Una lettera di autorizzazione è un documento formale che svolge due funzioni. Primo, elenca ogni individuo che avrà accesso all'account aziendale, sia per visualizzare le attività, avviare transazioni o gestire l'account in qualsiasi capacità. Secondo, conferma che tali individui sono stati formalmente autorizzati a farlo dall'azienda stessa, tramite un quorum dei suoi direttori o equivalenti di direttore.
Pensala come l'azienda che dichiara ufficialmente, per iscritto: ecco le persone che abbiamo approvato per accedere a questo account, ed ecco le firme di un numero sufficiente dei nostri direttori per rendere tale decisione vincolante.
Questo documento è fornito da noi come modello. Tu lo compili con i nomi e i dettagli di tutti gli individui autorizzati e poi ottieni le firme richieste prima di inviarlo. Non può essere sostituito con un documento di tua progettazione. Il modello contiene un linguaggio specifico di conformità che è richiesto, e un formato diverso non sarà accettato.
Un'azienda è un'entità legale, non una persona. Quando gli individui interagiscono con un account aziendale, abbiamo bisogno di una conferma formale che l'azienda stessa abbia autorizzato tali interazioni. Senza questa, non abbiamo modo di sapere se le persone che accedono a un account siano state effettivamente approvate da coloro che gestiscono l'azienda.
Richiedere la firma di un quorum di direttori serve a proteggere te e la tua attività. Garantisce che qualsiasi decisione di concedere l'accesso all'account sia stata formalmente approvata dalle persone che gestiscono l'azienda, piuttosto che da un singolo individuo che agisce da solo. Ciò è importante perché significa che nessuna singola persona può silenziosamente aggiungere se stessa o qualcun altro a un account senza la conoscenza e l'accordo del team di leadership più ampio.
È anche una salvaguardia contro potenziali malintenzionati, che si tratti di un dipendente che agisce al di fuori della propria autorità, di una terza parte che travisa i propri diritti di accesso, o di qualsiasi altra situazione in cui qualcuno potrebbe tentare di ottenere accesso ai tuoi asset aziendali senza la dovuta autorizzazione. Il requisito del quorum significa che c'è sempre una decisione collettiva dietro a chi può accedere al tuo account.
Questo è un requisito standard nell'onboarding degli account aziendali e fa parte del processo di Customer Due Diligence richiesto dalle US federal regulations.
La lettera di autorizzazione compilata deve includere tutto quanto segue:
Informazioni richieste | Dettagli |
|---|---|
Tutti gli individui autorizzati | Il nome legale completo, il ruolo o la qualifica, e l'ambito di accesso per ogni persona che avrà accesso all'account. Questo deve essere un elenco completo. Agli individui non elencati in questo documento non verrà concesso l'accesso. |
Nome dell'entità | Il nome legale completo dell'attività a cui l'autorizzazione si riferisce, corrispondente esattamente a quanto appare nei tuoi documenti di costituzione. |
Quorum di firme dei direttori | Il documento deve essere firmato da un quorum del consiglio di amministrazione o dei loro equivalenti. Per la maggior parte delle entità ciò significa una maggioranza dei direttori. Per le entità con un solo direttore, tale individuo deve firmare. Per le partnership, i firmatari richiesti saranno i soci accomandatari o i soci gestori. |
Data di firma | La data in cui il documento è stato firmato dai direttori. Tutte le firme devono essere datate. |
Non tutte le strutture aziendali utilizzano il titolo di direttore. La tabella seguente mostra ciò che consideriamo un equivalente di direttore per ogni tipo di entità comune:
Tipo di entità | Equivalente di direttore e quorum |
|---|---|
Società | Consiglio di Amministrazione. Un quorum è tipicamente la maggioranza dei direttori in carica, a meno che il tuo statuto non specifichi diversamente. |
LLC | Soci Gestori o Amministratori come definiti nell'accordo operativo. Un quorum segue i termini dell'accordo operativo. |
Limited Partnership | Soci accomandatari. Tutti i soci accomandatari devono firmare a meno che l'accordo di partnership non consenta una decisione a maggioranza. |
LLP | Soci amministratori o soci con autorità di gestione come definito nell'accordo LLP. |
Fondo fiduciario | Tutti i fiduciari, o la maggioranza dei fiduciari laddove l'atto costitutivo del trust permetta decisioni a maggioranza. |
Quando elenchi gli individui che avranno accesso al conto, dovresti anche indicare il livello di accesso concesso a ciascuna persona. Ad esempio, alcuni individui potrebbero avere piena autorità di transazione, mentre altri potrebbero avere accesso in sola visualizzazione. Specificare chiaramente questo sulla lettera di autorizzazione ci aiuta a configurare il conto correttamente fin dall'inizio ed evita successivi scambi di informazioni.
Se i livelli di accesso cambiano dopo l'apertura del conto, ad esempio se un nuovo dipendente si unisce o un dipendente esistente se ne va, dovrà essere presentata una lettera di autorizzazione aggiornata. Non possiamo aggiungere o rimuovere individui da un conto senza che questo documento venga riemesso e firmato nuovamente.
Il modello della Lettera di Autorizzazione ti verrà fornito come parte del tuo pacchetto di onboarding. Compila tutti i campi, assicurati che ogni individuo che avrà accesso al conto sia elencato e ottieni le firme dei direttori richiesti o dei loro equivalenti prima di inviare.
Se non hai ricevuto il modello o non riesci a trovarlo, contatta il nostro team di supporto per l'onboarding e te lo invieremo direttamente.
Se non sei sicuro di chi sia considerato un equivalente di direttore per il tuo tipo di entità, quante firme costituiscono un quorum secondo i tuoi documenti di governo o come descrivere i livelli di accesso per ogni individuo, contatta il nostro team di supporto per l'onboarding prima di inviare.
Fare le cose correttamente fin da subito evita ritardi e significa che il tuo conto può essere configurato esattamente come la tua attività intende.