Uma carta de autorização é um documento formal que cumpre duas funções. Primeiro, lista cada indivíduo que terá acesso à conta empresarial, seja para visualizar a atividade, iniciar transações ou gerir a conta em qualquer capacidade. Segundo, confirma que esses indivíduos foram formalmente autorizados a fazê-lo pela própria empresa, através de um quórum dos seus diretores ou equivalentes a diretores.
Pense nisto como a empresa a declarar oficialmente, por escrito, quem são as pessoas que aprovou para aceder a esta conta, e as assinaturas de diretores suficientes para tornar essa decisão vinculativa.
Este documento é fornecido por nós como um modelo. Deve preenchê-lo com os nomes e detalhes de todos os indivíduos autorizados e, em seguida, obter as assinaturas necessárias antes de o enviar. Não pode ser substituído por um documento da sua própria autoria. O modelo contém a linguagem de conformidade específica exigida, e um formato diferente não será aceite.
Uma empresa é uma entidade legal, não uma pessoa. Quando indivíduos interagem com uma conta empresarial, precisamos de uma confirmação formal de que a própria empresa sancionou essas interações. Sem isso, não temos como saber se as pessoas que acedem a uma conta foram realmente aprovadas para o fazer por aqueles que gerem a empresa.
Exigir um quórum de diretores para assinar serve para proteger a si e à sua empresa. Garante que qualquer decisão de conceder acesso à conta foi formalmente aprovada pelas pessoas que gerem a empresa, em vez de por um único indivíduo a agir sozinho. Isto é importante porque significa que nenhuma pessoa pode adicionar a si própria ou a outra pessoa a uma conta sem o conhecimento e o acordo da equipa de liderança mais ampla.
É também uma salvaguarda contra potenciais atores mal-intencionados, seja um funcionário a agir fora da sua autoridade, um terceiro a representar indevidamente os seus direitos de acesso, ou qualquer outra situação em que alguém possa tentar obter acesso aos ativos da sua empresa sem a devida autorização. O requisito de quórum significa que há sempre uma decisão coletiva por trás de quem pode aceder à sua conta.
Este é um requisito padrão no processo de Onboarding de contas empresariais e faz parte do processo de Diligência Devida do Cliente exigido pelos regulamentos federais dos EUA.
A carta de autorização preenchida deve incluir todos os seguintes pontos:
Informações necessárias | Detalhes |
|---|---|
Todos os indivíduos autorizados | O nome legal completo, função ou cargo e âmbito de acesso para cada pessoa que terá acesso à conta. Esta deve ser uma lista completa. Os indivíduos não listados neste documento não terão acesso concedido. |
Nome da entidade | O nome legal completo da empresa a que a autorização se refere, correspondendo exatamente ao que consta nos seus documentos de constituição. |
Quórum de assinaturas de diretores | O documento deve ser assinado por um quórum do conselho de administração ou dos seus equivalentes. Para a maioria das entidades, isto significa a maioria dos diretores. Para entidades com um único diretor, esse indivíduo deve assinar. Para sociedades, os signatários exigidos serão os sócios-gerentes ou sócios administradores. |
Data da assinatura | A data em que o documento foi assinado pelos diretores. Todas as assinaturas devem ser datadas. |
Nem todas as estruturas empresariais utilizam o título de diretor. A tabela abaixo mostra o que consideramos ser um equivalente a diretor para cada tipo de entidade comum:
Tipo de Entidade | Equivalente a diretor e quórum |
|---|---|
Sociedade | Conselho de Administração. Um quórum é tipicamente a maioria dos diretores em exercício, a menos que os seus estatutos especifiquem o contrário. |
LLC | Membros Gerentes ou Gerentes conforme definido no contrato social. Um quórum segue os termos do contrato social. |
Sociedade em Comandita Simples | Sócios Comanditados. Todos os sócios comanditados devem assinar, a menos que o contrato de sociedade permita uma decisão maioritária. |
LLP | Sócios Gerentes ou Sócios com autoridade de gestão, conforme definido no contrato da LLP. |
Fundo fiduciário | Todos os Fiduciários, ou a maioria dos Fiduciários onde o ato de fidúcia permite decisões maioritárias. |
Ao listar os indivíduos que terão acesso à conta, deve também indicar que nível de acesso está a ser concedido a cada pessoa. Por exemplo, alguns indivíduos podem ter autoridade total de transação, enquanto outros podem ter acesso apenas para visualização. Indicar isto claramente na carta de autorização ajuda-nos a configurar a conta corretamente desde o início e evita idas e vindas posteriores.
Se os níveis de acesso mudarem após a abertura da conta, por exemplo, se um novo funcionário for admitido ou um funcionário existente sair, será necessário enviar uma carta de autorização atualizada. Não podemos adicionar ou remover indivíduos de uma conta sem que este documento seja reemitido e assinado novamente.
O modelo de Carta de Autorização ser-lhe-á fornecido como parte do seu pacote de integração. Preencha todos os campos, certifique-se de que cada indivíduo que terá acesso à conta está listado e obtenha as assinaturas dos diretores exigidos ou dos seus equivalentes antes de enviar.
Se não recebeu o modelo ou não o consegue localizar, contacte a nossa equipa de suporte de integração e nós enviá-lo-emos diretamente a si.
Se não tem a certeza de quem conta como um diretor equivalente para o seu tipo de entidade, quantas assinaturas constituem um quórum de acordo com os seus documentos de governação, ou como descrever os níveis de acesso para cada indivíduo, contacte a nossa equipa de suporte de integração antes de enviar.
Fazer isto corretamente desde o início evita atrasos e significa que a sua conta pode ser configurada exatamente como a sua empresa pretende.