A meghatalmazás egy hivatalos dokumentum, amely két célt szolgál. Először is, felsorolja mindazokat a személyeket, akik hozzáférhetnek az üzleti számlához, legyen szó tevékenység megtekintéséről, tranzakciók kezdeményezéséről vagy a számla bármilyen kapacitású kezeléséről. Másodszor, megerősíti, hogy ezek a személyek formálisan felhatalmazást kaptak erre magától a vállalkozástól, az igazgatók vagy az azokkal egyenértékű vezetők határozatképes testülete által.
Gondoljon rá úgy, mint a vállalkozás hivatalos, írásos nyilatkozatára: íme azok a személyek, akiket jóváhagytunk a számla elérésére, és íme elegendő igazgatónk aláírása ahhoz, hogy ez a döntés kötelező érvényű legyen.
Ezt a dokumentumot sablonként biztosítjuk. Ön kitölti az összes jogosult személy nevével és adataival, majd beszerzi a szükséges aláírásokat a benyújtás előtt. Saját tervezésű dokumentummal nem helyettesíthető. A sablon tartalmazza a szükséges, specifikus jogszabályi nyelvezetet, és ettől eltérő formátumot nem fogadunk el.
Egy vállalkozás jogi entitás, nem személy. Amikor magánszemélyek üzleti számlával lépnek interakcióba, hivatalos megerősítésre van szükségünk arról, hogy maga a vállalkozás engedélyezte ezeket az interakciókat. Enélkül nem tudjuk, hogy a számlát elérő személyeket valóban jóváhagyta-e a vállalkozást vezető személyzet.
A határozatképes igazgatói testület aláírásának megkövetelése Önt és vállalkozását védi. Ez biztosítja, hogy a számlához való hozzáférés biztosítására vonatkozó minden döntést hivatalosan jóváhagyták a vállalkozást irányító személyek, nem pedig egyetlen, önállóan cselekvő személy. Ez azért fontos, mert ez azt jelenti, hogy senki sem adhat hozzá magát vagy mást csendben egy számlához a szélesebb vezetői csapat tudta és beleegyezése nélkül.
Ez egyben védelem a potenciális rosszindulatú szereplők ellen is, legyen szó hatáskörén kívül cselekvő alkalmazottról, hozzáférési jogait hamisan bemutató harmadik félről, vagy bármilyen más helyzetről, ahol valaki megfelelő felhatalmazás nélkül próbálhat hozzáférni az Ön üzleti eszközeihez. A határozatképes testület követelménye azt jelenti, hogy mindig kollektív döntés áll annak hátterében, hogy ki férhet hozzá az Ön számlájához.
Ez a vállalati számlanyitás standard követelménye, és része az Egyesült Államok szövetségi szabályozásai által előírt ügyfél-átvilágítási (Customer Due Diligence) folyamatnak.
A kitöltött meghatalmazásnak a következőket kell tartalmaznia:
Szükséges információk | Részletek |
|---|---|
Minden jogosult személy | Minden személy teljes jogi neve, szerepköre vagy beosztása, valamint hozzáférési köre, aki hozzáférhet a számlához. Ennek teljes listának kell lennie. Az ezen a dokumentumon nem szereplő személyek nem kapnak hozzáférést. |
Cégjegyzék neve | Annak a vállalkozásnak a teljes jogi neve, amelyre a meghatalmazás vonatkozik, pontosan megegyezve az alapító okiraton szereplő névvel. |
Igazgatói aláírások határozatképes száma | A dokumentumot az igazgatótanács vagy az azokkal egyenértékű vezetők határozatképes testületének kell aláírnia. A legtöbb entitás esetében ez az igazgatók többségét jelenti. Egyetlen igazgatóval rendelkező entitások esetében az adott személynek kell aláírnia. Társaságok (partnerships) esetében a szükséges aláírók az üzleti partnerek (general partners) vagy ügyvezető partnerek (managing partners) lesznek. |
Aláírás dátuma | A dátum, amikor a dokumentumot az igazgatók aláírták. Minden aláírást dátummal kell ellátni. |
Nem minden üzleti struktúra használja az „igazgató” címet. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy az egyes általános entitástípusok esetében kit tekintünk igazgatói egyenértéknek:
Jogalany típusa | Igazgatói egyenérték és határozatképes testület |
|---|---|
Részvénytársaság | Igazgatótanács. A határozatképes testület jellemzően az ülő igazgatók többsége, hacsak az alapszabály másként nem rendelkezik. |
LLC | Ügyvezető tagok vagy vezetők, az operating agreement-ben (működési megállapodásban) meghatározottak szerint. A határozatképes testület az operating agreement feltételeit követi. |
Korlátolt partnerség | Közkereseti társasági tagok. Minden közkereseti társasági tagnak alá kell írnia, kivéve ha a társasági szerződés többségi döntést tesz lehetővé. |
LLP | Ügyvezető partnerek vagy a partnerek, akik az LLP megállapodásban meghatározott vezetői jogosultsággal rendelkeznek. |
Tröszt | Minden vagyonkezelő, vagy a vagyonkezelők többsége, amennyiben az alapító okirat többségi döntéseket tesz lehetővé. |
Amikor felsorolja azokat a személyeket, akik hozzáférnek a számlához, jeleznie kell azt is, hogy milyen hozzáférési szintet kap minden személy. Például, egyes személyek teljes tranzakciós jogosultsággal rendelkezhetnek, míg mások csak megtekintési hozzáféréssel. Ennek egyértelmű feltüntetése a meghatalmazásban segít nekünk abban, hogy a számlát a kezdetektől helyesen állítsuk be, és elkerüljük a későbbi oda-vissza levelezést.
Ha a hozzáférési szintek megváltoznak a számla megnyitása után, például ha új alkalmazott csatlakozik, vagy egy meglévő alkalmazott távozik, frissített meghatalmazást kell benyújtani. Nem adhatunk hozzá vagy távolíthatunk el személyeket a számláról anélkül, hogy ezt a dokumentumot újra kiadnák és aláírnák.
A meghatalmazás sablonját az onboarding csomag részeként fogja megkapni. Töltse ki az összes mezőt, győződjön meg arról, hogy minden olyan személy fel van tüntetve, aki hozzáfér a számlához, és szerezze be a szükséges igazgatók vagy azokkal egyenértékű személyek aláírását a benyújtás előtt.
Ha nem kapta meg a sablont, vagy nem találja, lépjen kapcsolatba az onboarding támogatási csapatunkkal, és közvetlenül elküldjük Önnek.
Ha nem biztos abban, hogy ki számít igazgatóval egyenértékűnek az Ön entitás típusa esetén, hány aláírás képezi a határozatképességet az Ön irányító dokumentumai szerint, vagy hogyan írja le az egyes személyek hozzáférési szintjét, forduljon onboarding támogatási csapatunkhoz a benyújtás előtt.
Ennek azonnali helyes kezelése elkerüli a késedelmeket, és azt jelenti, hogy számlája pontosan úgy állítható be, ahogyan vállalkozása szándékozik.