List upoważniający

List upoważniający to formalny dokument, który pełni dwie funkcje. Po pierwsze, wymienia każdą osobę, która będzie miała dostęp do konta firmowego, niezależnie od tego, czy będzie to przeglądanie aktywności, inicjowanie transakcji, czy zarządzanie kontem w jakikolwiek sposób. Po drugie, potwierdza, że osoby te zostały formalnie upoważnione do tego przez samą firmę, poprzez kworum jej dyrektorów lub ich odpowiedników.

Pomyśl o tym, jak o oficjalnym oświadczeniu firmy na piśmie: oto osoby, którym zatwierdziliśmy dostęp do tego konta, a oto podpisy wystarczającej liczby naszych dyrektorów, aby ta decyzja była wiążąca.

Ten dokument jest przez nas dostarczany jako szablon. Należy go wypełnić nazwiskami i danymi wszystkich upoważnionych osób, a następnie uzyskać wymagane podpisy przed przesłaniem. Nie może być zastąpiony dokumentem własnego projektu. Szablon zawiera wymagane specyficzne sformułowania dotyczące zgodności, a inny format nie zostanie zaakceptowany.

Firma jest podmiotem prawnym, a nie osobą fizyczną. Gdy osoby fizyczne wchodzą w interakcję z kontem firmowym, potrzebujemy formalnego potwierdzenia, że sama firma sankcjonowała te interakcje. Bez tego nie wiemy, czy osoby uzyskujące dostęp do konta zostały rzeczywiście zatwierdzone do tego przez osoby zarządzające firmą.

Wymóg podpisu kworum dyrektorów ma na celu ochronę Ciebie i Twojej firmy. Zapewnia on, że każda decyzja o udzieleniu dostępu do konta została formalnie zatwierdzona przez osoby zarządzające firmą, a nie przez jedną osobę działającą samodzielnie. Jest to ważne, ponieważ oznacza to, że żadna osoba nie może po cichu dodać siebie lub kogoś innego do konta bez wiedzy i zgody szerszego zespołu kierowniczego.

Stanowi to również zabezpieczenie przed potencjalnymi nieuczciwymi podmiotami, niezależnie od tego, czy jest to pracownik działający poza swoimi uprawnieniami, strona trzecia fałszywie przedstawiająca swoje prawa dostępu, czy jakakwiek inna sytuacja, w której ktoś mógłby próbować uzyskać dostęp do aktywów Twojej firmy bez odpowiedniego upoważnienia. Wymóg kworum oznacza, że za tym, kto może uzyskać dostęp do Twojego konta, zawsze stoi wspólna decyzja.

Jest to standardowy wymóg w procesie onboardingu kont korporacyjnych i stanowi część procesu Customer Due Diligence, wymaganego zgodnie z federalnymi przepisami USA.

Wypełniony list upoważniający musi zawierać wszystkie poniższe elementy:

Nie każda struktura biznesowa używa tytułu dyrektora. Poniższa tabela przedstawia, co uważamy za odpowiednik dyrektora dla każdego powszechnego typu podmiotu:

Szablon upoważnienia zostanie dostarczony w pakiecie powitalnym. Uzupełnij wszystkie pola, upewnij się, że każda osoba, która będzie miała dostęp do konta, jest wymieniona, i uzyskaj podpisy wymaganych dyrektorów lub ich odpowiedników przed przesłaniem.

Jeśli nie otrzymałeś szablonu lub nie możesz go znaleźć, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia ds. wdrażania, a wyślemy go bezpośrednio do Ciebie.

Jeśli nie jesteś pewien, kto liczy się jako odpowiednik dyrektora dla Twojego typu podmiotu, ile podpisów stanowi kworum zgodnie z Twoimi dokumentami statutowymi lub jak opisać poziomy dostępu dla każdej osoby, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia ds. wdrażania przed przesłaniem dokumentów.

Prawidłowe wykonanie tego od początku pozwala uniknąć opóźnień i oznacza, że Twoje konto może zostać skonfigurowane dokładnie tak, jak zamierza Twoja firma.