Une lettre d'autorisation est un document officiel qui a deux fonctions. Premièrement, elle énumère toutes les personnes qui auront accès au compte professionnel, que ce soit pour consulter l'activité, initier des transactions ou gérer le compte de quelque manière que ce soit. Deuxièmement, elle confirme que ces personnes ont été formellement autorisées à le faire par l'entreprise elle-même, par le biais d'un quorum de ses directeurs ou équivalents de directeur.
Considérez-la comme l'entreprise qui déclare officiellement, par écrit : voici les personnes que nous avons approuvées pour accéder à ce compte, et voici les signatures d'un nombre suffisant de nos directeurs pour rendre cette décision contraignante.
Ce document vous est fourni par nos soins sous forme de modèle. Vous le remplissez avec les noms et les coordonnées de toutes les personnes autorisées, puis vous obtenez les signatures requises avant de le soumettre. Il ne peut pas être remplacé par un document de votre propre conception. Le modèle contient un langage de conformité spécifique qui est obligatoire, et un format différent ne sera pas accepté.
Une entreprise est une entité juridique, pas une personne. Lorsque des personnes interagissent avec un compte professionnel, nous avons besoin d'une confirmation formelle que l'entreprise elle-même a approuvé ces interactions. Sans cela, nous n'avons aucun moyen de savoir si les personnes accédant à un compte ont réellement été approuvées par ceux qui dirigent l'entreprise.
Exiger la signature d'un quorum de directeurs est là pour vous protéger, vous et votre entreprise. Cela garantit que toute décision d'accorder l'accès à un compte a été formellement approuvée par les personnes qui dirigent l'entreprise, plutôt que par une seule personne agissant seule. C'est important car cela signifie qu'aucune personne ne peut s'ajouter discrètement elle-même ou ajouter quelqu'un d'autre à un compte sans la connaissance et l'accord de l'équipe de direction au sens large.
C'est également une protection contre les acteurs malveillants potentiels, qu'il s'agisse d'un employé agissant en dehors de son autorité, d'une tierce partie qui déforme ses droits d'accès, ou de toute autre situation où quelqu'un pourrait tenter d'obtenir l'accès à vos actifs commerciaux sans autorisation appropriée. L'exigence de quorum signifie qu'il y a toujours une décision collective derrière qui peut accéder à votre compte.
Ceci est une exigence standard lors de l'intégration de comptes d'entreprise et fait partie du processus de Diligence Raisonnable Client requis en vertu des réglementations fédérales américaines.
La lettre d'autorisation dûment remplie doit inclure tous les éléments suivants :
Informations requises | Détails |
|---|---|
Toutes les personnes autorisées | Le nom légal complet, le rôle ou le titre, et l'étendue de l'accès pour chaque personne qui aura accès au compte. Cela doit être une liste complète. Les personnes non listées dans ce document ne se verront pas accorder l'accès. |
Nom de l'entité | Le nom légal complet de l'entreprise à laquelle l'autorisation se rapporte, correspondant exactement à ce qui figure sur vos documents de constitution. |
Quorum de signatures des directeurs | Le document doit être signé par un quorum du conseil d'administration ou de leurs équivalents. Pour la plupart des entités, cela signifie une majorité des directeurs. Pour les entités ayant un seul directeur, cette personne doit signer. Pour les sociétés en nom collectif, les signataires requis seront les associés commandités ou les associés gérants. |
Date de signature | La date à laquelle le document a été signé par les directeurs. Toutes les signatures doivent être datées. |
Toutes les structures d'entreprise n'utilisent pas le titre de directeur. Le tableau ci-dessous indique ce que nous considérons comme un équivalent de directeur pour chaque type d'entité courant :
Type d'entité | Équivalent de directeur et quorum |
|---|---|
Entreprise | Conseil d'administration. Un quorum est généralement une majorité des directeurs en fonction, sauf indication contraire dans vos statuts. |
LLC | Membres gérants ou Gérants tels que définis dans l'accord d'exploitation. Un quorum suit les termes de l'accord d'exploitation. |
Limited Partnership | Associés commandités. Tous les associés commandités doivent signer, sauf si le contrat de société autorise une décision à la majorité. |
LLP | Associés gérants ou associés dotés d'une autorité de gestion telle que définie dans l'accord LLP. |
Fiducie | Tous les fiduciaires, ou une majorité de fiduciaires lorsque l'acte de fiducie autorise les décisions à la majorité. |
Lorsque vous listez les personnes qui auront accès au compte, vous devez également indiquer le niveau d'accès accordé à chaque personne. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir une autorité de transaction complète tandis que d'autres peuvent avoir un accès en consultation seulement. Indiquer clairement cela sur la lettre d'autorisation nous aide à configurer le compte correctement dès le départ et à éviter les allers-retours ultérieurs.
Si les niveaux d'accès changent après l'ouverture du compte, par exemple si un nouvel employé rejoint l'entreprise ou si un employé existant la quitte, une lettre d'autorisation mise à jour devra être soumise. Nous ne pouvons pas ajouter ou supprimer des personnes d'un compte sans que ce document ne soit réémis et ressigné.
Le modèle de lettre d'autorisation vous sera fourni dans le cadre de votre dossier d'intégration. Remplissez tous les champs, assurez-vous que chaque personne qui aura accès au compte est listée et obtenez les signatures des directeurs requis ou de leurs équivalents avant de soumettre le document.
Si vous n'avez pas reçu le modèle ou ne le trouvez pas, contactez notre équipe de support à l'intégration et nous vous l'enverrons directement.
Si vous n'êtes pas certain de savoir qui est considéré comme un directeur équivalent pour votre type d'entité, combien de signatures constituent un quorum selon vos documents régissant ou comment décrire les niveaux d'accès pour chaque individu, contactez notre équipe de support à l'intégration avant de soumettre le document.
Bien faire les choses dès le départ permet d'éviter les retards et signifie que votre compte peut être configuré exactement comme votre entreprise le souhaite.