru orice flux de lucru a cărui politică nu a fost blocată. Revino la Pasul 2 pentru următorul flux de lucru.

Această progresie este o recomandare, nu o cerință. Poți opera la nesfârșit cu orice combinație de fluxuri de lucru guvernate și neguvernate.

Exemplu: guvernanță selectivă pentru retrageri

Un CFO dorește să păstreze capacitatea de a efectua retrageri imediat, solicitând în același timp ca toate retragerile de la managerii de fonduri să treacă printr-un proces de revizuire.

Configurare permisiuni:

Membru	Vizualizează	Inițiere	Aprobă	Executare
CFO	Da	Da	Da	Da
Manager fonduri A	Da	Da	—	—
Manager fonduri B	Da	Da	—	—

Setări politică:

Aprobări necesare: 1
Solicită întotdeauna aprobare: DEZACTIVAT
Politică: Blocată

Directorul financiar (CFO) poate iniția și finaliza imediat retrageri utilizând funcția Execute. Managerii de fonduri pot iniția retrageri, dar fiecare cerere intră în coada de aprobare și necesită o aprobare de la directorul financiar.

Tranziția către guvernanța completă: Când directorul financiar decide ulterior că toate retragerile, inclusiv cele proprii, trebuie să treacă prin aprobare, solicită o modificare a politicii (care, la rândul său, necesită o aprobare independentă deoarece politica este blocată):

Atribuie aprobarea managerilor de fonduri, astfel încât aceștia să poată revizui cererile unii altora.
Mărește numărul de aprobări necesare la 2.
Activează „Solicită întotdeauna aprobare”.

După această modificare, permisiunea Execute a directorului financiar rămâne atribuită, dar nu are niciun efect. Politica solicită acum o aprobare independentă pentru fiecare cerere, inclusiv pentru cea a directorului financiar.

Menținerea permisiunii Execute atribuite chiar și atunci când nu are niciun efect în prezent, păstrează domeniul de acces al Membrului în matricea de permisiuni. Acest lucru va fi util în special atunci când suportul pentru conturi multiple este disponibil, unde Execute definește și conturile pe care un Membru le poate opera.

Exemplu: scenarii de aprobare cu patru membri

Acest exemplu prezintă un flux de lucru pentru inițierea retragerii complet configurat și ilustrează modul în care permisiunile și politica interacționează în practică. Aspectul reproduce matricea de permisiuni vizibilă în interfața de utilizator a produsului.

Membru	Vizualizează	Inițiere	Aprobă	Executare
Proprietar organizație	Da	Da	Da	Da
Alice	Da	Da	Da	—
Bob	Da	—	Da	—
Charlie	Da	Da	—	—

Politică: Aprobări necesare: 2 din 3 aprobatori disponibili. Solicită întotdeauna aprobare: ON.

Proprietarul are Drept de Execuție, dar deoarece "Solicită întotdeauna aprobare" este ON, nu are niciun efect.

Fiecare solicitare de retragere trebuie aprobată de 2 Membri independenți. Persoana care inițiază solicitarea este exclusă din grupul de aprobatori pentru acea solicitare.

Scenariu	Cine inițiază	Cine trebuie să aprobe	De ce
Proprietarul retrage	Proprietar	Alice și Bob	Doar 2 Membri cu Drept de Aprobare rămân după excluderea Proprietarului. Amândoi trebuie să aprobe.
Alice retrage	Alice	Proprietarul și Bob	Alice este exclusă. Aprobatorii rămași sunt Proprietarul și Bob.
Charlie retrage	Charlie	Oricare 2 dintre: Proprietarul, Alice, Bob	Charlie nu are Drept de Aprobare, așadar, toți cei 3 aprobatori sunt eligibili. Oricare 2 sunt suficienți.
Bob inițiază	—	—	Bob nu are Initiate. Nu poate crea o solicitare de retragere. Poate doar să aprobe.