Guide de soumission des bons de commande et des factures

Dernière mise à jour : 10 avril 2026

Bienvenue dans notre guide officiel de soumission des bons de commande (PO) et des factures. Une fois votre processus d'intégration fournisseur terminé, utilisez ce guide pour gérer vos bons de commande (PO) et vos soumissions de factures. Il décrit comment commencer le travail, soumettre les factures correctement et assurer un paiement rapide — contribuant ainsi à maintenir un partenariat fluide et conforme avec Payward.

Avant de commencer tout travail avec Payward, les fournisseurs doivent disposer :

  • D'un Contrat, Accord, Énoncé des Travaux (SOW), Bon de Commande, Ordre d'Insertion, Devis entièrement exécuté (une forme de documentation justificative qui a été signée et exécutée par les deux parties).

  • D'un bon de commande (PO) formel émis par Payward.

 

Points clés

  • Le PO définit la portée, les livrables, les conditions de paiement, l'entité de facturation, la devise et les instructions de soumission.

  • Le travail ne doit pas commencer tant qu'un PO n'a pas été émis.

  • Toute modification de la portée ou du budget nécessite un Amendement ou un Ordre de Modification signé et exécuté par les deux parties ; dans ce cas, une mise à jour du PO existant ou un nouveau PO doit être émis avant de procéder.

  • L'exécution de travaux en dehors de la portée approuvée du PO peut entraîner des paiements retardés ou refusés.

 

Confirmez toujours votre numéro de PO avec votre contact Payward avant de commencer le travail.

La ou les factures doivent être envoyées par e-mail en temps voulu (conformément aux termes du contrat) en les envoyant en pièce jointe au format PDF à votre contact Payward et à l'équipe des comptes fournisseurs de Payward.

Pour éviter les retards de traitement, assurez-vous que votre facture comprend les éléments suivants :

  • Un numéro de PO valide (un PO par facture)

  • L'entité juridique et l'adresse de facturation correctes de Payward

  • Votre point de contact Payward

  • La devise correspondante telle qu'indiquée sur le PO

  • Une seule pièce jointe PDF (non protégée par mot de passe)

  • Les dates de service (dates de début et de fin) correspondant au travail effectué sur la facture

  • Les conditions de paiement (Net 30, etc.) conformément à l'accord (contrat)

 

Payward traite les paiements conformément aux conditions de paiement contractuelles une fois que les factures ont passé la vérification et les approbations.

Q : Je n'ai pas encore de PO — que dois-je faire ?

R : Contactez votre partenaire commercial Kraken pour demander un PO avant de commencer le travail.

Q : Qui dois-je contacter pour les questions relatives aux factures ?

R : Envoyez un e-mail directement à l'équipe des comptes fournisseurs de Kraken pour toute question de suivi — et incluez votre numéro de facture et votre numéro de PO dans l'objet de l'e-mail pour faciliter la référence.

  • Commencez le travail seulement après avoir reçu un PO valide.

  • Soumettez les factures par e-mail

  • Suivez la liste de contrôle des factures pour éviter les retards.

  • Payward paie selon les termes contractuels après validation de la facture.

 

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