Un registre des administrateurs est un document officiel qui répertorie chaque personne qui occupe, ou a précédemment occupé, un poste d'administrateur au sein de l'entreprise. C'est un document de gouvernance essentiel que la plupart des entités formellement structurées sont tenues de conserver en vertu de la loi.
Il indique qui est légalement responsable de la supervision et de la direction de l'entreprise. Les administrateurs sont les personnes au sommet de la structure décisionnelle d'une entreprise. Ils définissent l'orientation de l'entreprise, approuvent les décisions majeures et sont en fin de compte responsables de la manière dont l'entité fonctionne. Savoir qui détient cette responsabilité est une partie fondamentale de la compréhension de toute entreprise.
Lors de l'intégration des entreprises, le registre des administrateurs nous aide à confirmer l'identité des personnes qui contrôlent l'entité. Cela s'intègre directement dans le processus plus large de vérification de l'identité des personnes derrière l'entreprise et de s'assurer que les personnes impliquées sont bien celles qu'elles prétendent être.
Les institutions financières réglementées sont tenues par la loi fédérale américaine d'identifier les personnes qui exercent un contrôle significatif sur une entreprise. Les administrateurs, par définition, font partie de ces personnes. Les règles de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle établies par FinCEN exigent spécifiquement que nous identifiions et vérifiions les personnes qui gèrent et dirigent les entités avec lesquelles nous travaillons.
Le registre des administrateurs nous donne une image claire et à jour de qui sont ces personnes. Sans lui, nous ne pouvons pas effectuer la vérification de la structure de contrôle qui est requise avant qu'un compte ne puisse être ouvert.
Il protège également l'entreprise elle-même. Le fait de disposer d'un registre clair et actuel de ses administrateurs signifie qu'il n'y a aucune ambiguïté quant à savoir qui a le pouvoir de prendre des décisions au nom de l'entité.
Le document que vous soumettez doit clairement afficher toutes les informations suivantes :
Informations requises | Détails |
|---|---|
Nom légal complet de chaque administrateur | Chaque personne qui occupe actuellement un poste d'administrateur au sein de l'entité. |
Date de nomination | Date à laquelle chaque administrateur a été officiellement nommé à son poste. |
Date de démission ou de révocation | Le cas échéant, date à laquelle un administrateur a démissionné ou a été révoqué. Cela est pertinent pour les anciens administrateurs dont la période de service chevauche l'historique du compte. |
Nom commercial | Le nom légal complet de l'entité à laquelle le registre se rapporte. |
Statut actuel | Confirmation que le registre reflète la situation actuelle et a été tenu à jour. |
Si votre entreprise n'a qu'un seul administrateur, le registre indiquera simplement cette personne. C'est tout à fait acceptable. Ce qui compte, c'est que le document soit exact et à jour, et non qu'il contienne plusieurs noms.
Si la structure de votre entreprise signifie qu'il n'y a pas d'administrateurs formels, par exemple dans certaines structures de partenariat ou de SARL, veuillez contacter notre équipe d'assistance à l'intégration avant de soumettre afin que nous puissions vous conseiller sur le document approprié à votre situation.
Les documents suivants seront acceptés, à condition qu'ils comprennent toutes les informations requises énumérées ci-dessus :
Vous trouverez ci-dessous un exemple de document acceptable. Utilisez-le comme référence lors de la préparation de votre dossier.
Si votre entreprise n'utilise pas le titre d'administrateur, ou si votre structure de gouvernance est différente, veuillez contacter notre équipe d'assistance à l'intégration avant de soumettre. Nous pourrons confirmer à quoi ressemble le document équivalent pour votre type d'entité et nous assurer que vous fournissez le bon document.