Innføring av selskapsstyring

Denne veiledningen tar deg gjennom innføringen av godkjenningskrav i organisasjonen din, én arbeidsflyt om gangen. Du trenger ikke konfigurere all selskapsstyring på én gang – systemet er utformet slik at du kan flytte hver arbeidsflyt fra raske enkeltbrukerhandlinger til fullt styrt flerpersonsgodkjenning i ditt eget tempo.

Se Policyer, godkjenninger og selskapsstyring for informasjon om hvordan policyer og godkjenningsinnstillinger fungerer. For tillatelsesmodellen, se Tillatelser og arbeidsflyter.

To måter å styre en arbeidsflyt på

Samspillet mellom Execute og «Krev alltid godkjenning» gir deg to styringsalternativer per arbeidsflyt:

Godkjenning for noen, rask vei for andre: Lås policyen med «Krev alltid godkjenning» AV. Medlemmer med Execute kan fortsatt fullføre handlinger umiddelbart; alle andre går gjennom godkjenning. Låsen forhindrer at noen kan endre disse reglene på egen hånd.
Godkjenning for alle: Lås policyen med «Krev alltid godkjenning» PÅ. Alle medlemmer, inkludert eieren, må gjennom godkjenningskøen. Ingen enkeltperson kan fullføre en handling alene.

Steg for steg

De tre første stegene er reversible. Det fjerde – låsing – er forpliktelsespunktet.

Steg 1: Bootstrap

Eieren starter med fulle tillatelser på alle arbeidsflyter. På dette stadiet er eieren det eneste medlemmet og kan utføre alle handlinger uten godkjenning. Dette er det forventede utgangspunktet.

Steg 2: Konfigurer

Sett opp godkjenning for en bestemt arbeidsflyt mens «Krev alltid godkjenning» er AV. Eieren beholder Execute og kan fortsette å arbeide normalt.

Inviter medlemmer og tildel Approve-tillatelse på målarbeidsflyten.
Angi det nødvendige antallet godkjenninger.
Hvis du planlegger å låse policyen (trinn 4), må du sørge for at minst ett annet medlem har Approve på Manage Policies-arbeidsflyten. Systemet krever en uavhengig godkjenner før låsing er tillatt.

Etter dette trinnet er godkjenningsreglene definert og de rette personene har tillatelser, men ingenting håndheves ennå. Eieren kan fortsatt fullføre handlinger via Execute og kan fortsatt endre policyer alene.

Steg 3: Valider

Slå på «Krev alltid godkjenning» for målarbeidsflyten. Dette tvinger alle handlinger, inkludert eierens, gjennom godkjenning. Kontroller at:

Godkjennere mottar ventende forespørsler og kan behandle dem
Det nødvendige antallet godkjenninger er oppnåelig med de nåværende medlemmene
Hele flyten fungerer som forventet

Siden policyen ikke er låst ennå, kan du fortsatt rulle tilbake. Slå av «Always require approval» for å gjenopprette umiddelbar fullføring og juster konfigurasjonen før du prøver igjen.

Dette er det trygge vinduet for utprøving. Selskapsstyringen er aktiv for målarbeidsflyten, men eieren beholder ensidig kontroll over selve policyen og kan rulle tilbake når som helst.

Trinn 4: Lås

Lås policyen når du er fornøyd. Dette er punktet der du forplikter deg. Fra nå av:

Alle forespørsler følger de oppsatte godkjenningsreglene
Endringer i policyen – å slå «Krev alltid godkjenning» av/på, endre antallet påkrevde godkjenninger eller låse opp – krever også uavhengig godkjenning
Ingen enkeltperson kan svekke selskapsstyringen for denne arbeidsflyten alene

Det er viktig: Før du låser, må du sørge for at minst ett annet aktivt medlem har Godkjenn-tillatelse for arbeidsflyten Administrer policyer. Systemet krever en uavhengig godkjenner før det tillater låsing.

