Il registro degli amministratori è una documentazione ufficiale che elenca ogni individuo che attualmente ricopre, o ha ricoperto in precedenza, un incarico di amministratore all'interno dell'attività. È un documento di governance fondamentale che la maggior parte delle entità formalmente strutturate sono tenute a mantenere per legge.
Mostra chi è legalmente responsabile della supervisione e della direzione dell'attività. Gli amministratori sono le persone al vertice della struttura decisionale di una società. Essi definiscono la direzione dell'attività, approvano le decisioni principali e sono in ultima analisi responsabili del funzionamento dell'entità. Sapere chi detiene tale responsabilità è una parte fondamentale per comprendere qualsiasi attività.
Durante l'onboarding aziendale, il registro degli amministratori ci aiuta a confermare le identità delle persone che controllano l'entità. Questo si inserisce direttamente nel processo più ampio di verifica di chi c'è dietro l'attività e se le persone coinvolte sono chi dicono di essere.
Le istituzioni finanziarie regolamentate sono tenute, ai sensi della US federal law, a identificare le persone che esercitano un controllo significativo su un'attività. Gli amministratori, per definizione, sono tra queste persone. Le norme sull'Adeguata Verifica della Clientela stabilite da FinCEN richiedono specificamente di identificare e verificare le persone che gestiscono e dirigono le entità con cui lavoriamo.
Il registro degli amministratori ci fornisce un quadro chiaro e aggiornato di chi sono queste persone. Senza di esso, non possiamo completare la verifica della struttura di controllo richiesta prima che un account possa essere aperto.
Inoltre, protegge l'attività stessa. Avere una registrazione chiara e attuale dei suoi amministratori significa che non c'è ambiguità su chi ha l'autorità di prendere decisioni per conto dell'entità.
Il documento che presenti deve mostrare chiaramente tutti i seguenti elementi:
Informazioni richieste | Dettagli |
|---|---|
Nome legale completo di ciascun amministratore | Ogni persona che attualmente ricopre la carica di amministratore all'interno dell'entità. |
Data di nomina | Quando ciascun amministratore è stato formalmente nominato al suo ruolo. |
Data di dimissioni o revoca | Ove applicabile, quando un amministratore si è dimesso o è stato rimosso. Questo è rilevante per gli ex amministratori il cui periodo di servizio si sovrappone alla cronologia dell'account. |
Nome dell'azienda | Il nome legale completo dell'entità a cui si riferisce il registro. |
Stato attuale | Conferma che il registro riflette la posizione attuale ed è stato mantenuto aggiornato. |
Se la tua attività ha un solo amministratore, il registro mostrerà semplicemente quella persona. Questo è perfettamente accettabile. Ciò che conta è che il documento sia accurato e aggiornato, non che contenga più nomi.
Se la tua struttura aziendale prevede l'assenza di amministratori formali, ad esempio in alcune strutture di partnership o LLC, contatta il nostro team di supporto onboarding prima di inviare i documenti, in modo che possiamo consigliarti il documento giusto per la tua situazione.
Saranno accettati i seguenti documenti, a condizione che includano tutte le informazioni richieste elencate sopra:
Di seguito è riportato un esempio di documento accettabile. Usalo come riferimento quando prepari la tua presentazione.
Se la tua attività non utilizza il titolo di amministratore, o se la tua struttura di governance è impostata in modo diverso, contatta il nostro team di supporto onboarding prima di inviare i documenti. Possiamo confermare quale sia il documento equivalente per il tuo tipo di entità e assicurarci che tu stia fornendo il documento corretto.