A szabályzatok határozzák meg, hogy a szervezetben végrehajtott műveletek azonnal befejeződnek-e, vagy először más tagoknak kell jóváhagyniuk őket. Minden munkafolyamatnak saját, önállóan konfigurálható szabályzata van. Ez a cikk elmagyarázza, hogyan működnek együtt a jóváhagyások, a szabályzatok és a zárolás. Az engedélyek és munkafolyamatok felépítésével kapcsolatban lásd: Engedélyek és munkafolyamatok. Magas szintű áttekintésért lásd: A szervezetekről.
Minden szabályozott művelet egy szervezetben ugyanazt az életciklust követi:
1. lépés — Kezdeményezés: Egy Kezdeményezési vagy Végrehajtási engedéllyel rendelkező tag kérést hoz létre.
2. lépés — Azonnali befejezés ellenőrzése: Ha a tag rendelkezik Végrehajtási engedéllyel, és a munkafolyamat nem igényel jóváhagyást (a „Mindig kérjen jóváhagyást” ki van kapcsolva), a kérés azonnal teljesül. Nincs jóváhagyási sor, nincs várakozás.
3. lépés — Jóváhagyási sor: Ha a kérés nem teljesíthető azonnal – akár azért, mert a tag nem rendelkezik Végrehajtási engedéllyel, akár azért, mert a „Mindig kérjen jóváhagyást” be van kapcsolva –, a kérés bekerül a jóváhagyási sorba. Az adott munkafolyamaton Jóváhagyási engedéllyel rendelkező tagok áttekinthetik azt.
4. lépés — Jóváhagyási küszöb: Amint elérte a szükséges számú független jóváhagyás, a kérés teljesül.
5. lépés — Elutasítás: Bármely jóváhagyó elutasíthat egy függőben lévő kérést. Az elutasított kérés nem teljesül.
Egy tag nem hagyhatja jóvá a saját kérését. Ezt a szabályt a rendszer az összes munkafolyamaton keresztül érvényesíti, és semmilyen engedély- vagy szabályzatkonfigurációval nem írható felül.
Az egyetlen módja annak, hogy egyetlen tag egyedül hajtson végre egy műveletet, a Végrehajtási engedélyen keresztül történik, és csak akkor, ha a munkafolyamat-szabályzat ezt engedélyezi.
A Végrehajtási engedély kölcsönhatásban áll a „Mindig kérjen jóváhagyást” szabályzatbeállítással:
Tag engedélyei | „Mindig kérjen jóváhagyást” | Mi történik |
|---|---|---|
Kezdeményezés + Végrehajtás | KI | A kérés azonnal teljesült, nincs szükség jóváhagyásra |
Kezdeményezés + Végrehajtás | BE | A kérés bekerül a jóváhagyási sorba, független jóváhagyókra kell várnia |
Fontos: A Végrehajtás csak akkor működik, ha a munkafolyamat-szabályzat lehetővé teszi az azonnali teljesítést. Ha a „Mindig kérjen jóváhagyást” be van kapcsolva, a Végrehajtásnak nincs hatása – minden kérést független tagoknak kell jóváhagyniuk.
Az Execute nem kerül eltávolításra a tagtól. Látható marad az engedélykonfigurációban, de a rendszer figyelmen kívül hagyja, amíg az „Always require approval” be van kapcsolva. Az UI figyelmeztető színű jelzést mutat az Execute oszlopban. Ha később kikapcsolja az „Always require approval” beállítást, a tag ismét azonnal végrehajthatja a műveleteket anélkül, hogy újra hozzá kellene rendelni az engedélyt.
Amikor egy tag Execute engedéllyel azonnal (független jóváhagyók nélkül) hozzáad vagy eltávolít egy engedélyezett címet, a rendszer e-mail megerősítést küld, mielőtt a változás életbe lépne. A címváltozás nem véglegesítődik, amíg a megerősítés be nem fejeződik.
A Beta időszak alatt az e-mail megerősítés a szervezeti tulajdonosnak kerül elküldésre, függetlenül attól, hogy melyik tag kezdeményezte a változást. A megerősítés közvetlen elküldése a kérés létrehozójának egy későbbi kiadásban tervezett.
Az eszközmegbízhatósági állapot nem befolyásolja ezt a viselkedést – az e-mail visszaigazolás mindig szükséges az azonnali címváltoztatásokhoz.
Ha egy címváltoztatási kérelem független jóváhagyókkal standard jóváhagyási folyamaton megy keresztül, nincs szükség e-mail visszaigazolásra. A többi Tag jóváhagyása szolgál biztonsági ellenőrzésként.
Ha maga az „Irányelvek kezelése” munkafolyamat konfigurálva van egy irányelvvel, az Ön változtatásai bekerülhetnek a jóváhagyási sorba. Lásd az „Irányelvek zárolása” részt, ahol további információkat talál az irányelvek irányításának működéséről.
