Um organograma é um documento, visual ou escrito, que mostra como o seu negócio está estruturado internamente. Mapeia quem detém que função, como as diferentes partes do negócio se relacionam entre si e quem reporta a quem. No topo do organograma, encontraria tipicamente o conselho de administração ou a liderança sénior, com o resto da estrutura de negócios a fluir a partir daí.
Na vida empresarial diária, os organogramas são usados para integrar novos funcionários, planear o número de colaboradores e comunicar como o negócio está organizado. No contexto da integração de contas corporativas, servem um propósito diferente, mas relacionado: ajudam-nos a compreender quem são os principais decisores, como a autoridade flui através do negócio e se os indivíduos associados à conta se encontram num nível em que realmente têm controlo sobre a forma como é utilizada.
É importante notar que um organograma nem sempre é um documento autónomo. Pode ser um slide de uma apresentação interna, uma página de um memorando de informação ou um simples diagrama elaborado para este fim. O que importa é que seja preciso, atualizado e assinado por alguém com autoridade para o confirmar.
Compreender a estrutura de gestão de um negócio faz parte de compreender o próprio negócio. Para entidades maiores ou mais complexas, nem sempre é óbvio, apenas a partir dos documentos de constituição, quem está realmente a gerir as operações diárias ou quem se encontra acima dos indivíduos nomeados na conta.
O organograma preenche essa lacuna. Permite-nos verificar se as pessoas com quem estamos a lidar detêm realmente as posições que afirmam ter, e dá-nos uma imagem mais clara da estrutura geral da entidade. Isto é particularmente relevante quando um negócio tem múltiplas camadas de gestão, subsidiárias, ou onde a propriedade e o controlo são detidos por pessoas diferentes.
Isto apoia o processo mais amplo de Customer Due Diligence, exigido pelas regulamentações federais dos EUA, especificamente o requisito de compreender a estrutura de controlo das entidades com as quais trabalhamos.
O documento que enviar deve apresentar claramente todos os seguintes elementos:
Informações necessárias | Detalhes |
|---|---|
Nome legal completo do negócio | A entidade a que o organograma se refere. |
Nomes e títulos da liderança sénior | Todos os elementos ao nível de diretor e acima, bem como quaisquer outros indivíduos com autoridade significativa na tomada de decisões. |
Linhas de reporte | Uma indicação clara de quem reporta a quem, mostrando como a autoridade flui através do negócio. |
Data da última atualização | Quando o organograma foi mais recentemente revisto e confirmado como preciso. |
Assinatura de um representante autorizado | Uma assinatura ou confirmação escrita de um diretor ou equivalente a confirmar que o organograma é preciso e atual. |
Nem todo o negócio tem um organograma formal, e isso é perfeitamente normal. Se o seu negócio for pequeno e a estrutura for simples, uma descrição escrita simples de quem detém que função e quem reporta a quem é perfeitamente aceitável, desde que seja assinada e datada por um indivíduo autorizado.
O que estamos a tentar compreender é a estrutura, não o formato. Se conseguir comunicar isso claramente por escrito, não precisa de produzir um diagrama elaborado.
Será aceite qualquer um dos seguintes, desde que inclua todas as informações necessárias listadas acima:
Abaixo está um exemplo de um documento aceitável. Use-o como referência ao preparar a sua submissão.
Se não tiver certeza do nível de detalhe necessário ou se o seu organograma existente irá cumprir os nossos requisitos, entre em contacto com a nossa equipa de suporte de integração antes de enviar. Podemos analisar o que tem e informá-lo se funcionará.