Det er viktig: Låsing fjerner enhver enkeltpersons mulighet til å svekke selskapsstyringen for denne arbeidsflyten alene. Fremtidige endringer, inkludert opplåsing, forutsetter at en uavhengig godkjenner forblir tilgjengelig via arbeidsflyten Administrer policyer.

Trinn 5: Gjenta

Alle andre arbeidsflyter forblir raske spor – eieren kan fortsatt bruke Utfør på alle arbeidsflyter der policyen ikke er låst. Gå tilbake til trinn 2 for neste arbeidsflyt.

Denne fremgangsmåten er en anbefaling, ikke et krav. Du kan operere på ubestemt tid med en hvilken som helst kombinasjon av styrte og ikke-styrte arbeidsflyter.

Eksempel: selektiv selskapsstyring for uttak

En finansdirektør ønsker å beholde muligheten til å gjennomføre uttak umiddelbart, samtidig som alle uttak fra fondsforvaltere må gjennom godkjenning.

Tillatelsesoppsett:

Medlem	Vis	Iverksett	Godkjenn	Utfør
CFO	Ja	Ja	Ja	Ja
Fondsforvalter A	Ja	Ja	-	-
Fondsforvalter B	Ja	Ja	-	-

Policy-innstillinger:

Nødvendige godkjenninger: 1
Krev alltid godkjenning: AV
Policy: Låst

Finansdirektøren kan starte og umiddelbart gjennomføre uttak med Execute. Fondforvaltere kan starte uttak, men hver forespørsel går inn i godkjenningskøen og krever 1 godkjenning fra finansdirektøren.

Overgang til full selskapsstyring: Når finansdirektøren senere bestemmer at alle uttak, inkludert egne, må gjennom godkjenning, sender de en forespørsel om policyendring (som selv krever uavhengig godkjenning fordi policyen er låst):

Tildel Approve til fondforvalterne slik at de kan gjennomgå hverandres forespørsler.
Øk antall godkjenninger til 2.
Slå på «Always require approval».

Etter denne endringen er Execute-tillatelsen til finansdirektøren fortsatt tildelt, men har ingen effekt. Policyen krever nå uavhengig godkjenning for alle forespørsler, inkludert finansdirektørens.

Å beholde Execute tilordnet selv når det ikke har noen effekt, bevarer medlemmets tilgangsomfang i tillatelsesmatrisen. Dette vil være særlig nyttig når støtte for flere kontoer blir tilgjengelig, der Execute også definerer hvilke kontoer et medlem kan operere på.

Eksempel: godkjenningsscenarioer med fire medlemmer

Dette eksempelet viser en fullstendig konfigurert Initiate Withdrawal-arbeidsflyt og illustrerer hvordan tillatelser og policy samvirker i praksis. Oppsettet gjenspeiler tillatelsesmatrisen som vises i produktgrensesnittet.

Medlem	Vis	Iverksett	Godkjenn	Utfør
Organization Owner	Ja	Ja	Ja	Ja
Alice	Ja	Ja	Ja	-
Bob	Ja	-	Ja	-
Charlie	Ja	Ja	-	-

Policy: Nødvendige godkjenninger: 2 av 3 tilgjengelige godkjennere. Krev alltid godkjenning: PÅ.

Owner har Execute, men fordi «Always require approval» er PÅ, har det ingen effekt.

Alle uttaksforespørsler må godkjennes av 2 uavhengige medlemmer. Den som starter forespørselen, er utelukket fra godkjenningspoolen for den forespørselen.

Scenario	Hvem starter	Hvem må godkjenne	Hvorfor
Owner tar ut	Eier	Alice og Bob	Bare 2 medlemmer med Approve gjenstår etter at Owner er ekskludert. Begge må godkjenne.
Alice tar ut	Alice	Owner og Bob	Alice er ekskludert. De øvrige godkjennerne er Owner og Bob.
Charlie tar ut	Charlie	To valgfrie av: Owner, Alice, Bob	Charlie har ikke Approve, så alle 3 godkjennerne kan godkjenne. To holder.
Bob initierer	-	-	Bob har ikke Initiate. Han kan ikke opprette en uttaksforespørsel. Han kan bare godkjenne.