PO और Invoice Submission Guide

अंतिम अपडेट: 10 अप्रैल 2026

हमारे आधिकारिक PO और Invoice Submission Guide में आपका स्वागत है। एक बार जब आपकी विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया पूरी हो जाती है, तो अपने Purchase Orders (POs) और इनवॉइस सबमिशन को प्रबंधित करने के लिए इस गाइड का उपयोग करें। यह बताता है कि काम कैसे शुरू करें, इनवॉइस सही ढंग से कैसे सबमिट करें, और समय पर भुगतान सुनिश्चित करें — Payward के साथ एक सुचारु और अनुपालन वाली साझेदारी बनाए रखने में मदद करता है।

Payward के साथ कोई भी काम शुरू करने से पहले, विक्रेताओं के पास होना चाहिए:

  • एक पूरी तरह से निष्पादित Contract, Agreement, Statement of Work (SOW), Order Form, Insertion Order, Quote (सहायक दस्तावेज़ का एक रूप जिस पर दोनों पक्षों के बीच हस्ताक्षर और निष्पादन किया गया हो)।

  • Payward द्वारा जारी एक औपचारिक Purchase Order (PO)।

मुख्य बिंदु

  • PO कार्यक्षेत्र, डिलिवरेबल्स, Payment Terms, बिलिंग इकाई, मुद्रा और सबमिशन निर्देशों को परिभाषित करता है।

  • PO जारी होने तक काम शुरू नहीं होना चाहिए।

  • कार्यक्षेत्र या बजट में किसी भी बदलाव के लिए दोनों पक्षों के बीच एक Amendment या Change Order पर हस्ताक्षर और निष्पादन की आवश्यकता होती है; जिसमें आगे बढ़ने से पहले मौजूदा PO का अपडेट या नया PO जारी किया जाना चाहिए।

  • अनुमोदित PO कार्यक्षेत्र के बाहर काम करने से भुगतान में देरी या अस्वीकृति हो सकती है।

काम शुरू करने से पहले हमेशा अपने Payward संपर्क के साथ अपना PO नंबर सत्यापित करें।

Invoice(s) को समय पर (अनुबंध की शर्तों के अनुसार) आपके Payward संपर्क और Payward Accounts Payable टीम को PDF अटैचमेंट के रूप में ईमेल करके भेजा जाना चाहिए।

प्रोसेसिंग में देरी से बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके इनवॉइस में निम्नलिखित शामिल हैं:

  • एक वैध PO नंबर (प्रति इनवॉइस एक PO)

  • सही Payward कानूनी इकाई और बिलिंग पता

  • आपका Payward संपर्क बिंदु

  • PO पर बताई गई मुद्रा से मेल खाता हुआ

  • एक एकल PDF अटैचमेंट (पासवर्ड-सुरक्षित नहीं)

  • इनवॉइस पर किए गए काम के अनुरूप Service Dates (शुरुआत और समाप्ति की तारीखें)

  • Payment Terms (Net 30, आदि) समझौते (contract) के अनुसार

Payward इनवॉइस सत्यापन और अनुमोदन पास होने के बाद अनुबंधित Payment Terms के अनुसार भुगतान संसाधित करता है।

Q: मेरे पास अभी तक PO नहीं है — मुझे क्या करना चाहिए?

A: काम शुरू करने से पहले PO का अनुरोध करने के लिए अपने Payward व्यावसायिक भागीदार से संपर्क करें।

Q: इनवॉइस संबंधी प्रश्नों के लिए मैं किससे संपर्क करूं?

A: किसी भी अनुवर्ती प्रश्न के लिए सीधे Payward Accounts Payable टीम को ईमेल करें - और संदर्भ में आसानी के लिए ईमेल विषय पंक्ति में अपना Invoice number & PO number शामिल करें।

  • वैध PO प्राप्त होने के बाद ही काम शुरू करें।

  • ईमेल के माध्यम से इनवॉइस सबमिट करें

  • देरी से बचने के लिए इनवॉइस चेकलिस्ट का पालन करें।

  • Payward इनवॉइस सत्यापन के बाद अनुबंधित शर्तों के आधार पर भुगतान करता है।

 

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