A szervezeti ábra egy olyan dokumentum, vizuális vagy írott formában, amely bemutatja, hogyan épül fel belsőleg az Ön vállalkozása. Feltérképezi, hogy ki milyen szerepet tölt be, hogyan viszonyulnak egymáshoz az üzletág különböző részei, és ki kinek tartozik beszámolással. Az ábra tetején jellemzően az igazgatótanács vagy a felső vezetés található, ahonnan az üzleti struktúra többi része lefelé ágazik.
A mindennapi üzleti életben a szervezeti ábrákat az új alkalmazottak betanítására, a létszám tervezésére és a cég szervezeti felépítésének kommunikálására használják. A vállalati számlanyitás (onboarding) összefüggésében más, de kapcsolódó célt szolgálnak: segítenek megérteni, kik a kulcsfontosságú döntéshozók, hogyan áramlik a hatáskör a vállalkozáson belül, és hogy a számlához kapcsolódó személyek valóban olyan szinten vannak-e, ahol ténylegesen ellenőrizhetik annak használatát.
Érdemes megjegyezni, hogy a szervezeti ábra nem mindig önálló dokumentum. Lehet egy belső prezentáció diája, egy tájékoztató memorandum oldala, vagy egy erre a célra készített egyszerű diagram. Ami számít, hogy pontos, naprakész és olyan személy hitelesítette, akinek van felhatalmazása annak megerősítésére.
Egy vállalkozás vezetési struktúrájának megértése része magának a vállalkozásnak a megértésének. Nagyobb vagy összetettebb entitások esetében az alapító okiratokból önmagában nem mindig nyilvánvaló, hogy ki irányítja a napi működést, vagy ki áll a számlán megnevezett személyek felett.
A szervezeti ábra kitölti ezt a hiányt. Lehetővé teszi számunkra, hogy lássuk, a személyek, akikkel kapcsolatban állunk, valóban azokat a pozíciókat töltik-e be, amelyeket állítanak, és tisztább képet ad az entitás teljes felépítéséről. Ez különösen fontos, ha egy vállalkozásnak több vezetői szintje, leányvállalata van, vagy ha a tulajdonjog és az irányítás különböző személyek kezében van.
Ez támogatja az amerikai szövetségi szabályozások által előírt szélesebb körű ügyfélátvilágítási (Customer Due Diligence) folyamatot, különösen azt a követelményt, hogy megértsük a velünk dolgozó entitások ellenőrzési struktúráját.
Az Ön által benyújtott dokumentumnak egyértelműen tartalmaznia kell az alábbiakat:
Szükséges információk | Részletek |
|---|---|
A vállalkozás teljes hivatalos neve | Az entitás, amelyre az ábra vonatkozik. |
A felső vezetés nevei és beosztásai | Mindenki, aki igazgatói szinten vagy annál magasabban van, valamint minden más személy, akinek jelentős döntéshozatali hatásköre van. |
Beszámolási útvonalak | Egyértelmű jelzés arról, hogy ki kinek tartozik beszámolással, megmutatva, hogyan áramlik a hatáskör a vállalkozáson belül. |
Utolsó frissítés dátuma | Amikor az ábrát legutóbb felülvizsgálták és pontosnak erősítették meg. |
Meghatalmazott képviselő általi hitelesítés | Aláírás vagy írásos megerősítés egy igazgatótól vagy azzal egyenértékű személytől, igazolva, hogy az ábra pontos és aktuális. |
Nem minden vállalkozás rendelkezik hivatalos szervezeti ábrával, és ez teljesen rendben van. Ha vállalkozása kicsi és a struktúra egyszerű, egy meghatalmazott személy által aláírt és dátumozott, egyszerű írásos leírás arról, hogy ki milyen szerepet tölt be és ki kinek tartozik beszámolással, tökéletesen elfogadható.
Amit meg akarunk érteni, az a struktúra, nem a formátum. Ha ezt egyértelműen kommunikálni tudja írásban, akkor nem kell kidolgozott diagramot készítenie.
Az alábbiak bármelyike elfogadott, feltéve, hogy tartalmazzák az összes fent felsorolt szükséges információt:
Alább látható egy elfogadható dokumentum példája. Használja ezt referenciaként a benyújtás előkészítésekor.
Ha nem biztos abban, hogy milyen részletességi szintre van szükség, vagy hogy meglévő szervezeti ábrája megfelel-e a követelményeinknek, lépjen kapcsolatba betanítási támogatási csapatunkkal a benyújtás előtt. Megnézhetjük, amivel rendelkezik, és tudatni fogjuk Önnel, hogy működni fog-e.