Fontos: Mielőtt beállítana egy szükséges jóváhagyási számot, győződjön meg arról, hogy elegendő Tag rendelkezik Approve engedéllyel a cél munkafolyamaton az értékhatár eléréséhez. A rendszer megakadályozza azokat a konfigurációkat, amelyek nem teljesíthetők.
Minden munkafolyamatnak megvan a saját irányelve két beállítással:
Beállítás | Mit csinál |
|---|---|
Szükséges jóváhagyások | A különálló jóváhagyók száma, akiknek alá kell írniuk a kérelem teljesítése előtt. A jóváhagyók azon Tagok csoportjából kerülnek ki, akik Approve engedéllyel rendelkeznek az adott munkafolyamaton. A kérelmet kezdeményező személy mindig ki van zárva a jóváhagyói csoportból. |
Mindig legyen kötelező a jóváhagyás | Ha ON (be) van kapcsolva: minden kérelemnek át kell esnie a jóváhagyáson, még akkor is, ha a Tag rendelkezik Execute engedéllyel. Ha OFF (ki) van kapcsolva: a Execute engedéllyel rendelkező Tagok azonnal végrehajthatják a műveleteket. |
Az irányelv zárolása megakadályozza, hogy bármelyik egyetlen Tag, beleértve az Organization Owner-t is, önállóan módosítsa egy munkafolyamat irányítási beállításait.
Amikor egy irányelv zárolva van:
Amint az irányítás zárolva van, senki sem gyengítheti azt önállóan. A jövőbeli változtatások továbbra is lehetségesek, de ezek a független jóváhagyástól és a jóváhagyók elérhetőségétől függenek.
Hatókör: Az irányelv zárolása munkafolyamatonként érvényes. Egy munkafolyamat irányelvének zárolása nem érinti a többi munkafolyamatot. Ez lehetővé teszi az irányítás fokozatos szigorítását, munkafolyamatonként egyenként.
Ez a két vezérlő különböző szinteken szolgálja ugyanazt a célt:
Vezérlő | Hatókör | Hatás |
|---|---|---|
Házirend-zárolás | Egyszerre egy munkafolyamat | Az adott munkafolyamat irányelvének módosításai független jóváhagyást igényelnek. Más munkafolyamatokat nem érint. |
„Mindig kérjen jóváhagyást” az Irányelvek kezelésénél | Minden munkafolyamat egyszerre | Minden munkafolyamat összes házirend-változásához független jóváhagyás szükséges. Tömeges irányítási kapcsolóként működik. |
A Házirend-zárolást használja a fokozatos szigorításhoz. Az „Mindig kérjen jóváhagyást” funkciót az Irányelvek kezelésénél csak akkor használja, ha az összes házirend-változást egyszerre szeretné irányítani.
A rendszer biztonsági intézkedéseket alkalmaz az érvénytelen vagy végrehajthatatlan konfigurációk megakadályozására:
Jóváhagyó rendelkezésre állása: Egy házirend csak akkor zárható le, ha legalább egy másik tag (a lezáró személyen kívül) rendelkezik jóváhagyási joggal a Házirendek kezelése munkafolyamatban. Enélkül egy lezárt házirend patthelyzetet teremthet, ahol senki sem tudja jóváhagyni a jövőbeli változtatásokat.
Kizárás megakadályozása: A rendszer blokkolja a házirend mentését, ha a munkafolyamatban a jóváhagyási joggal rendelkező egyetlen tag az „Initiate” jogosultsággal is rendelkezik, és a szükséges jóváhagyási szám 1. Mivel a tagok nem hagyhatják jóvá saját kéréseiket, ennek a tagnak a kéréseihez nem lenne jogosult jóváhagyó.
A deaktiválás nem ellenőrzi a jóváhagyói lefedettséget: Egy tag deaktiválása vagy eltávolítása jelenleg akkor is folytatódik, ha az a rendelkezésre álló jóváhagyók számát a munkafolyamathoz szükséges küszöb alá csökkenti. A deaktiváláshoz szükséges automatikus lefedettségi ellenőrzések egy jövőbeli kiadásban várhatóak. Addig is, győződjön meg róla, hogy elegendő más, jóváhagyási joggal rendelkező tag marad aktív az érintett munkafolyamatokon a szükséges jóváhagyási szám eléréséhez, mielőtt deaktivál egy tagot, vagy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal, ha segítségre van szüksége.
Miután megértette a szabályzatok és jóváhagyások működését, tekintse meg a Kormányzás bevezetése cikket egy lépésről lépésre útmutatóért a jóváhagyási követelmények munkafolyamatonkénti bevezetéséhez, beleértve a szelektív és teljes kormányzási konfigurációkat bemutató példákat is.