Rejestr dyrektorów

Czym jest ten dokument

Rejestr dyrektorów jest oficjalnym zapisem, który wymienia każdą osobę, która obecnie pełni lub wcześniej pełniła funkcję dyrektora w firmie. Jest to podstawowy dokument zarządczy, który większość formalnie ustrukturyzowanych podmiotów jest prawnie zobowiązana do prowadzenia.

Pokazuje on, kto jest prawnie odpowiedzialny za nadzorowanie i kierowanie firmą. Dyrektorzy to osoby stojące na szczycie struktury decyzyjnej firmy. Wyznaczają kierunek działalności, zatwierdzają kluczowe decyzje i ostatecznie odpowiadają za sposób działania podmiotu. Wiedza o tym, kto ponosi tę odpowiedzialność, jest fundamentalną częścią zrozumienia każdej firmy.

Podczas wdrażania korporacyjnego rejestr dyrektorów pomaga nam potwierdzić tożsamość osób kontrolujących podmiot. Bezpośrednio wpływa to na szerszy proces weryfikacji, kto stoi za firmą i czy zaangażowane osoby są tymi, za kogo się podają.

Dlaczego o to prosimy

Regulowane instytucje finansowe są zobowiązane na mocy federalnego prawa USA do identyfikowania osób sprawujących znaczącą kontrolę nad firmą. Dyrektorzy, z definicji, należą do tych osób. Zasady należytej staranności wobec klienta (Customer Due Diligence) określone przez FinCEN wyraźnie wymagają, abyśmy identyfikowali i weryfikowali osoby, które zarządzają i kierują podmiotami, z którymi współpracujemy.

Rejestr dyrektorów dostarcza nam jasnego i aktualnego obrazu tych osób. Bez niego nie możemy zakończyć weryfikacji struktury kontroli, która jest wymagana przed otwarciem konta.

Chroni to również samą firmę. Posiadanie jasnego i aktualnego rejestru dyrektorów oznacza, że nie ma niejasności co do tego, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji w imieniu podmiotu.

Co musi przedstawiać Twój dokument

Przesłany dokument musi jasno przedstawiać wszystkie poniższe informacje:

Wymagane informacje

Szczegóły

Pełne imię i nazwisko każdego dyrektora

Każda osoba, która obecnie pełni funkcję dyrektora w podmiocie.

Data powołania

Kiedy każdy dyrektor został formalnie powołany na swoje stanowisko.

Data rezygnacji lub odwołania

W stosownych przypadkach, kiedy dyrektor ustąpił lub został odwołany. Jest to istotne w przypadku byłych dyrektorów, których okres pełnienia funkcji pokrywa się z historią konta.

Nazwa firmy

Pełna nazwa prawna podmiotu, którego dotyczy rejestr.

Aktualny status

Potwierdzenie, że rejestr odzwierciedla aktualną sytuację i jest na bieżąco aktualizowany.

Uwaga dotycząca podmiotów z jednym dyrektorem

Jeśli Twoja firma ma tylko jednego dyrektora, rejestr po prostu wskaże tę osobę. Jest to całkowicie akceptowalne. Ważne jest, aby dokument był dokładny i aktualny, a nie żeby zawierał wiele nazwisk.

Jeśli struktura Twojej firmy oznacza brak formalnych dyrektorów, na przykład w przypadku niektórych struktur partnerskich lub LLC, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia ds. wdrażania przed przesłaniem dokumentów, abyśmy mogli doradzić odpowiedni dokument dla Twojej sytuacji.

Akceptowane dokumenty

Akceptowane będą wszystkie poniższe dokumenty, pod warunkiem, że zawierają wszystkie wymagane informacje wymienione powyżej:

  • Ustawowy rejestr dyrektorów prowadzony przez spółkę
  • Zgłoszenie do Sekretarza Stanu lub dokumenty urzędowe pokazujące aktualnych dyrektorów
  • Uchwała zarządu lub zgłoszenie korporacyjne odzwierciedlające aktualny skład zarządu
  • Poświadczony odpis z państwowego rejestru działalności gospodarczej potwierdzający powołanie dyrektorów

Poniżej przedstawiono przykład akceptowanego dokumentu. Użyj go jako odniesienia podczas przygotowywania swojej dokumentacji.

Example of a register of directors document

Potrzebujesz pomocy z tym dokumentem?

Jeśli Twoja firma nie używa tytułu dyrektora lub jeśli Twoja struktura zarządzania jest inna, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia ds. wdrażania przed przesłaniem dokumentów. Możemy potwierdzić, jak wygląda równoważny dokument dla Twojego typu podmiotu i upewnić się, że dostarczasz właściwe informacje.

Potrzebujesz więcej pomocy?