Schemat organizacyjny

Czym jest ten dokument

Schemat organizacyjny to dokument, wizualny lub pisemny, który przedstawia wewnętrzną strukturę Twojej firmy. Określa on, kto pełni jaką rolę, jak poszczególne części firmy są ze sobą powiązane i kto komu podlega. Na szczycie schematu zazwyczaj znajduje się rada dyrektorów lub wyższe kierownictwo, a pozostała struktura firmy rozciąga się w dół od tego poziomu.

W codziennym życiu biznesowym schematy organizacyjne służą do wdrażania nowych pracowników, planowania zatrudnienia i komunikowania, jak zorganizowana jest działalność. W kontekście wdrażania kont firmowych pełnią one inne, ale pokrewne zadanie: pomagają nam zrozumieć, kto jest kluczowym decydentem, jak władza przepływa w firmie i czy osoby związane z kontem znajdują się na poziomie, na którym faktycznie kontrolują sposób jego wykorzystania.

Warto zauważyć, że schemat organizacyjny nie zawsze jest samodzielnym dokumentem. Może to być slajd z wewnętrznej prezentacji, strona z memorandum informacyjnego lub prosty diagram sporządzony w tym celu. Ważne jest, aby był dokładny, aktualny i zatwierdzony przez osobę uprawnioną do jego potwierdzenia.

Dlaczego o to prosimy

Zrozumienie struktury zarządzania firmy jest częścią zrozumienia samej firmy. W przypadku większych lub bardziej złożonych podmiotów, z samych dokumentów założycielskich nie zawsze wynika jasno, kto faktycznie prowadzi codzienne operacje lub kto stoi ponad osobami wymienionymi na koncie.

Schemat organizacyjny wypełnia tę lukę. Pozwala nam sprawdzić, czy osoby, z którymi mamy do czynienia, faktycznie zajmują stanowiska, które deklarują, i daje nam jaśniejszy obraz ogólnej struktury podmiotu. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm posiadających wiele szczebli zarządzania, spółek zależnych lub gdy własność i kontrola są w rękach różnych osób.

Wspiera to szerszy proces należytej staranności wobec klienta (Customer Due Diligence) wymagany zgodnie z przepisami federalnymi USA, w szczególności wymóg zrozumienia struktury kontroli podmiotów, z którymi współpracujemy.

Co musi przedstawiać Twój dokument

Przesłany dokument musi jasno przedstawiać wszystkie poniższe informacje:

Wymagane informacje	Szczegóły
Pełna nazwa prawna firmy	Podmiot, którego dotyczy schemat.
Imiona, nazwiska i stanowiska wyższego kierownictwa	Wszyscy na poziomie dyrektora i wyżej, a także wszelkie inne osoby posiadające znaczące uprawnienia decyzyjne.
Linie raportowania	Jasne wskazanie, kto komu podlega, pokazujące, jak władza przepływa w firmie.
Data ostatniej aktualizacji	Kiedy schemat był ostatnio przeglądany i potwierdzono jego dokładność.
Zatwierdzenie przez upoważnionego przedstawiciela	Podpis lub pisemne potwierdzenie od dyrektora lub równorzędnej osoby, potwierdzające, że schemat jest dokładny i aktualny.

Uwaga dotycząca mniejszych firm

Nie każda firma posiada formalny schemat organizacyjny i jest to całkowicie w porządku. Jeśli Twoja firma jest mała, a struktura jest prosta, prosty pisemny opis tego, kto pełni jaką rolę i kto komu podlega, jest całkowicie akceptowalny, o ile jest podpisany i opatrzony datą przez upoważnioną osobę.

Staramy się zrozumieć strukturę, a nie format. Jeśli potrafisz jasno to przekazać na piśmie, nie musisz tworzyć dopracowanego diagramu.

Akceptowane dokumenty

Akceptowane będą wszelkie z poniższych, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymagane informacje wymienione powyżej:

Wewnętrzny schemat organizacyjny zatwierdzony przez upoważnionego przedstawiciela
Diagram struktury zarządzania zawarty w pakiecie zarządu lub dokumentach spółki
Schemat organizacyjny wyodrębniony z memorandum informacyjnego spółki lub prezentacji dla inwestorów
Pisemny opis struktury zarządzania, w przypadku braku schematu graficznego, podpisany i opatrzony datą przez dyrektora lub równorzędną osobę

Przykładowy dokument

Poniżej przedstawiono przykład akceptowanego dokumentu. Użyj go jako odniesienia podczas przygotowywania swojej dokumentacji.

Example of an organizational chart document

Potrzebujesz pomocy z tym dokumentem?

Jeśli nie masz pewności, jaki poziom szczegółowości jest potrzebny lub czy Twój obecny schemat organizacyjny spełnia nasze wymagania, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia ds. onboardingu przed przesłaniem. Możemy przyjrzeć się temu, co posiadasz, i poinformować Cię, czy będzie to działać.