Ez az útmutató lépésről lépésre végigvezet azon, hogyan vezethetsz be jóváhagyási követelményeket a szervezetedben – egyszerre egy munkafolyamatra. Nem szükséges az összes vállalatirányítási beállítást egyszerre konfigurálni – a rendszer úgy lett kialakítva, hogy minden munkafolyamatot a saját tempódban vihetsz át a gyors, egyfelhasználós működésből a teljes körű, többszereplős jóváhagyási rendszerbe.
A szabályzatok és a jóváhagyási beállítások működéséről lásd: Szabályzatok, jóváhagyások és vállalatirányítás. Az engedélymodellről lásd: Engedélyek és munkafolyamatok.
Az Execute és a „Mindig kötelező jóváhagyás" funkció együttese munkafolyamatonként kétféle vállalatirányítási lehetőséget kínál:
Az első három lépés visszafordítható. A negyedik – a zárolás – a visszafordíthatatlan elköteleződés pontja.
A tulajdonos teljes jogosultsággal rendelkezik minden munkafolyamatra. Ebben a szakaszban a tulajdonos az egyetlen tag, és jóváhagyás nélkül elvégezhet bármilyen műveletet. Ez a várt kiindulási állapot.
Állítsd be a jóváhagyási rendszert egy adott munkafolyamatra, miközben a „Mindig kötelező jóváhagyás" KI van kapcsolva. A tulajdonos megtartja az Execute jogosultságot, és zavartalanul folytathatja munkáját.
A lépés végére a jóváhagyási szabályok meghatározottak és a megfelelő tagok rendelkeznek jogosultságokkal, de a rendszer még semmit sem kényszerít ki. A tulajdonos továbbra is végrehajthat műveleteket az Execute segítségével, és egyedül is módosíthatja a szabályzatokat.
Kapcsold BE az „Always require approval" beállítást a célfolyamaton. Ez minden műveletet – beleértve a tulajdonosét is – jóváhagyáson vezet át. Ellenőrizd, hogy:
Mivel a szabályzat még nincs zárolva, vissza tudod vonni a változtatásokat. Kapcsold KI az „Always require approval" beállítást az azonnali végrehajtás visszaállításához, majd módosítsd a konfigurációt, mielőtt újra próbálkozol.
Ez a biztonságos kísérletezési időszak. A célfolyamaton érvényes a vállalatirányítás, de a tulajdonos egyoldalúan rendelkezhet magáról a szabályzatról, és bármikor visszavonhatja a változtatásokat.
Ha elégedett vagy, zárold a szabályzatot. Ez az elköteleződés pillanata. Ettől fogva:
Fontos: Zárolás előtt győződj meg arról, hogy legalább egy másik aktív Tag rendelkezik Approve jogosultsággal a Szabályzatok kezelése munkafolyamaton. A rendszer független jóváhagyót követel meg a zárolás engedélyezéséhez.
Fontos: A zárolással senki sem gyengítheti egyedül az adott munkafolyamat vállalatirányítását. A jövőbeli módosítások – beleértve a zárolás feloldását is – attól függnek, hogy elérhető marad-e független jóváhagyó a Szabályzatok kezelése munkafolyamaton.
Az összes többi munkafolyamat gyors útvonalként működik tovább – a Tulajdonos továbbra is használhatja az Execute jogosultságot bármely olyan munkafolyamaton, amelynek szabályzata nincs zárolva. Folytasd a 2. lépéssel a következő munkafolyamathoz.
Ez a folyamat ajánlás, nem kötelezettség. Határozatlan ideig működhetsz irányított és irányítatlan munkafolyamatok bármilyen kombinációjával.
A pénzügyi igazgató (CFO) szeretné fenntartani a lehetőséget, hogy azonnal végrehajthasson kiutalásokat, miközben az Alapkezelők összes kiutalása átmegy a jóváhagyási folyamaton.
Jogosultságok beállítása:
Tag | Megtekintés | Kezdeményezés | Jóváhagy | Végrehajtás |
|---|---|---|---|---|
CFO | Igen | Igen | Igen | Igen |
Alapkezelő A | Igen | Igen | — | — |
Fund Manager B | Igen | Igen | — | — |
Szabályzat beállításai:
A CFO az Execute jogosultsággal azonnal kezdeményezhet és teljesíthet kiutalásokat. Az Alapkezelők kezdeményezhetnek kiutalásokat, de minden kérelem a jóváhagyási sorba kerül, és 1 CFO-jóváhagyást igényel.
Átállás a teljes vállalatirányításra: Ha a CFO később úgy dönt, hogy minden kiutaláshoz – beleértve a sajátját is – jóváhagyás szükséges, szabályzatmódosítást kér (amely maga is független jóváhagyást igényel, mivel a szabályzat zárolva van):
A módosítás után a CFO Execute jogosultsága megmarad, de nem fejt ki hatást. A szabályzat mostantól minden kérelemhez – beleértve a CFO kérelmeit is – független jóváhagyást ír elő.
Az Execute jogosultság megtartása – akkor is, ha jelenleg nincs hatása – megőrzi a tag hozzáférési körét a jogosultsági mátrixban. Ez különösen hasznos lesz, ha elérhetővé válik a több fiókot kezelő funkció, ahol az Execute azt is meghatározza, mely fiókokat kezelheti a tag.
Ez a példa egy teljesen konfigurált Initiate Withdrawal munkafolyamatot mutat be, és szemlélteti, hogyan hatnak egymásra a jogosultságok és a szabályzat a gyakorlatban. Az elrendezés tükrözi a termék felhasználói felületén látható jogosultsági mátrixot.
Tag | Megtekintés | Kezdeményezés | Jóváhagy | Végrehajtás |
|---|---|---|---|---|
Szervezet tulajdonosa | Igen | Igen | Igen | Igen |
Alice | Igen | Igen | Igen | — |
Bob | Igen | — | Igen | — |
Charlie | Igen | Igen | — | — |
Szabályzat: Szükséges jóváhagyások: 3 elérhető jóváhagyóból 2. Mindig szükséges jóváhagyás: BE.
A tulajdonos rendelkezik Execute jogosultsággal, de mivel az „Always require approval" BE van kapcsolva, nincs hatása.
Minden kiutalási kérelmet 2 független tagnak kell jóváhagynia. A kérelmet kezdeményező személy nem vehet részt az adott kérelem jóváhagyásában.
Forgatókönyv | Ki kezdeményezi | Kinek kell jóváhagynia | Miért |
|---|---|---|---|
Owner kiutal | Tulajdonos | Alice és Bob | Az Owner kizárása után csak 2 Approve jogosultságú tag marad. Mindkettőjüknek jóvá kell hagynia. |
Alice kiutal | Alice | Owner és Bob | Alice ki van zárva. A többi jóváhagyó az Owner és Bob. |
Charlie kiutal | Charlie | Bármelyik 2: Owner, Alice, Bob | Charlie-nak nincs Approve jogosultsága, ezért mindhárom jóváhagyó jogosult. Bármelyik 2 elegendő. |
Bob kezdeményez | — | — | Bobnak nincs Initiate jogosultsága. Nem tud kiutalási kérelmet létrehozni. Csak jóváhagyhat. |