Hallinnon käyttöönotto

Tässä oppaassa otat hyväksyntävaatimukset käyttöön organisaatiossasi yksi työnkulku kerrallaan. Kaikkea hallintoa ei tarvitse määrittää kerralla – järjestelmä on suunniteltu niin, että voit siirtää jokaisen työnkulun nopeasta yhden käyttäjän toiminnosta täysin hallittuun moniosapuoliseen hyväksyntään omaan tahtiisi.

Lisätietoja käytännöistä ja hyväksyntäasetuksista on osiossa Käytännöt, hyväksynnät ja hallinto. Lisätietoja käyttöoikeusmallista on osiossa Käyttöoikeudet ja työnkulut.

Kaksi tapaa hallita työnkulkua

Execute-oikeuden ja „Vaadi aina hyväksyntä" -asetuksen yhdistelmä tarjoaa kaksi hallintovaihtoehtoa työnkulkua kohden:

Hyväksyntä osalle, nopea reitti muille: Lukitse käytäntö, kun „Vaadi aina hyväksyntä" on POIS käytöstä. Jäsenet, joilla on Execute-oikeus, voivat edelleen suorittaa toimintoja välittömästi; kaikki muut tarvitsevat hyväksynnän. Lukitus estää ketä tahansa muuttamasta näitä sääntöjä yksin.
Hyväksyntä kaikille: Lukitse käytäntö, kun „Vaadi aina hyväksyntä" on PÄÄLLÄ. Jokaisen jäsenen, myös omistajan, on käytävä läpi hyväksyntäjono. Kukaan ei voi suorittaa toimintoa yksin.

Vaiheittainen eteneminen

Kolme ensimmäistä vaihetta ovat peruutettavissa. Neljäs – lukitus – on sitoutumisen hetki.

Vaihe 1: Bootstrap

Omistajalla on aluksi täydet käyttöoikeudet kaikkiin työnkulkuihin. Tässä vaiheessa omistaja on ainoa jäsen ja voi suorittaa minkä tahansa toiminnon ilman hyväksyntää. Tämä on odotettu alkutila.

Vaihe 2: Määritä

Rakenna hyväksyntäasetukset tietylle työnkululle, kun “Vaadi aina hyväksyntä” on POIS päältä. Omistaja säilyttää Execute-oikeuden ja voi jatkaa työskentelyä normaalisti.

Kutsu jäseniä ja myönnä heille Approve-oikeus kohdetyönkulkuun.
Aseta vaadittu hyväksyntöjen määrä.
Jos aiot lukita käytännön (vaihe 4), varmista, että vähintään yhdellä muulla jäsenellä on Approve-oikeus Manage Policies -työnkulkuun. Järjestelmä edellyttää riippumatonta hyväksyjää ennen lukitsemista.

Vaiheen lopussa hyväksyntäsäännöt on määritetty ja oikeilla henkilöillä on tarvittavat oikeudet, mutta mitään ei vielä valvota. Omistaja voi edelleen suorittaa toimintoja Execute-oikeudella ja muuttaa käytäntöjä yksin.

Vaihe 3: Vahvista

Ota „Always require approval" käyttöön (ON) kohdetyönkulussa. Tämä pakottaa kaikki toiminnot (myös omistajan) hyväksyntäprosessin kautta. Tarkista seuraavat:

Hyväksyjät vastaanottavat odottavat pyynnöt ja voivat käsitellä niitä
Vaadittu hyväksyntämäärä on saavutettavissa nykyisillä jäsenillä
Koko prosessi toimii odotetulla tavalla

Koska käytäntöä ei ole vielä lukittu, voit vielä peruuttaa muutokset. Ota „Always require approval" pois käytöstä (OFF), jotta välitön suoritus palautuu, ja säädä asetuksia ennen uutta yritystä.

Tämä on turvallinen kokeilujakso. Hallinto on voimassa kohdetyönkulussa, mutta omistajalla on edelleen yksipuolinen määräysvalta käytäntöön ja hän voi peruuttaa muutokset milloin tahansa.

Vaihe 4: Lukko

Kun olet tyytyväinen, lukitse käytäntö. Tämä on lopullinen päätöspiste. Tästä eteenpäin:

Kaikki pyynnöt noudattavat määritettyjä hyväksyntäsääntöjä
Käytäntöön tehtävät muutokset – „Vaadi aina hyväksyntä"-asetuksen muuttaminen, vaaditun hyväksyntämäärän muuttaminen tai lukituksen poistaminen – edellyttävät myös riippumatonta hyväksyntää.
Kukaan yksittäinen henkilö ei voi yksin heikentää tämän työnkulun hallintoa.

Tärkeää: Varmista ennen lukitsemista, että vähintään yhdellä muulla aktiivisella jäsenellä on Hyväksy-oikeus Hallinnoi käytäntöjä -työnkulussa. Järjestelmä edellyttää riippumatonta hyväksyjää ennen kuin lukitseminen on sallittu.

