Veiledning for innsending av innkjøpsordre og faktura

Sist oppdatert: 10. april 2026

Velkommen til vår offisielle veiledning for innsending av innkjøpsordrer og fakturaer. Når din leverandør-onboardingprosess er fullført, kan du bruke denne veiledningen til å administrere dine innkjøpsordrer (PO-er) og fakturainnsendinger. Den beskriver hvordan du starter arbeidet, sender inn fakturaer korrekt og sikrer rask betaling — noe som bidrar til å opprettholde et jevnt og etterrettelig partnerskap med Payward.

Før du starter noe arbeid med Payward, må leverandører ha:

  • En fullt utført kontrakt, avtale, arbeidsbeskrivelse (SOW), bestillingsskjema, innsettingsordre, tilbud (en form for støttedokumentasjon som er signert og utført av begge parter).

  • En formell innkjøpsordre (PO) utstedt av Payward.

Viktige punkter

  • PO-en definerer omfang, leveranser, betalingsbetingelser, faktureringsenhet, valuta og innsendingsinstruksjoner.

  • Arbeid må ikke starte før en PO er utstedt.

  • Eventuelle endringer i omfang eller budsjett krever at en endring eller tilleggsordre signeres og utføres av begge parter; der en oppdatering av den eksisterende PO-en eller en ny PO skal utstedes før man fortsetter.

  • Utføring av arbeid utenfor godkjent PO-omfang kan føre til forsinkede eller avviste betalinger.

Bekreft alltid PO-nummeret ditt med din Payward-kontakt før du starter arbeidet.

Faktura(er) må sendes via e-post i tide (i henhold til kontraktsbetingelsene) ved å sende fakturaen som et PDF-vedlegg til din Payward-kontakt og Paywards regnskapsavdeling (Accounts Payable).

For å unngå behandlingsforsinkelser, sørg for at fakturaen din inneholder følgende:

  • Et gyldig PO-nummer (én PO per faktura)

  • Riktig Payward juridisk enhet og faktureringsadresse

  • Din Payward kontaktperson

  • Matchende valuta som angitt på PO-en

  • Ett enkelt PDF-vedlegg (ikke passordbeskyttet)

  • Servicedatoer (start- og sluttdatoer) som stemmer overens med arbeidet utført på fakturaen

  • Betalingsbetingelser (Netto 30, osv.) i samsvar med avtalen (kontrakten)

Payward behandler betalinger i henhold til avtalte betalingsbetingelser når fakturaer har bestått verifisering og godkjenning.

Spørsmål: Jeg har ikke en PO ennå – hva skal jeg gjøre?

Svar: Kontakt din Payward forretningspartner for å be om en PO før du starter arbeidet.

Spørsmål: Hvem kontakter jeg for fakturaspørsmål?

Svar: Send en e-post direkte til Payward leverandørgjeldsteamet for eventuelle oppfølgingsspørsmål – og inkluder fakturanummeret & PO-nummeret ditt i e-postens emnefelt for enkel referanse.

  • Start arbeidet først etter å ha mottatt en gyldig PO.

  • Send inn fakturaer via e-post

  • Følg fakturasjekklisten for å unngå forsinkelser.

  • Payward betaler i henhold til avtalte betingelser etter fakturavalidering.

 

Trenger du mer hjelp?