यह मार्गदर्शिका आपको आपकी Organization में एक समय में एक workflow में अनुमोदन आवश्यकताओं को लागू करने में मदद करती है। आपको सभी governance को एक साथ कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता नहीं है — सिस्टम को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है ताकि आप अपनी गति से प्रत्येक workflow को तेज़ एकल-उपयोगकर्ता संचालन से पूर्ण रूप से नियंत्रित बहु-पक्षीय अनुमोदन में ले जा सकें।
नीतियों और अनुमोदन सेटिंग्स कैसे काम करती हैं, इसके लिए Policies, approvals, and governance देखें। अनुमति मॉडल के लिए, Permissions and workflows देखें।
Execute और "Always require approval" के बीच का इंटरैक्शन आपको प्रति workflow दो governance विकल्प देता है:
पहले तीन चरण प्रतिवर्ती हैं। चौथा — लॉकिंग — प्रतिबद्धता का बिंदु है।
Owner सभी workflows पर पूर्ण अनुमति के साथ शुरुआत करता है। इस चरण में, Owner एकमात्र Member होता है और बिना अनुमोदन के कोई भी कार्रवाई पूरी कर सकता है। यह अपेक्षित प्रारंभिक स्थिति है।
एक विशिष्ट workflow के लिए अनुमोदन सेटअप तैयार करें, जबकि "Always require approval" OFF रहे। Owner के पास Execute की अनुमति रहती है और वह सामान्य रूप से काम करना जारी रख सकता है।
इस चरण के अंत में, अनुमोदन नियम परिभाषित हो जाते हैं और सही लोगों के पास अनुमतियाँ होती हैं, लेकिन अभी तक कुछ भी लागू नहीं किया गया है। Owner अभी भी Execute के माध्यम से कार्रवाई पूरी कर सकता है और अभी भी अकेले नीतियां बदल सकता है।
लक्ष्य workflow के लिए "Always require approval" को ON करें। यह Owner की सहित हर कार्रवाई को अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरने के लिए बाध्य करता है। सत्यापित करें कि:
क्योंकि नीति अभी तक लॉक नहीं हुई है, आप अभी भी वापस जा सकते हैं। तत्काल पूर्णता को बहाल करने और पुनः प्रयास करने से पहले कॉन्फ़िगरेशन को समायोजित करने के लिए "Always require approval" को OFF करें।
यह प्रयोग के लिए सुरक्षित अवधि है। लक्ष्य workflow के लिए governance प्रभावी है, लेकिन Owner नीति पर एकतरफा नियंत्रण रखता है और किसी भी समय वापस जा सकता है।
संतुष्ट होने के बाद, नीति को लॉक करें। यह प्रतिबद्धता का बिंदु है। यहाँ से:
महत्वपूर्ण: लॉक करने से पहले, सुनिश्चित करें कि कम से कम एक अन्य सक्रिय Member के पास Manage Policies workflow पर Approve की अनुमति हो। सिस्टम को लॉक करने की अनुमति देने से पहले एक स्वतंत्र अनुमोदक की आवश्यकता होती है।
महत्वपूर्ण: लॉकिंग अकेले इस वर्कफ़्लो पर शासन को कमजोर करने की किसी भी व्यक्ति की क्षमता को हटा देता है। भविष्य के परिवर्तन, जिसमें अनलॉकिंग भी शामिल है, 'नीतियां प्रबंधित करें' (Manage Policies) वर्कफ़्लो के माध्यम से एक स्वतंत्र अनुमोदक की उपलब्धता पर निर्भर करते हैं।
अन्य सभी वर्कफ़्लो तेज़ पथ के रूप में बने रहते हैं — मालिक (Owner) अभी भी किसी भी वर्कफ़्लो पर 'एक्ज़ीक्यूट' (Execute) का उपयोग कर सकता है जिसकी नीति (policy) लॉक नहीं की गई है। अगले वर्कफ़्लो के लिए चरण 2 पर लौटें।
यह प्रगति एक सिफारिश है, कोई आवश्यकता नहीं। आप शासित (governed) और अशासित (ungoverned) वर्कफ़्लो के किसी भी संयोजन के साथ अनिश्चित काल तक काम कर सकते हैं।
