Gids voor het indienen van inkooporders en facturen

Laatst bijgewerkt: 10 april 2026

Welkom bij onze officiële gids voor het indienen van PO's en facturen. Zodra je onboardingproces als leverancier is voltooid, kun je deze gids gebruiken om je inkooporders (PO's) en factuurinzendingen te beheren. De gids beschrijft hoe je met het werk begint, hoe je facturen correct indient en hoe je zorgt voor een tijdige betaling — wat helpt bij het behouden van een soepele en conforme samenwerking met Payward.

Voordat leveranciers met werkzaamheden voor Payward beginnen, moeten zij beschikken over:

  • Een volledig ondertekend contract, overeenkomst,Statement of Work (SOW), bestelformulier, plaatsingsorder, offerte (een vorm van ondersteunende documentatie die door beide partijen is ondertekend en uitgevoerd).

  • Een formele inkooporder (PO) uitgegeven door Payward.

 

Belangrijke punten

  • De PO definieert de reikwijdte, deliverables, betalingsvoorwaarden, factureringsentiteit, valuta en indieningsinstructies.

  • Het werk mag pas beginnen nadat er een PO is uitgegeven.

  • Elke wijziging in reikwijdte of budget vereist een amendement of wijzigingsorder die door beide partijen moet worden ondertekend en uitgevoerd; hierbij moet een update van de bestaande PO of een nieuwe PO worden uitgegeven voordat je verdergaat.

  • Het uitvoeren van werkzaamheden buiten de goedgekeurde PO-reikwijdte kan leiden tot vertraagde of geweigerde betalingen.

 

Bevestig altijd je PO-nummer bij je contactpersoon bij Payward voordat je met het werk begint.

Facturen moeten tijdig worden gemaild (in overeenstemming met de contractvoorwaarden) door de factuur als PDF-bijlage te sturen naar je contactpersoon bij Payward en het Accounts Payable-team van Payward.

Om vertragingen in de verwerking te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je factuur het volgende bevat:

  • Een geldig PO-nummer (één PO per factuur)

  • De juiste juridische entiteit en het juiste factuuradres van Payward

  • Je contactpersoon bij Payward

  • Dezelfde valuta als vermeld op de PO

  • Eén enkele PDF-bijlage (niet beveiligd met een wachtwoord)

  • Servicedata (begin- en einddatum) die overeenkomen met de werkzaamheden op de factuur

  • Betalingsvoorwaarden (Net 30, etc.) in overeenstemming met de overeenkomst (het contract)

 

Payward verwerkt betalingen volgens de gecontracteerde betalingsvoorwaarden zodra facturen de verificatie en goedkeuringen hebben doorstaan.

V: Ik heb nog geen PO — wat moet ik doen?

A: Neem contact op met je zakelijke partner bij Kraken om een PO aan te vragen voordat je met het werk begint.

V: Met wie neem ik contact op voor vragen over facturen?

A: E-mail het Accounts Payable-team van Kraken rechtstreeks voor eventuele vervolgvragen - en vermeld je factuurnummer en PO-nummer in de onderwerpregel van de e-mail voor een gemakkelijke referentie.

  • Begin pas met het werk nadat je een geldige PO hebt ontvangen.

  • Dien facturen in via e-mail

  • Volg de checklist voor facturen om vertragingen te voorkomen.

  • Payward betaalt op basis van gecontracteerde voorwaarden na factuurvalidatie.

 

Meer hulp nodig?