Tärkeää: Lukitseminen poistaa keneltä tahansa yksittäiseltä henkilöltä mahdollisuuden heikentää tämän työnkulun hallintoa yksin. Tulevat muutokset, mukaan lukien lukituksen poistaminen, edellyttävät, että riippumaton hyväksyjä on käytettävissä Hallinnoi käytäntöjä -työnkulun kautta.

Vaihe 5: Toista

Kaikki muut työnkulut toimivat edelleen pikateinä – omistaja voi käyttää Execute-toimintoa missä tahansa työnkulussa, jonka käytäntöä ei ole lukittu. Siirry seuraavan työnkulun kohdalla takaisin vaiheeseen 2.

Tämä etenemistapa on suositus, ei vaatimus. Voit toimia toistaiseksi millä tahansa hallittujen ja hallitsemattomien työnkulkujen yhdistelmällä.

Esimerkki: valikoiva hallinto nostoille

Talousjohtaja haluaa säilyttää mahdollisuuden suorittaa nostot välittömästi, mutta edellyttää, että kaikkien rahastonhoitajien nostot käyvät läpi tarkistuksen.

Käyttöoikeuksien määritys:

Jäsen	Näytä	Aloita	Hyväksy	Suorita
CFO	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Rahastonhoitaja A	Kyllä	Kyllä	—	—
Rahastonhoitaja B	Kyllä	Kyllä	—	—

Käytäntöasetukset:

Vaaditut hyväksynnät: 1
Aina pakollinen hyväksyntä: POIS
Käytäntö: Lukittu

Talousjohtaja voi käynnistää nostot ja suorittaa ne välittömästi Execute-oikeuden avulla. Rahastonhoitajat voivat käynnistää nostoja, mutta jokainen pyyntö siirtyy hyväksyntäjonoon ja vaatii 1 hyväksynnän talousjohtajalta.

Siirtyminen täyteen hallintoon: Kun talousjohtaja myöhemmin päättää, että kaikkien nostojen – myös omien – on mentävä hyväksynnän kautta, hän pyytää käytäntömuutosta (joka itsessään vaatii riippumattoman hyväksynnän, koska käytäntö on lukittu):

Myönnä Approve-oikeus rahastonhoitajille, jotta he voivat tarkistaa toistensa pyynnöt.
Nosta vaadittujen hyväksyntöjen määrä 2:een.
Ota käyttöön „Vaadi aina hyväksyntä".

Muutoksen jälkeen talousjohtajan Execute-oikeus säilyy myönnettynä, mutta sillä ei ole vaikutusta. Käytäntö vaatii nyt riippumattoman hyväksynnän jokaiselle pyynnölle – myös talousjohtajan pyynnöille.

Execute-oikeuden säilyttäminen myönnettynä myös silloin, kun sillä ei ole vaikutusta, ylläpitää jäsenen käyttöoikeuden laajuutta käyttöoikeusmatriisissa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun monitilituki on käytettävissä – Execute määrittää myös ne tilit, joilla jäsen voi toimia.

Esimerkki: neljän jäsenen hyväksyntäskenaariot

Tässä esimerkissä näytetään täysin konfiguroitu Initiate Withdrawal -työnkulku ja havainnollistetaan, miten oikeudet ja käytäntö toimivat yhdessä käytännössä. Asettelu vastaa tuotteen käyttöliittymässä näkyvää käyttöoikeusmatriisia.

Jäsen	Näytä	Aloita	Hyväksy	Suorita
Organisaation omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Alice	Kyllä	Kyllä	Kyllä	—
Bob	Kyllä	—	Kyllä	—
Charlie	Kyllä	Kyllä	—	—

Käytäntö: Vaaditut hyväksynnät: 2 kolmesta hyväksyjästä. Aina pakollinen hyväksyntä: KÄYTÖSSÄ.

Omistajalla on Execute-oikeus, mutta koska „Vaadi aina hyväksyntä" on käytössä, sillä ei ole vaikutusta.

Jokaisen nostopyynnön on saatava 2 riippumattoman jäsenen hyväksyntä. Pyynnön käynnistänyt henkilö suljetaan pois kyseisen pyynnön hyväksyjäjoukosta.

Skenaario	Kuka käynnistää	Kenen täytyy hyväksyä	Miksi
Owner nostaa	Omistaja	Alice ja Bob	Ownerin poissulkemisen jälkeen jäljelle jää vain 2 jäsentä, joilla on Approve-oikeus. Molempien on hyväksyttävä.
Alice nostaa	Alice	Owner ja Bob	Alice on suljettu pois. Jäljellä olevat hyväksyjät ovat Owner ja Bob.
Charlie nostaa	Charlie	Mitkä tahansa 2 seuraavista: Owner, Alice, Bob	Charliella ei ole Approve-oikeutta, joten kaikki 3 hyväksyjää ovat kelpoisia. Mitkä tahansa 2 riittävät.
Bob käynnistää	—	—	Bobilla ei ole Initiate-oikeutta. Hän ei voi luoda nostopyyntöä. Hän voi ainoastaan hyväksyä.