एक CFO (मुख्य वित्तीय अधिकारी) तुरंत निकासी पूरी करने की क्षमता बनाए रखना चाहता है, जबकि फंड मैनेजरों से सभी निकासी को समीक्षा से गुजरना आवश्यक है।
अनुमति सेटअप:
सदस्य | देखें | शुरू करें | स्वीकृत करें | निष्पादित करें |
|---|---|---|---|---|
CFO | हां | हां | हां | हां |
फंड मैनेजर ए | हां | हां | — | — |
फंड मैनेजर बी | हां | हां | — | — |
नीति सेटिंग्स:
सीएफओ निष्पादित करें का उपयोग करके निकासी शुरू और तुरंत पूरा कर सकते हैं। फंड प्रबंधक निकासी शुरू कर सकते हैं, लेकिन प्रत्येक अनुरोध अनुमोदन कतार में चला जाता है और सीएफओ से 1 अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
पूर्ण प्रशासन में संक्रमण: जब सीएफओ बाद में यह तय करते हैं कि अपनी स्वयं की निकासी सहित सभी निकासी को अनुमोदन के माध्यम से जाना चाहिए, तो वे नीति में बदलाव का अनुरोध करते हैं (जिसके लिए स्वतंत्र अनुमोदन की आवश्यकता होती है क्योंकि नीति लॉक की गई है):
इस बदलाव के बाद, सीएफओ की निष्पादित करें अनुमति असाइन रहती है लेकिन इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ता। अब नीति के लिए सीएफओ के अनुरोध सहित हर अनुरोध के लिए स्वतंत्र अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
निष्पादित करें को असाइन रखना, भले ही इसका वर्तमान में कोई प्रभाव न हो, अनुमति मैट्रिक्स में सदस्य के पहुँच क्षेत्र को सुरक्षित रखता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होगा जब बहु-खाता समर्थन उपलब्ध होगा, जहाँ निष्पादित करें यह भी परिभाषित करता है कि सदस्य किन खातों पर कार्य कर सकता है।
यह उदाहरण एक पूरी तरह से कॉन्फ़िगर किया गया निकासी शुरू करने का वर्कफ़्लो दिखाता है और दर्शाता है कि व्यवहार में अनुमतियाँ और नीति कैसे परस्पर क्रिया करते हैं। लेआउट उत्पाद यूआई में दृश्यमान अनुमति मैट्रिक्स को दर्शाता है।
सदस्य | देखें | शुरू करें | स्वीकृत करें | निष्पादित करें |
|---|---|---|---|---|
संगठन मालिक | हां | हां | हां | हां |
एलिस | हां | हां | हां | — |
Bob | हां | — | हां | — |
चार्ली | हां | हां | — | — |
नीति: आवश्यक स्वीकृतियाँ: 3 उपलब्ध अनुमोदकों में से 2। "हमेशा अनुमोदन आवश्यक करें": चालू।
मालिक के पास 'निष्पादित करें' का अधिकार है, लेकिन क्योंकि "हमेशा अनुमोदन आवश्यक करें" चालू है, इसलिए इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।
प्रत्येक निकासी अनुरोध को 2 स्वतंत्र सदस्यों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। अनुरोध शुरू करने वाले व्यक्ति को उस अनुरोध के लिए अनुमोदन समूह से बाहर रखा जाता है।
परिदृश्य | कौन शुरू करता है | किसे अनुमोदन करना चाहिए | क्यों |
|---|---|---|---|
मालिक निकासी करता है | मालिक | एलिस और बॉब | मालिक को छोड़कर, केवल 2 सदस्य जिनके पास अनुमोदन का अधिकार है, वे शेष रहते हैं। दोनों को अनुमोदन करना होगा। |
एलिस निकासी करती है | एलिस | मालिक और बॉब | एलिस को बाहर रखा गया है। शेष अनुमोदक मालिक और बॉब हैं। |
चार्ली निकासी करता है | चार्ली | इनमें से कोई भी 2: मालिक, एलिस, बॉब | चार्ली के पास अनुमोदन का अधिकार नहीं है, इसलिए सभी 3 अनुमोदक पात्र हैं। कोई भी 2 पर्याप्त हैं। |
बॉब शुरू करता है | — | — | बॉब के पास शुरुआत करने का अधिकार नहीं है। वह निकासी का अनुरोध नहीं बना सकता। वह केवल मंज़ूरी दे सकता है। |