Valtuuskirje

Mitä tämä asiakirja on

Valtuuskirje on virallinen asiakirja, joka tekee kahta asiaa. Ensinnäkin se luettelee jokaisen henkilön, jolla on pääsy liiketoimintatiliin, olipa kyseessä tilan tarkastaminen, tapahtumien aloittaminen tai tilin hallinta millä tahansa tavalla. Toiseksi se vahvistaa, että nämä henkilöt on virallisesti valtuutettu tekemään niin itse liiketoiminnan toimesta, hallituksen tai hallituksen vastaavien henkilöiden määräenemmistön kautta.

Ajattele sitä niin, että liiketoiminta sanoo virallisesti kirjallisesti, että tässä ovat henkilöt, jotka olemme hyväksyneet pääsemään tälle tilille, ja tässä ovat riittävän monen hallituksemme jäsenen allekirjoitukset, jotta päätös on sitova.

Tämä asiakirja toimitetaan meille mallina. Täytät sen kaikkien valtuutettujen henkilöiden nimillä ja tiedoilla ja hankit sitten tarvittavat allekirjoitukset ennen lähettämistä. Sitä ei voi korvata omalla suunnittelemallasi asiakirjalla. Mallissa on erityisiä vaatimuksia noudattavaa kieltä, ja erilaista muotoa ei hyväksytä.

Miksi pyydämme tätä

Liiketoiminta on oikeudellinen yksikkö, ei henkilö. Kun yksilöt ovat vuorovaikutuksessa liiketoimintatilin kanssa, tarvitsemme virallisen vahvistuksen siitä, että liiketoiminta itse on hyväksynyt nämä vuorovaikutukset. Ilman tätä meillä ei ole keinoa tietää, ovatko tilille pääsyyn oikeutetut henkilöt todella saaneet hyväksynnän niiltä, jotka johtavat liiketoimintaa.

Vaadittaessa johtajien määräenemmistöä allekirjoittamaan asiakirja, suojelemme sinua ja liiketoimintaasi. Se varmistaa, että kaikki päätökset tilin pääsyn myöntämisestä on virallisesti hyväksytty liiketoimintaa johtavien henkilöiden toimesta, eikä yksittäisen henkilön toimesta. Tämä on tärkeää, koska se tarkoittaa, että kukaan ei voi hiljaa lisätä itseään tai jotakuta muuta tilille ilman laajemman johtoryhmän tietoa ja suostumusta.

Se on myös turva mahdollisia huonoja toimijoita vastaan, olipa kyseessä työntekijä, joka toimii valtuutensa ulkopuolella, kolmas osapuoli, joka vääristelee pääsyoikeuksiaan, tai mikä tahansa muu tilanne, jossa joku saattaa yrittää päästä käsiksi liiketoimintasi varoihin ilman asianmukaista valtuutusta. Määräenemmistövaatimus tarkoittaa, että aina on kollektiivinen päätös siitä, kuka voi koskea tiliisi.

Tämä on standardivaatimus yritystilien käyttöönotossa ja se on osa asiakastarkastuksen prosessia, joka vaaditaan Yhdysvaltojen liittovaltion säädösten mukaan.

Mitä asiakirjan on katettava

Valmistellun valtuuskirjeen on sisällettävä kaikki seuraavat:

Vaadittavat tiedot	Tiedot
Kaikki valtuutetut henkilöt	Koko laillinen nimi, rooli tai titteli sekä pääsyn laajuus jokaiselle henkilölle, jolla on pääsy tilille. Tämä on oltava täydellinen lista. Henkilöitä, joita ei ole lueteltu tässä asiakirjassa, ei myönnetä pääsyä.
Yhteisön nimi	Liiketoiminnan täydellinen laillinen nimi, johon valtuutus liittyy, vastaten tarkasti sitä, mitä on ilmoitettu perustamisasiakirjoissanne.
Hallitusjäsenten allekirjoitusten määrä	Asiakirja on allekirjoitettava hallituksen tai heidän vastaaviensa määräenemmistön toimesta. Useimmissa organisaatioissa tämä tarkoittaa hallituksen enemmistöä. Yksittäisen johtajan omaavissa organisaatioissa kyseisen henkilön on allekirjoitettava. Kumppanuuksissa vaaditut allekirjoittajat ovat yleiset kumppanit tai hallinnoivat kumppanit.
Allekirjoituspäivämäärä	Päivämäärä, jolloin asiakirja allekirjoitettiin johtajien toimesta. Kaikkien allekirjoitusten tulisi olla päivätettyjä.

Kuka lasketaan johtajan vastineeksi

Ei jokainen liiketoimintarakennelma käytä johtajan titteliä. Alla oleva taulukko näyttää, mitä pidämme johtajan vastaavana kullekin yleiselle yritystyypille:

Yhteisömuoto	Johtajan vastine ja päätösvalta
Yhtiö	Hallitus. Kvartetti on tyypillisesti enemmistö istuvista johtajista, ellei säännöksesi toisin määrää.
LLC	Toimintaa johtavat jäsenet tai johtajat, kuten toimintasopimuksessa on määritelty. Kvartetti noudattaa toimintasopimuksen ehtoja.
Kommandiittiyhtiö	Yleiset kumppanit. Kaikkien yleisten kumppanien tulisi allekirjoittaa, ellei kumppanuussopimus salli enemmistöpäätöstä.
LLP	Johtavat partnerit tai partnerit, joilla on hallintovaltuus LLP-sopimuksen mukaan.
Trust	Kaikki hallintomiehet tai enemmistö hallintomiehistä, jos säätiön asiakirja sallii enemmistöpäätökset.

Huomautus käyttöoikeustasoista

Kun luettelette henkilöitä, jotka saavat pääsyn tilille, tulisi myös ilmoittaa, minkä tason pääsy jokaiselle henkilölle myönnetään. Esimerkiksi joillakin henkilöillä voi olla täydet transaktio-oikeudet, kun taas toisilla voi olla vain katseluoikeus. Tämän selkeä ilmoittaminen valtuuskirjeessä auttaa meitä perustamaan tilin oikein alusta alkaen ja välttämään myöhempiä kysymyksiä.

Jos pääsytasot muuttuvat tilin avaamisen jälkeen, esimerkiksi jos uusi työntekijä liittyy tai olemassa oleva työntekijä lähtee, päivitetty valtuuskirje on toimitettava. Emme voi lisätä tai poistaa henkilöitä tililtä ilman, että tämä asiakirja uusitaan ja allekirjoitetaan uudelleen.

Kuinka hankkia tämä asiakirja

Valtuuskirjeen malli toimitetaan sinulle osana onboarding-pakettiasi. Täytä kaikki kentät, varmista, että kaikki tilin käyttöoikeuden saavat henkilöt on lueteltu, ja hanki allekirjoitukset vaadituista johtajista tai heidän vastaavista ennen lähettämistä.

Jos et ole saanut mallia tai et löydä sitä, ota yhteyttä onboarding-tukitiimiimme, niin lähetämme sen sinulle suoraan.

Download Letter of Authorization here

Tarvitsetko apua tämän asiakirjan kanssa?

Jos et ole varma, kuka lasketaan johtajan vastineeksi yrityksesi tyypissä, kuinka monta allekirjoitusta muodostaa päätösvalta hallintodokumenttiesi mukaan tai kuinka kuvata kunkin henkilön pääsytasot, ota yhteyttä onboarding-tukitiimiimme ennen lähettämistä.

Oikean tiedon saaminen etukäteen välttää viivästyksiä ja tarkoittaa, että tilisi voidaan perustaa tarkalleen niin kuin yrityksesi aikoo.