Un organigramma è un documento, visivo o scritto, che mostra come la tua attività è strutturata internamente. Mappa chi ricopre quale ruolo, come le diverse parti dell'attività si relazionano tra loro e chi riferisce a chi. Al vertice dell'organigramma si trova tipicamente il consiglio di amministrazione o la dirigenza senior, con il resto della struttura aziendale che si sviluppa da lì.
Nella vita aziendale di tutti i giorni, gli organigrammi vengono utilizzati per l'onboarding di nuovi dipendenti, la pianificazione del personale e la comunicazione di come è organizzata l'attività. Nel contesto dell'onboarding degli account aziendali, servono a uno scopo diverso ma correlato: ci aiutano a capire chi sono i principali decisori, come l'autorità fluisce attraverso l'attività e se gli individui associati all'account si trovano a un livello in cui hanno realmente il controllo su come viene utilizzato.
Vale la pena notare che un organigramma non è sempre un documento autonomo. Potrebbe essere una diapositiva di una presentazione interna, una pagina di un memorandum informativo o un semplice diagramma elaborato per questo scopo. Ciò che conta è che sia accurato, aggiornato e approvato da qualcuno con l'autorità di confermarlo.
Comprendere la struttura di gestione di un'attività fa parte del comprendere l'attività stessa. Per entità più grandi o complesse, non è sempre ovvio dai soli documenti di costituzione chi gestisce effettivamente le operazioni quotidiane o chi si trova al di sopra degli individui nominati sull'account.
L'organigramma colma questa lacuna. Ci permette di vedere se le persone con cui abbiamo a che fare ricoprono realmente le posizioni che affermano di ricoprire e ci offre un quadro più chiaro della struttura complessiva dell'entità. Ciò è particolarmente rilevante quando un'attività ha più livelli di gestione, filiali o dove la proprietà e il controllo sono detenuti da persone diverse.
Ciò supporta il più ampio processo di Customer Due Diligence richiesto dalle normative federali statunitensi, in particolare l'esigenza di comprendere la struttura di controllo delle entità con cui lavoriamo.
Il documento che presenti deve mostrare chiaramente tutti i seguenti elementi:
Informazioni richieste | Dettagli |
|---|---|
Denominazione sociale completa dell'attività | L'entità a cui si riferisce l'organigramma. |
Nomi e titoli della dirigenza senior | Tutti coloro che ricoprono il ruolo di direttore e superiori, nonché qualsiasi altro individuo con significativa autorità decisionale. |
Gerarchie di riferimento | Un'indicazione chiara di chi riferisce a chi, mostrando come l'autorità fluisce attraverso l'attività. |
Data dell'ultimo aggiornamento | Data dell'ultima revisione e conferma dell'accuratezza dell'organigramma. |
Approvazione da parte di un rappresentante autorizzato | Una firma o una conferma scritta da parte di un direttore o equivalente che attesti che l'organigramma è accurato e aggiornato. |
Non tutte le attività hanno un organigramma formale, e va benissimo così. Se la tua attività è piccola e la struttura è semplice, una semplice descrizione scritta di chi ricopre quale ruolo e chi riferisce a chi è perfettamente accettabile, purché sia firmata e datata da un individuo autorizzato.
Ciò che stiamo cercando di capire è la struttura, non il formato. Se puoi comunicarlo chiaramente per iscritto, non è necessario produrre un diagramma elaborato.
Sarà accettato uno qualsiasi dei seguenti documenti, purché includa tutte le informazioni richieste elencate sopra:
Di seguito è riportato un esempio di documento accettabile. Usalo come riferimento quando prepari la tua presentazione.
Se non sei sicuro di quale livello di dettaglio sia necessario o se il tuo organigramma esistente soddisferà i nostri requisiti, contatta il nostro team di supporto per l'onboarding prima di inviarlo. Possiamo esaminare ciò che hai e farti sapere se funzionerà.