Valtuuskirje

Mikä tämä asiakirja on

Valtuutuskirje on virallinen asiakirja, jolla on kaksi tehtävää. Ensinnäkin siinä luetellaan jokainen henkilö, jolla on pääsy yritystiliin, riippumatta siitä, onko kyseessä toiminnan tarkastelu, maksutapahtumien aloittaminen tai tilin hallinnointi missä tahansa ominaisuudessa. Toiseksi se vahvistaa, että yritys on itse virallisesti valtuuttanut kyseiset henkilöt tähän tehtävään hallituksensa tai vastaavien päättäjiensä päätösvaltaisen enemmistön kautta.

Ajattele sitä yrityksen virallisena kirjallisena lausuntona: tässä ovat henkilöt, jotka olemme hyväksyneet käyttämään tätä tiliä, ja tässä ovat riittävän monen hallituksen jäsenemme allekirjoitukset, jotta päätös on sitova.

Tarjoamme tämän asiakirjan pohjana. Täytä siihen kaikkien valtuutettujen henkilöiden nimet ja tiedot ja hanki vaadittavat allekirjoitukset ennen lähettämistä. Sitä ei voi korvata itse laatimallasi asiakirjalla. Pohja sisältää vaadittua ja erityistä vaatimustenmukaisuutta koskevaa tekstiä, eikä muuta muotoa hyväksytä.

Miksi pyydämme tätä

Yritys on oikeushenkilö, ei yksityishenkilö. Kun henkilöt toimivat yritystilin kautta, tarvitsemme virallisen vahvistuksen siitä, että yritys itse on hyväksynyt kyseisen toiminnan. Ilman tätä meillä ei ole keinoa tietää, ovatko tiliä käyttävät henkilöt todella saaneet siihen hyväksynnän yrityksen johtoportaalta.

Hallituksen jäsenten päätösvaltaisen enemmistön allekirjoitusvaatimus on olemassa suojaamaan sinua ja yritystäsi. Se varmistaa, että kaikki päätökset tilin käyttöoikeuden myöntämisestä ovat yrityksen johdon virallisesti hyväksymiä, eikä vain yhden henkilön omavaltaisesti tekemiä. Tämä on tärkeää, koska se tarkoittaa, ettei kukaan voi hiljaa lisätä itseään tai muita tilin käyttäjiksi ilman laajemman johtoryhmän tietoa ja suostumusta.

Se on myös turvatoimi mahdollisia väärinkäytöksiä vastaan, olipa kyseessä valtuutensa ylittävä työntekijä, käyttöoikeuksiaan vääristelevä kolmas osapuoli tai mikä tahansa muu tilanne, jossa joku yrittää päästä käsiksi yrityksesi varoihin ilman asianmukaista valtuutusta. Päätösvaltaisuutta koskeva vaatimus tarkoittaa, että tilisi käyttöoikeuksista on aina tehty yhteinen päätös.

Tämä on vakioehto yritystilien avaamisessa ja se on osa Yhdysvaltain liittovaltion säädösten edellyttämää asiakkaan tuntemisprosessia (Customer Due Diligence).

Mitä asiakirjan on sisällettävä

Täytetyn valtuutuskirjeen on sisällettävä kaikki seuraavat kohdat:

Vaadittavat tiedot	Tiedot
Kaikki valtuutetut henkilöt	Kaikkien tiliä käyttävien henkilöiden täydellinen virallinen nimi, rooli tai nimike sekä käyttöoikeuksien laajuus. Tämän on oltava kattava luettelo. Henkilöille, joita ei ole mainittu tässä asiakirjassa, ei myönnetä käyttöoikeutta.
Yrityksen nimi	Sen yrityksen täydellinen virallinen nimi, jota valtuutus koskee. Nimen on vastattava täsmälleen perustamisasiakirjoissasi olevaa nimeä.
Hallituksen jäsenten päätösvaltaisen enemmistön allekirjoitukset	Asiakirjan on oltava hallituksen tai sitä vastaavan elimen päätösvaltaisen enemmistön allekirjoittama. Useimmille yrityksille tämä tarkoittaa hallituksen jäsenten enemmistöä. Jos hallituksessa on vain yksi jäsen, hänen on allekirjoitettava se. Yhtiömuotoisissa yrityksissä allekirjoittajien on oltava vastuunalaiset yhtiömiehet tai hallinnoivat yhtiömiehet.
Allekirjoituspäivämäärä	Päivämäärä, jolloin hallituksen jäsenet allekirjoittivat asiakirjan. Kaikkien allekirjoitusten yhteydessä on oltava päivämäärä.

