Guida alla presentazione di ordini di acquisto e fatture

Prima di iniziare qualsiasi lavoro con Payward, i fornitori devono avere:

• Un Contratto, Accordo, Statement of Work (SOW), Modulo d'Ordine, Ordine di Inserzione, Preventivo (una forma di documentazione di supporto che è stata firmata ed eseguita da entrambe le parti) completamente eseguito.

• Un Ordine di Acquisto (PO) formale emesso da Payward.

Punti chiave

• Il PO definisce l'ambito, i risultati attesi, i termini di pagamento, l'entità di fatturazione, la valuta e le istruzioni per l'invio.

• Il lavoro non deve iniziare finché non è stato emesso un PO.

• Qualsiasi modifica all'ambito o al budget richiede che un Emendamento o un Ordine di Modifica sia firmato ed eseguito da entrambe le parti; in tal caso, un aggiornamento al PO esistente o un nuovo PO dovrebbe essere emesso prima di procedere.

• L'esecuzione di lavori al di fuori dell'ambito del PO approvato può comportare pagamenti ritardati o negati.

Le fatture devono essere inviate tempestivamente via email (in conformità con i termini contrattuali) come allegato PDF al tuo contatto Payward e al team Contabilità Fornitori di Payward.

Per evitare ritardi nell'elaborazione, assicurati che la tua fattura includa quanto segue:

• Un numero PO valido (un PO per fattura)

• La corretta entità legale e indirizzo di fatturazione di Payward

• Il tuo referente Payward

• Valuta corrispondente a quella indicata sul PO

• Un singolo allegato PDF (non protetto da password)

• Date del servizio (date di inizio e fine) allineate con il lavoro svolto sulla fattura

• Termini di pagamento (Net 30, ecc.) in conformità con l'accordo (contratto)

Payward elabora i pagamenti in base ai termini di pagamento contrattuali una volta che le fatture superano la verifica e le approvazioni.

D: Non ho ancora un PO — cosa devo fare?

R: Contatta il tuo referente commerciale Kraken per richiedere un PO prima di iniziare il lavoro.

D: Chi devo contattare per domande sulle fatture?

R: Invia un'email direttamente al team Contabilità Fornitori di Kraken per qualsiasi domanda di follow-up - e includi il numero della tua fattura e il numero PO nell'oggetto dell'email per facilitare il riferimento.

• Inizia il lavoro solo dopo aver ricevuto un PO valido.

• Invia le fatture via email

• Segui la lista di controllo della fattura per prevenire ritardi.

• Payward paga in base ai termini contrattuali dopo la convalida della fattura.