Un organigramme est un document, visuel ou écrit, qui montre comment votre entreprise est structurée en interne. Il indique qui occupe quel rôle, comment les différentes parties de l'entreprise sont liées les unes aux autres et qui rend compte à qui. Au sommet de l'organigramme, vous trouveriez généralement le conseil d'administration ou la direction générale, avec le reste de la structure de l'entreprise s'y rattachant.
Dans la vie quotidienne des affaires, les organigrammes sont utilisés pour l'intégration de nouveaux employés, la planification des effectifs et la communication sur l'organisation de l'entreprise. Dans le cadre de l'intégration de comptes d'entreprise, ils servent un objectif différent mais lié : ils nous aident à comprendre qui sont les principaux décideurs, comment l'autorité circule au sein de l'entreprise et si les personnes associées au compte se situent à un niveau où elles ont réellement le contrôle de son utilisation.
Il convient de noter qu'un organigramme n'est pas toujours un document autonome. Il peut s'agir d'une diapositive d'une présentation interne, d'une page d'un mémorandum d'information, ou d'un simple schéma élaboré à cet effet. Ce qui importe, c'est qu'il soit précis, à jour et approuvé par une personne habilitée à le confirmer.
Comprendre la structure de gestion d'une entreprise fait partie de la compréhension de l'entreprise elle-même. Pour les entités plus grandes ou plus complexes, il n'est pas toujours évident, à partir des seuls documents de constitution, de savoir qui gère réellement les opérations quotidiennes ou qui se situe au-dessus des personnes nommées sur le compte.
L'organigramme comble cette lacune. Il nous permet de vérifier si les personnes avec lesquelles nous traitons occupent réellement les postes qu'elles prétendent occuper, et il nous donne une image plus claire de la structure globale de l'entité. Cela est particulièrement pertinent lorsqu'une entreprise a plusieurs niveaux de direction, des filiales, ou lorsque la propriété et le contrôle sont détenus par différentes personnes.
Ceci soutient le processus plus large de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle requis en vertu des réglementations fédérales américaines, en particulier l'exigence de comprendre la structure de contrôle des entités avec lesquelles nous travaillons.
Le document que vous soumettez doit clairement afficher toutes les informations suivantes :
Informations requises | Détails |
|---|---|
Dénomination sociale complète de l'entreprise | L'entité à laquelle l'organigramme se rapporte. |
Noms et titres des dirigeants principaux | Toute personne au niveau de directeur et au-dessus, ainsi que toute autre personne ayant une autorité décisionnelle significative. |
Lignes hiérarchiques | Une indication claire de qui rend compte à qui, montrant comment l'autorité circule au sein de l'entreprise. |
Date de la dernière mise à jour | Date de la dernière révision et confirmation de l'exactitude de l'organigramme. |
Approbation par un représentant autorisé | Une signature ou une confirmation écrite d'un directeur ou d'une personne équivalente attestant que l'organigramme est exact et à jour. |
Toutes les entreprises n'ont pas d'organigramme formel, et c'est tout à fait normal. Si votre entreprise est petite et que sa structure est simple, une description écrite de qui occupe quel rôle et qui rend compte à qui est parfaitement acceptable, à condition qu'elle soit signée et datée par une personne autorisée.
Ce que nous cherchons à comprendre, c'est la structure, et non le format. Si vous pouvez la communiquer clairement par écrit, vous n'avez pas besoin de produire un schéma élaboré.
Les documents suivants seront acceptés, à condition qu'ils contiennent toutes les informations requises énumérées ci-dessus :
Vous trouverez ci-dessous un exemple de document acceptable. Utilisez-le comme référence lors de la préparation de votre dossier.
Si vous n'êtes pas sûr du niveau de détail nécessaire ou si votre organigramme existant répondra à nos exigences, contactez notre équipe d'assistance à l'intégration avant de soumettre le document. Nous pourrons examiner ce que vous avez et vous dire si cela conviendra.