Ketä pidetään hallituksen jäsentä vastaavana

Kaikissa yritysmuodoissa ei käytetä nimikettä hallituksen jäsen. Alla olevassa taulukossa on esitetty, ketä pidämme hallituksen jäsentä vastaavana henkilönä kunkin yleisen yritysmuodon kohdalla:

Yhteisömuoto	Hallituksen jäsentä vastaava henkilö ja päätösvaltainen määrä
Yhtiö	Hallitus. Päätösvaltainen määrä on yleensä hallituksen jäsenten enemmistö, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.
LLC	Toimintasopimuksessa (operating agreement) määritellyt hallinnoivat jäsenet tai johtajat. Päätösvaltainen määrä määräytyy toimintasopimuksen ehtojen mukaisesti.
Kommandiittiyhtiö	Vastuunalaiset yhtiömiehet. Kaikkien vastuunaisten yhtiömiesten on allekirjoitettava, ellei yhtiösopimuksessa sallita enemmistöpäätöstä.
LLP	Hallinnoivat yhtiömiehet tai yhtiömiehet, joilla on LLP-sopimuksessa määritetty hallinnollinen toimivalta.
Trust	Kaikki edunvalvojat tai edunvalvojien enemmistö, jos trustiasiakirja sallii enemmistöpäätökset.

Huomioitavaa käyttöoikeuksista

Kun luetteloit henkilöt, joilla on pääsy tilille, sinun tulee myös ilmoittaa, millainen käyttöoikeus kullekin henkilölle myönnetään. Esimerkiksi joillakin henkilöillä voi olla täydet transaktio-oikeudet, kun taas toisilla voi olla vain katseluoikeus. Tämän selkeä ilmoittaminen valtakirjassa auttaa meitä määrittämään tilin oikein heti alusta alkaen ja välttää myöhemmän edestakaisen viestinnän.

Jos käyttöoikeustasot muuttuvat tilin avaamisen jälkeen, esimerkiksi jos uusi työntekijä aloittaa tai nykyinen työntekijä lähtee, on toimitettava päivitetty valtakirja. Emme voi lisätä tai poistaa henkilöitä tililtä ilman, että tämä asiakirja on laadittu uudelleen ja allekirjoitettu.

Kuinka hankkia tämä asiakirja

Valtakirjapohja toimitetaan sinulle osana aloituspakettia. Täytä kaikki kentät, varmista, että jokainen henkilö, jolla on tilin käyttöoikeus, on luetteloitu, ja hanki vaadittujen johtajien tai heitä vastaavien henkilöiden allekirjoitukset ennen lähettämistä.

Jos et ole saanut pohjaa tai et löydä sitä, ota yhteyttä onboarding-tukitiimiimme, niin lähetämme sen sinulle suoraan.

Download Letter of Authorization here

Tarvitsetko apua tämän asiakirjan kanssa?

Jos olet epävarma siitä, kuka katsotaan yhteisömuodossasi johtajaa vastaavaksi henkilöksi, kuinka monta allekirjoitusta vaaditaan päätösvaltaisuuden saavuttamiseksi hallinnollisten asiakirjojesi mukaisesti, tai kuinka kuvata kunkin henkilön käyttöoikeustasot, ota yhteyttä onboarding-tukitiimiimme ennen lähettämistä.

Tämän varmistaminen heti alussa välttää viivästykset ja tarkoittaa, että tilisi voidaan määrittää täsmälleen liiketoimintasi tavoitteiden mukaisesti.